沟通管理的重要性及时间合理安排

1.项目组织架构

为确保全球化信息系统建设各项工作有序衔接，可以建立项目指导委员会，统筹管理。委员会成员及组织架构建议如图5-1所示。

图5-1 全球化系统建设项目管理组织架构示例图

1）项目指导委员会：负责指导全球化系统项目的实施，对重大问题进行决策，委员会成员由涉及项目的总行各相关部门组成。

2）实施组织架构：由技术专家组、项目管理模块、稽核管理模块、业务模块、数据迁移模块、培训模块、IT基础设施及技术支持模块、应用开发模块、用户验收测试模块、投产准备模块、监管协调和客户沟通模块、语言支持模块、中后台集中实施模块共同组成。每个模块包括牵头部门及参与部门，管理组织架构职责划分见表5-1。

表5-1 全球化系统建设项目管理组织架构职责划分

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（续）

建议除商业银行总行各模块组织架构外，还要设立投产地区组织架构，要求各总行模块加强对分行各项准备工作的部署和指导，各分行加强相互沟通和联系，确保各项准备工作顺利推进。

2.投产实施支持组织架构

为确保演练及投产期间各项工作规划得当、组织严密、运作高效，保证项目的顺利实施，应建立投产实施支持组织架构，尤其全球化系统投产，更需顺畅的沟通机制，如何建立高效投产实施支持组织架构，本书将在第6章详细介绍。

3.日常沟通管理

美洲地区与中国时差高达12h，给日常沟通管理提出了很大的挑战。需要适当加大赴分行技术支持人员的频次及规模，对于高度依赖沟通的工作，酌情安排在海外分行本地实施。其次要合理安排时间，沟通会议可以安排在北京时间早8点左右，此时美洲地区当地时间为晚8点左右，即“一方早点上班、一方晚点下班”，并视情况交替变换，避免“早起的一直早起，加班的一直加班”。最后还可以充分利用成熟的科技手段，例如微信等仅需依赖网络、运营成本低、普及度高的通信手段，但与此同时，需要制订配套的保密管理措施，避免涉密信息在广域网上的信息传递。