财务内部控制的关键作用及局限性

学习目标

(1) 了解内部控制制度的含义以及内部控制制度的内容、方法、目标和局限性，了解建立内部控制制度的评估体系的重要性。

(2) 了解建立会计控制制度的确立原则、步骤、方法和控制内容，熟悉主要项目类型及控制要点。

财务内部控制

一、财务内部控制及方法

项目单位的免疫系统——内部控制制度在项目的实施、资金使用中发挥了关键的作用。内部控制是指为了保护机构资产的安全、完整，提高会计信息质量，确保国家规制、项目协约及营运方针的执行，避免或降低各种风险，提高管理效率，实现组织经营目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。

（一） 内部控制内容

内部控制的内容非常广泛，从横向看，涵盖组织内部和各个部门、各项业务；从纵向看，涉及各个部门的各个岗位、每个员工及各项业务的各个环节。我们把它分为以下三大内容。

(1) 管理控制：组织结构、人事制度、质量、安全等。

(2) 会计控制：账簿凭证、货币资金、实物资产、收入、支出、采购和付款、核算程序、担保等。

(3) 审计控制：管理流程审计、财务收支审计等。

（二） 内部控制方法

内部控制方法是指实施内部控制所采取的手段、措施及程序等。不同机构、时期、经济业务、控制内容采用的控制方法不完全相同，同一业务或控制内容可同时采用几种不同的控制方法，这些控制方法在财务系统中是相互交叉、共同发生作用的（见图4-6）。

（三） 内部控制目标

内部控制目标是指内部控制对象应达到的目标或效果，其作用如下。

(1) 有助于管理层实现机构发展战略和目标。

(2) 保护各项资产的安全和完整，防止流失。

(3) 保证经营管理信息和财务会计资料的真实、完整。

(4) 有助于避免或降低经营风险和财务风险，防止欺诈和舞弊。

(5) 保证国家法律、规制的执行。

(6) 保障项目资金按既定用途使用。

（四） 内部会计控制的局限性

任何一项制度、方法都有其自身的局限，有其不足之处，内部会计控制制度也不例外，充分认识其局限性，对设计有效的内部会计控制制度并保证其有效运行十分重要。内部控制制度的局限性如图4-7所示。

（五） 内部会计控制体系评估

内部控制制度因控制环境、控制对象、控制时间、业务调整、管理要求提高等而变化；再加上任何制度本身都具有的局限性特点，因此，需要定期对内部会计控制体系进行评估，建立内部控制制度的评估体系。

1. 评价方法

（1） 制度调查法：①确定调查内容；②确定调查方法。

（2） 健全性测试法：①制度描述；②比较与评价。

（3） 符合性测试方法：①业务测试；②功能测试。

2. 评价达到的目标

（1） 健全性。

（2） 合理性。

（3） 可行性。

（4） 得到遵循的程度。

内部控制对于健全财务管理是非常必要的。

二、建立会计控制制度

任何项目的资金使用合理与否都要把预算作为参照物。一个好的项目的财务执行，同样离不开清晰的、可以指导操作的财务控制流程。

1.会计控制制度的确立原则

（1） 符合国家法律、规制。

（2） 符合实际情况。

（3） 具有广泛约束性。

（4） 全面、系统性。

（5） 实行内部牵制。

（6） 讲究成本效益，动态反馈信息。

2.建立会计控制制度的步骤和方法

（1） 步骤。

① 评估组织内部结构和外部环境。

② 按系统论的方法和要求划分组织内部结构。

③ 找出所属系统活动过程中的关键环节。

④ 用文字形式形成内部会计控制制度。

（2） 评估关键控制点。

① 关键费用项。

② 关键业务活动。

③ 关键业务环节。

④ 重要因素。

⑤ 重要资源。

（3） 设计方法。

① 内部牵制法。

② 体制牵制。

③ 簿记牵制。

④ 实物牵制。

（4）一般控制法：人、财、物等要素合理配置。

3. 会计控制内容

(1) 控制依据：机构管理规定、财务政策、预算、项目文件、标准。

(2) 控制主体：财务部门。

(3) 控制效果评估：控制主体、控制标准、合理有效性、制度遵循情况。

(4) 控制内容：预算控制。

(5) 货币资金控制：现金、银行存款、其他货币资金。(www.xing528.com)

(6) 实物资产控制：存货、固定资产。

(7) 采购控制。

(8) 付款控制。

(9) 往来账控制。

(10) 费用控制、工程项目费用控制。

(11) 担保控制。

4.主要项目类型及控制要点

（1） 研讨、会议类型。

资金特点：支出业务量大、票据较多、金额较小、会计账务简单；但费用项目多、分类细、繁琐，并且要求归类准确。

重点监控：审核票据及其所反映经济业务的真实性、有效性、合理性和完整性；票据合规、全面、附件充足，分清项目费用与非项目费用的界线。

（2） 小基建项目类型。

资金特点：依据工程承包合同支付工程款、据工程进度审批表和其他凭据支付进度款、工程结算及发票、扣质保金后付尾款；资金核算及账目简单，监管难度大。

重点监控：工程预算、工程招投标、施工合同、工程监管、材料质量及数量的验收监管、工程质量及工程量验收监管、工程竣工验收、进度款审批、工程及财务结算、工程变更调整、工程监管资料等。

