管理实践-高效利用文书规定业务范围

对各项业务均有规范性文本加以描述是现代管理的重要特征，以下几点尤为重要：

①以图表显示的业务流程。

②以文本规定业务范围。

③对每项任务及责任均有文字性说明。

整备基准文书

为防范管理者因出差、休假而工作停顿的情况，应就日常业务制定工作规则。

这既可以防止下属无心的错误或是越权行为，又可以清楚划分权限，提高效率，此外在下属详细了解日常业务上也有极大的帮助。

大企业中由于有计划地实施各种员工教育，在业务分掌规程、事务手续规程、职务权限规程等方面非常全面。因此大部分的业务都能顺畅推动。规模小的企业虽然没有完全走上轨道，但管理者仍然可以制定最低限度的必要规程，作为培育下属的一环。

基准文书的具体内容如下：

①分配给下属以图表显示的业务流程。(www.xing528.com)

②以文书规定下属可自由裁决的业务范围（工作的种别、量、金额）。

③就业务的分担与责任做成个人文书或图表。

制作以上的基准文书，不仅使管理较方便，也可以让下属了解工作的程序与内容；此外也可活用为下属培育的教科书，具有较高价值。

让下属书写工作日记

有些企业根本不要求销售员写销售日报，这清楚地显示出对员工教育的漠不关心。除了销售主管外，制造、总务等部门的下属都必须写日记或是日报，原因是下属可借此回想一天的工作情形，回想工作顺利与否，并为第二天工作的开展构思。这也可以提高书写能力，一举数得。

最好的办法是在必要的范围内要求下属提交日程表、行动表、计划表。关于此类的日记、预定表应注意以下事项：

首先是下属只要以浅显的文字，简洁的文章书写本人的意见、要求、反省点等。

其次是管理者应毫不怠懒地将下属提交的日记等认真地从头看到尾。借此可充分了解下属的能力与存在的问题，作为日后指导的参考资料。

为了让下属乐意且持之以恒地写工作日记，管理者别忘了适时填写启示、建议。