全面质量管理的基本核心是提高人的素质,调动人的积极性。档案工作中涌现出的人才是档案管理的精英,他们对档案工作的质量研究和发展起着一种引导潮流的作用。全面质量管理论的形成有两个原因,一是科学技术的发展,对产品质量的要求越来越高的趋势,二是企业管理理论的发展在企业管理中越来越重视人的作用。
(一)必须牢固树立档案质量意识
档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中,领导的档案质量意识最为关键,领导通知必须提高认识,转变观念,认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设,因此要求从事档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量。
(二)要不断提高档案人员素质,加强管理
档案管理工作要不断完善规章制度,建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
(三)要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准(www.xing528.com)
每个从事档案工作的人员,要通过加强档案的质量管理,更好地为生产、建设、教育、科研服务,促进各项工作的质量和效率的提高,从而实现档案的真正价值。
(四)要牢固树立“下道工序是用户”的思想
档案是由多部门、多人共同完成的,不同部门、不同工作人员之间能否密切配合,上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”,就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”,为下道“工序”提供质量保证,那么,档案的质量就有了可靠的保证。
(五)要以预防为主,防检结合,重在提高
优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理,档案全面质量管理要求把档案管理的重点,从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素,做到防患于未然。
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