水电工程合同管理：成功执行索赔的基本工作

某项目为土石方开挖工程，分为5个区，每个区均有已明确工程量的土方和石方，按合同规定，“是属于总价包干项目，只有在业主发出变更时才能调整”。开工后根据现场开挖情况，承包商发现各区都存在实际石方方量大于合同工程数量的情况。承包商项目部迅速组织了有关人员进行研究，决定以按合同工期最先完成的第二区为突破口进行索赔工作，且由于这个区总量较小，便于索赔成功，其他区则可以以此为先例顺理成章地解决，具体的索赔工作组织程序如下。

一、查找索赔的合同依据

根据合同条款规定“工程量清单中的任何差错或遗漏应由项目经理（此项目经理为业主方的项目经理）纠正”。因此这项索赔的关键理由和依据是将实际石方量大于合同石方量的问题归于工程量清单数量的差错。

二、收集资料

要求业主提供现场地质勘探资料和设计院的土方、石方划分方法以及工程量计算资料。根据上述资料，承包商得知设计院是依据地质勘探资料中最底一层强风化岩石的底面以上为土方，以下为石方来划分，并计算各区土石方量的，也就是说石方的划分为中等风化岩石以下的均为石方。由于业主委托的勘探设计单位勘探孔偏少，每个开挖区只有一个，因此造成了实际石方方量与合同工程数量清单中的石方量不符情况的发生。

三、要求监理工程师现场验证确认

一方面是关于中等风化岩的确认，另一方面是石方工程数量的确认。根据通常的习惯认为，可以用挖掘机直接开挖的为土方，必须经爆破松动才能开挖的是石方。通过请监理工程师验证确认，对土方挖除后待爆破松动的中等风化岩石面，进行测量绘制开挖实际地形图，将岩面高程标注在图上，再请监理工程师签字确认。此工作随着开挖的进程，在每次爆破前都要进行，直至整个区域土方开挖结束，用这些资料就绘制成了整个区域的中等风化岩面地形图。将绘制好的整个区域的岩石地形图以正式文件上报请监理工程师签字确认，作为计算第二区实际石方方量的依据。

四、进入索赔实质阶段

在第二区土方开挖中当石方露出后，项目部认为石方量大于合同工程量，且有索赔合同依据时，就向业主发出了“索赔通知书”（当时为避免业主反感，是以“要求补偿的通知”的形式），与此同时在办理工程进度结算时按实际开挖的土石方量进行结算，使之在结算上成为事实，也成为证据之一。在整个区域土方开挖结束、绘制了整个区域岩面的实际中等风化岩地形图后，计算出区域岩面的实际总量，这时向业主提交“第二区实际石方开挖工程量与合同石方量工程数量不符要求补偿的报告”，并将所有证据作为文件的支持性文件附在文件中，提出要求补偿的金额为实际石方数量与合同石方数量的差额乘以合同土石方的单价差额。

由于这项索赔工作进行及时，组织得力，资料收集齐全，具有说服力，证据充分，依据合理，且索赔要求适当，因此得以顺利解决。共增补第二区石方量27.8万m3，补偿金额数百万元，此项索赔成功的意义还在于为其他4个区域的同样问题的索赔铺平了道路，使之得以顺理成章的解决。

五、承包商有效开展索赔的基本经验

（1）要及早发现索赔机会。一个有经验的承包商，在投标报价时应考虑到将来可能要发生的索赔问题，仔细研究招标文件中的合同条款和标准，仔细察勘施工现场，捕捉可能索赔的机会。在报价时要考虑索赔的需要，在有把握的情况下可将工程量有可能增大项目的单价人为提高，而工程量有可能降低项目的单价人为降低，以便在发生变更时对承包商有利。

（2）签好合同协议。在合同谈判中，针对业主明显把重大风险转嫁给承包商的合同条件，要敢于和善于提出修改的要求，对其达成修改的协议应以“谈判纪要”的形式写出，作为该合同文件的有效组成部分，在合同条款中应留有对承包商索赔有利的条款。(www.xing528.com)

