现代管理科学方法在企业档案管理中的应用实践

（一）企业档案的价值

企业档案是一种重要的信息资源。企业档案中蕴含的资料丰富多样，主要包括：企业的经济信息、历史沿革、行业兴衰、产业发展、企业存亡等等；保存着大量的产品研发、技术设备、市场营销、企业经营管理、计划统计、财务管理、人力资源、劳动工资、基本建设、党、政、工、团工作等资料。这对企业经营、投资、发展，具有重要的利用价值。

企业档案是一种资产资源。虽然企业档案不具有独立的资产性，与以货币计量的经济资源不同，但与其所记载的对象或内容，共同构成了资产，有对应实体形态的档案形成企业有形资产，无对应实体形态的档案形成企业无形资产，是企业资产的重要组成部分，应纳入资产化管理轨道，发挥经济效益。

企业档案作为一种信息资源，作为企业有形资产和无形资产，同时作为与企业同步发展的最可靠的凭证和依据，在企业管理等各方面正积极地发挥重要作用。

（二）企业档案的作用

档案的作用主要就是档案的凭证作用和档案的参考作用。作为企业档案，其作用一般可以概括为以下两个方面。

1.档案是企业管理和业务工作的查考凭据。企业档案来源于企业生产、科研、经营、管理等活动的全过程，是企业在经营管理活动中形成的文件材料转化而来的，是一项基础性工作，它记录了企业真实的历史，反映了企业进行经营管理活动的完整情况；其原始记录的特性决定了其凭证价值，是其他材料所不能取代的，具有法律上的权威性。它是企业中不可缺少的辅助工具，是处理业务和履行职能的手段。企业的规划决策、处理事务就必须查考和利用档案。例如企业在并购重组过程中为了盘活资产，进行股权转让，在资产评估时，就必须提供被评估资产有关的全部档案资料进行查考、核对。这就是它的价值所在。

近几年某企业在处理企业改制、兼并、破产和职工再就业等工作中，伴有大量的深层次历史问题，需要档案提供佐证；需要对企业人员进行摸底、对企业的流动资产、长期投资、无形资产、递延资产、固定资产、土地资产、不良资产、债权、债务进行分类清理建账，这一切只有企业档案能提供所需要的凭证和有效依据。在清欠、清库、清产核资过程中，大量的数据来源于历年的财务会计、文书、基建等档案资料。正因为该企业档案部门提供了几十年来完整的档案资料予以利用，使该项重大的改革得以顺利完成，并整合了企业的优良资产。因此企业档案蕴藏着巨大的经济价值。

企业在经营过程中，难免会发生某些法律纠纷。某企业在被某台商通过信用证诈骗，骗取几千万元人民币的一宗法律诉讼案中，因在法庭上提供的证据不足，最终输掉了官司，造成了企业资产的重大损失。可见企业人员必须注意收集、移交经营活动中具有保存价值的资料归档。只有提供有价值的证据，方可维护企业的利益，挽回不必要的经济损失。

企业每年的审计、稽查工作，都必须提供财务会计、会议纪要、决议、合同、项目、房产、股权、各种批复、法律诉讼、规章制度、总结等档案资料，利用相关的数据、资料作为依据，审计、稽查工作才得以顺利开展。(www.xing528.com)

可以看出有效利用档案已成为企业的迫切需要。

2.档案是企业生产、经营、管理活动的参考依据。企业档案记录了企业在其发展中积累下来的宝贵的经验，可以为企业持续发展提供重要的依据和参考资料。

在异常激烈的市场竞争中，无论是企业的战略性重组还是为行政组织协调与经费安排保障工作，也无论是产业结构调整还是业务链条的完善，其间必然有资源权属的变化和相应组织结构的调整。企业的业务、资源、文化都需要整合，企业的领导体制、管理关系、业务流程以及企业的数量、质量也将发生巨大变化。此时档案资料将凸显其重要的参考利用价值。

某企业正进行的闲置土地、旧厂、库房的开发和改造利用项目，需要开展一系列的前期工作，如房地产补证换证、补交地价等，档案部门及时提供了大量的相关证书、报告、土地使用批文、用地红线图、政府有关的法律法规等资料，使该项目的实施取得了阶段性成果。

可见，企业档案资料已成为企业发展不可或缺的力量。应充分发挥档案资料的经济价值和利用价值，以降低企业成本，达到管理效益最大化。

（三）加强企业档案的科学管理

当今形势下，企业档案有着其他资料无法取代的价值，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用，彰显了档案科学管理工作的重要性。

目前一些企业对档案的认识及重视程度不够，管理不规范，管理方式不科学，没有收集、移交资料和利用档案的意识，有的员工对档案工作缺乏了解，将有保存价值的资料视为“私有财产”而不愿移交归档，有的对档案的认识存在偏差，平时视档案为一堆“废物”，用时方知可贵。这说明档案的作用和价值还未被人们普遍重视起来。这些问题的存在与经济的发展是不相适应的，同时若轻视或忽视档案作用，将会给我们的事业带来严重的损失。

因此，作为企业管理工作的重要组成部分，在企业发展的同时，档案工作绝不能被削弱，必须建立一套适应本企业业务特点、体现企业规范化、科学化、现代化管理水平的档案管理体系，避免档案工作的发展滞后企业发展速度，充分认识档案管理的重要性，发挥档案在企业发展中的作用。