（3） 物资采购。

资金特点：依据项目预算购买所需要的物资、材料等。支出单位成本价值较高，所采购物资因商品的特殊性，采购人很难从价格上判断商品的好坏，采购和监督难度较大。

重点监控：商品预算，采购招标、比价，参与人员职责分工，采购合同，采购付款，商品验收等。

（4） 课题和劳务合同。

资金特点：服务在各个项目中所占的资金比例非常大，因项目分散、时间跨度长，管理监督难度大。

重点监控：课题和劳务服务合同、协议；项目付款是否和预算和工作内容相关，预算制定的合理性，项目资金的使用是否与预算相关等；另外，财务部门是否有所执行合同的资金拨付或未拨付的记录，并按照记录拨付项目款。

三、采购预付款的控制

在实施活动计划的过程中，一项主要工作就是购买所需要的物资、材料和服务等。例如，在前述的举例中，外展活动中所需要的宣传材料，就涉及如何选择印刷服务，可能还涉及如何选择宣传材料的设计服务、研究课题的服务等。

采购往往是开始实施活动计划的第一步。这似乎有点“兵马未动，粮草先行”的味道。采购的好坏，不仅关系到随后活动开展的好坏，而且还关系到活动成本的多少。正所谓良好的开端是成功的一半，因此，应该重视采购工作。

要取得良好的采购成绩，关键是对整个采购过程有一个很好的控制。

一个单位的采购过程，应该包括以下几个步骤：

(1) 请购；

(2) 审批；

(3) 采购；

(4) 验收；

(5) 付款。

在对采购进行控制的过程中，首先要注意的是有关人员的分离，即整个采购过程应该由多个不同的人员共同完成，这包括以下几点。

(1) 请购与审批不应该是同一人。

(2) 询价与确定供应商不应该是同一人。

(3) 采购合同的订立与审核不应该是同一人。

(4) 采购与验收不应该是同一人。

(5) 采购、验收与相关会计记录不应该是同一人。

(6) 付款审批与付款执行不应该是同一人。

除了不同人员互相牵制、共同完成采购外，应该按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。在实际工作中应该注意以下几点。

(1) 建立严格的请购审批制度，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确请购程序。

(2) 加强采购业务的预算管理。预算内的采购，应严格按照预算执行进度办理请购手续；超预算和预算外的采购，应首先审核采购申请再办理请购手续。

(3) 在采购过程中，应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

(4) 一般物品或劳务等的采购，应采用订单采购或合同订货等方式；小额零星物品或劳务等的采购，可以采用直接购买等方式。

(5) 应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等相关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。

(6) 应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定的专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。

(7) 付款是采购过程的最后一个实质性环节。货款支付后，需方便失去了对供方的控制。

(8) 财会部门应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

(9) 建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

(10) 定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

四、计划实施与预算执行的联系

计划编制完成、预算编制完成并得到批准后，便进入实施阶段。计划实施阶段的主要任务就是按照活动计划开展活动，包括投入人力资源、采购物资材料、取得预定的效果。

预算的执行过程和计划的实施过程是同步进行的。预算的执行过程除了在计划的实施过程中为人力资源的投入、物资和材料的采购支付货币资金外，还有一项重要的任务，就是从财务的角度控制计划的实施过程，从而确保计划的实施按照当初的计划开展，确保计划的目标能够实现，确保资金的使用符合成本效益原则。这个过程就是对支出的控制过程。

在计划实施过程中，预算执行的另一项任务就是确保计划实施所需要的资金来源能够兑现。预算执行在这个过程中要按预算落实资金来源，在计划的资金来源不能兑现的情况下，寻找新的资金来源以满足计划实施的需要。这个过程就是对收入的控制过程。

在计划实施过程中，预算执行过程还有一项工作，就是记录资金的使用情况、记录资金来源的落实情况。同时，预算执行过程还会根据会计记录的情况向管理人员提供会计报告，以便管理人员检查预算的执行情况，并对活动计划作出调整。这个过程就是会计核算与报告的过程。

在计划实施过程中，技术人员会对活动的成果进行记录，形成业绩报告。管理人员会根据会计报告检查计划，作出对调整计划的决定。这就是计划的调整过程。

正如前面所说，计划与预算是同一活动的两个侧面，它们从不同的角度反映活动的情况。在活动开展过程中，计划实施与预算执行之间的关系也是如此。一个反映了活动的开展情况、资源投入的情况、活动的绩效；另一个反映了活动的开展所获得的资金来源情况、资源投入的货币价值。

五、收入的控制

获得资金是实施活动计划的最强有力的保证。巧妇难为无米之炊，有了资金，活动计划便能得以实施，活动目标便能得以实现。因此，一定要对收入给予足够的重视，一定要加强对收入的控制，具体步骤如下。

(1) 建立资金申请程序。

(2) 编制申请文件。

(3) 审查与签发申请文件。

(4) 递交申请文件。

(5) 监督资金的到位情况。

编制申请文件，即应该按照资金供应机构的要求编制申请文件，准备有关的证明文件，这是获得资金的第一重要工作。要注意确保申请文件的形式正确、申请文件的份数满足资金供应机构的要求。

审查与签发申请文件，即应该按照资金供应机构的要求，由有关人员在申请文件上签字。正确地签署申请文件是获得资金的重要保证。申请文件签发人员还应该在签发申请文件前对申请文件进行审查，保证其所签发的申请文件正确无误。

递交申请文件，即将资金申请文件准确、及时地递送到资金供应机构指定的地址，交与指定的收件人。要注意确保资金供应机构收到电子文件，并确保在递交申请文件的最后期限之前递交。

监督资金的到位情况，即按照资金供应机构的对外承诺，在承诺的时间来临时，检查所申请的资金是否汇入指定的银行账户。如果资金没有及时到账或资金没有足额到账，应该及时向资金供应机构询问原因，找出解决办法。

收到资金后，应该将资金及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。对于不同机构提供的资金，应该按资金供应机构设立不同的台账。