充分利用你的办公时间：高效管理办公文档

时间管理最重要的就是要形成良好的习惯，才能真正节约时间。科学、规范的文件管理习惯可以帮助我们提升工作效率。

很多人都有类似的烦恼，有时候工作一多，各种文件来不及整理，就任由其杂乱无章地放在电脑桌面上。后来需要哪个文件的时候总是要花很多时间和耐心去找，还不一定能找到。这是不良的文件管理习惯导致的工作时间浪费和效率低下。

那么，应该如何管理我们的文件呢？

1.临时文件夹的管理

有时候为了找起来方便，我们会将一些文件暂时存放在桌面上，但是不定期清理，桌面看起来就会非常乱。这时我们可以建立一个“TODAY”文件夹，里面只存放近几天或一周要处理的工作文件。待一周结束后，再对其进行清理。即使哪天忘记清理了，桌面也不会布满密密麻麻的图标，也不用花费很多时间去找其中的一个文件，省时省力。

2.文件的命名

很多人没有给文件合理命名的习惯，要么是胡乱用数字或字母给它命名，结果等到用时，一搜索全是aaa、123；要么下载的文件是什么名字，改也不改，往文件夹里一扔，下次再想找只能一个个文件挨个儿打开。当初为了节省那几秒钟的时间，后面却要花费数十倍、百倍的时间才能找到需要的文件。

文件最合理的命名应该包含一定的核心信息及修改事项，并且是方便后期自己或者他人辨认和查找的名字。例如《中秋节活动策划方案—李慧执笔—20190701》《中秋节活动策划方案—刘扬修改—20190715》，这样给文件取名，通过文件名就知道文件的内容和相关信息。当然，不同的行业和行为习惯的人命名会有所不同，没有固定的格式。大家可以参考这个格式：关键内容+作者+部门+编号+文件创建时间，具体命名时可视情况进行删改。(www.xing528.com)

3.文件的存放

很多人喜欢把相同类型的文件都放在一个文件夹里，比如将所有的表格文件都存放在命名为EXCEL的文件夹里，所有的Word文件都存放在Word文件夹里。实际上，这样管理效果并不理想，因为文件夹里的文件缺乏某种关联，想要找出想要的文件，还得从一堆文件里去找。

正确的做法是，根据文件之间彼此的联系和隶属关系来进行分类整理，比如将所有与中秋节策划案相关的素材、图片和表格放在一个文件夹中。注意文件夹的层级尽量不要超过3级，以便于后期查找。

4.文件的查找

前面我们强调文件及文件夹的命名，就是为了方便查找，节省时间。我们可以用电脑自带的搜索程序进行检索。但有时候，由于电脑安装和存放的东西太多，电脑运行速度太慢，要查找某个文件往往要待上几分钟甚至更久才能找到想要的文件。在这里介绍一款“搜索神器”——Everything，拥有这个工具文件再也不怕找不到了！

Everything是一款基于文件和文件夹名称的快速搜索引擎。它与Windows系统自带的搜索程序不一样的是，在搜索之前会把所有的文件和文件夹都列出来，而且搜索速度极快，如果你的电脑硬盘格式是“NTFS”的话，这款工具可以在1秒内从几百GB的数据中快速找到你要的文件，非常节省时间。

好的文件管理习惯是我们进行时间管理的一个重要方面，也是必须要掌握的一项技能。学会并熟练运用了可以节省大量的时间，让我们的工作变得更高效。