按照SAP ERP系统中业务前置控制观点来看，一般完整的费用支出流程，通常会有四个步骤：预付款申请、预付款支付、发票记账、发票付款及清账（包含预付和应付间的清账），如图8.2.2-1所示。在没有专项资金凭证来提供保证的预算执行时，预付款和发票记账都会同时形成预算消耗形成预算占用造成了预算消耗的叠加（甚至可能无法通过预算可用性检查），这种情况一直保持到对发票、预付的清账完成前。如果需防止这种情况，需要启用专项资金预付款和发票间的自动抵消清算，在发票记账时通过发票上的专项资金凭证来对其已预付凭证进行自动抵消，这样预算消耗在发票增加的同时，减少了预付款的消耗。
1.预付款请求
1）事务码FMDPREF：建立专项资金凭证的预付款请求，操作如图8.2.2-2所示。
①录入预付款请求的金额。用户也可以勾选“UseEFAmount”，然后在“百分比EF金额”里指定专项资金可用性金额的百分比，来生成预付款请求的金额，如图8.2.2-3所示。
②录入预付款的供应商账号、预付款特别总账标志（如这里为A预付款），及其他相应的付款信息。
图8.2.2-1
图8.2.2-2
图8.2.2-3
③分配：指定预付款金额分配到专项资金凭证上的计算方法，如本次预付款为10.00，如果专项资金凭证有多个，按照分配的规则计算各个专项资金凭证本次后续抵减操作中转移的预算消耗金额。在这里使用的是SAP提供的标准分配SAP1，其计算公式如下：
本次预付款金额∗（单个专项资金的未清可用金额/Σ（单个专项资金的未清可用金额））
④基金储备：录入一个或多个专项资金凭证号（如基金承诺凭证）及其行项目号。
⑤单击项目细节，可手工录入多个专项资金凭证后续抵减的金额，如图8.2.2-4所示。
图8.2.2-4
⑥检查：单击此按钮，检查预付款请求是否正确，如果无误，则可以单击“保存”生成专项资金凭证的预付款请求，保存生成的预付款请求如图8.2.2-5所示。
图8.2.2-5
其值类型为58-预付定金请求。
2）事务码F-47：建立预付款请求，既可建立专项资金凭证的预付款请求，也可创建一般的预付款请求，操作如图8.2.2-6所示。
图8.2.2-6
按＜Enter＞键，进入下一界面，如图8.2.2-7所示。
图8.2.2-7
“EarmdFnds”：录入专项资金凭证，代表为专项资金凭证的后续抵减业务，如果不录入则代表为一般正常的预付款请求。
新凭证项：如果预付款请求有多条，则可单击，生成新的一条行项目。
在图8.2.2-7中，录入完成后，可单击“保存”按钮生成预付款请求，如图8.2.2-8所示。
图8.2.2-8
FMDPREF和F-47两者的主要区别如下：
前者只能用于专项资金预付款请求，后者既可用于专项资金的预付款请求，也可用于一般通常的预付款请求。
前者预付款金额能在各个专项资金凭证上分配金额，后者只能手工单个录入。
前者在FM里配置其操作的字段状态，后者则是由FI中的记账码和科目字段状态组来控制界面字段状态。
2.预付款记账
1）FMDPREF：不基于预付款请求的单独的专项资金预付款，操作如图8.2.2-9所示。
图8.2.2-9
其操作基本上同预付款请求（事务码FMDPREF）一样，但是多了一个需要录入付款现金银行的科目。录入完成后，单击保存生成预付款凭证，如图8.2.2-10所示。
图8.2.2-10
2）F-48：不基于预付款请求的预付款记账，操作如图8.2.2-11所示。
按＜Enter＞键，进入下一界面，如图8.2.2-12所示。
“Earmd Fnds”：录入专项资金凭证，代表为专项资金凭证的后续抵减业务，如果不录入则代表为一般正常的预付款。
新凭证项：如果预付款有多条，则可单击，生成新的一条行项目。
(www.xing528.com)
图8.2.2-11
图8.2.2-12
录入完成后，单击“保存”按钮保存即可。
FMDPREF和F-48两者的主要区别如下：
前者只能用于专项资金预付款请求，后者既可用于专项资金的预付款，也可用于一般通常的预付款。
前者预付款金额能在各个专项资金凭证上分配金额，后者只能手工单个录入。
前者在FM里配置其操作的字段状态，后者则是由FI中的记账码和科目字段状态组来控制界面字段状态。
3）F-51：基于预付款请求的预付款记账，操作如图8.2.2-13所示。
单击“选择未清项”，进入下一界面，如图8.2.2-14所示。
在图8.2.2-14中，单击“处理未清项”，进入下一界面，如图8.2.2-15所示。
图8.2.2-13
图8.2.2-14
图8.2.2-15
在图8.2.2-15中，选择进行付款的预付款请求后，单击
按钮，进入下一界面，如图8.2.2-16所示。
图8.2.2-16
在图8.2.2-16中，录入付款银行科目及代码后，按＜Enter＞键，进入付款金额录入界面，如图8.2.2-17所示。
图8.2.2-17
在图8.2.2-17中录入完成无误后，单击“保存”按钮，保存生成凭证，结果如图8.2.2-18所示。
图8.2.2-18
预付款凭证过账后，原预付款请求上占用的预算消耗被清零并同时转移到了预付款凭证的预算消耗上，这样充分保证了有预付款请求的预付款，在支付时有可靠预算来保证执行。
3.发票记账
F-43/FB60等事务码，带专项资金凭证的预付款和发票抵消的过账，其操作与常规的发票录入差异不大，但要注意的是，发票的凭证类型和录入的专项资金凭证类型一定要在配置中存在，才会产生自动抵消的分录。主要操作如图8.2.2-19所示。
图8.2.2-19
在录入供应商发票借方科目记账时（也就是预算消耗的总账科目记账），必须指定录入专项资金凭证号，如无录入则为常规发票录入，其预算消耗正常占用，不会抵消供应商已有的预付款。录入完成后模拟凭证如图8.2.2-20所示。
图8.2.2-20
过账保存后，符合专项资金凭证类型配置的发票和预付款自动抵消，系统会自动根据该专项资金凭证已有的预付款凭证与本发票进行抵消，并自动生成相应的分录（注意：一定要保存生成凭证后才能看到，模拟情况下看不到），生成的凭证结果如图8.2.2-21所示。
图8.2.2-21
在凭证上产生了自动抵减的分录外，FM凭证在生成发票的预算消耗的同时减少了预付款的预算消耗，保证了发票和预付款之间不会重叠地形成预算消耗占用，如图8.2.2-22所示。
图8.2.2-22
4.支付及清账
F-44/F-51对应付账款、预付款进行清账，这个操作与正常的付款并清账相同，这里不再详细讲解。支付及清账操作后，对发票凭证上的FM更新如图8.2.2-23所示。
图8.2.2-23
对原发票会计凭证的付款更新记录如图8.2.2-24所示。
图8.2.2-24
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