（3）对口头变更指令要得到书面确认。业主和监理工程师会因施工现场多变的情况给承包商发出一些口头变更指令，应要求业主或监理补发“现场指令签证单”，也可以要求业主或监理在与承包商之间的工程例会的会议纪要中进行明确，以作为索赔工作的证据（支持性文件）。

（4）及时发出“索赔通知书”。一是合同中一般规定索赔有一定的时效，过期无效；二是有些索赔事件现场需业主或监理工程师及时验证。上述案例中请现场监理工程师为中等风化岩面签证必须及时，否则随着工作的进展，施工部位就会被挖除，失去签证的现场条件和时机。

（5）索赔的理由论证要充足。承包商在发出“索赔通知书”后，每隔一定时间（如28天），应报送一次证据资料，在索赔事件结束后的28天内报送总结性的索赔计算及索赔论证，提交索赔报告。索赔报告一定要令人信服，经得起推敲。

（6）索赔计价方法和款额要适当。计价方法要采用容易验证依据的方法，且适当，不能计价过高。适当的计价能使索赔获得较快的解决；计价过高很容易被对方反感，使索赔长期得不到解决。

（7）力争单项索赔，避免“一揽子”索赔或拖至工程最后解决。单项索赔事件简单，容易解决而且能及时得到支付。有时只需通过合同管理人员的交涉文件的往来就可能得到圆满解决。而“一揽子”索赔，问题复杂，金额大，往往引起业主高度重视，并组织大量的人员进行洽谈，且可能造成你让这一项，我给解决那一项的局面。因此，“一揽子”索赔的效果往往要大打折扣，并因问题复杂，不易解决，要尽可能避免。

（8）坚持在进度结算报表上反映索赔事件及要求索赔的金额。对已达成协议的索赔，应办理由双方负责人签字的协议或由业主签发变更合同总价的通知单。此时，承包商的进度结算报表上合同总价栏中应填写变更后的合同总价，并将上述已解决的索赔款填写进去，要求业主支付。对发生但还没有达成协议的索赔项目，也应列入每月的结算单中，以引起业主的重视，直至达成协议。

（9）防止争端趋向恶化。索赔争端是难免的，如果遇到争端不能理智地协商讨论问题，就可能引起双方谈判人员的对立情绪，处处相对立，使一些本来可以解决的问题悬而不决。因此，作为承包商尤其要头脑冷静，防止对立情绪，力争友好解决索赔争端。

（10）注意同监理工程师搞好关系。监理工程师是处理解决索赔问题的公正的第三方，要努力取得监理工程师的同情和支持，争取监理工程师的公正裁决。

（11）搞好项目文件档案的管理工作。索赔要有证据（也称支持性文件或背景材料），证据是索赔报告的重要组织部分，证据不足或没有证据，索赔就不能成立。由于建筑工程比较复杂，工期又长，工程文件资料多，如果文档管理混乱，许多资料得不到及时整理和保存，就会给索赔证据的获得带来较大的困难。因此，加强文档的管理为索赔提供及时、准确、有力的证据具有重要意义。要注意积累保存施工日志、来往信件、气象资料、备忘录、会议纪要、工程照片和工程声像、工程进度计划、工程核算资料、工程图纸、招投标阶段的有关现场考察和编标资料、各种原始单据等。

（12）索赔工作还应做到有层次的进行。所谓层次是指在索赔洽谈中，可先由双方合同管理人员进行，解决不了的再由双方合同管理部门负责人进行洽谈，若还有重大问题不能达成一致的，才由双方最高决策者组织进行洽谈。因此，在整个索赔过程中各级参与谈判的人员应及时将收到的情况反馈给项目经理，在得到项目经理授权的范围内与对方达成一致意见。

总之，施工项目的索赔是一项涉及面广，融技术、经济、商贸、法律为一体的工作，是利用经济杠杆进行项目管理的有效手段。对承包商、业主和监理工程师来说，处理索赔问题水平的高低，反映了他们对项目管理水平的高低。索赔工作随着建筑市场的建立和发展，将成为项目管理中越来越重要的工作。