文献信息检索与利用：全面获取资料，避免片面零散

1．信息搜集原则

（1）综合性

信息分析研究课题所涉及的问题大多是综合的，在信息资料的搜集方面一般会涉及多门学科和技术领域，而且还与社会、经济、管理等领域有关。

（2）针对性

必须建立在用户及其特定信息需求的基础上，针对研究课题和信息分析目标进行信息的搜集与整理。这些目标包括政府的规划、计划、决策，科研机构的课题攻关、课题研究、成果评价、科研管理，企业的产品研制、技术开发、项目评估等。

（3）新颖性

信息分析课题时效性要求强，因为课题的完成时间有明确的规定。课题研究成果的使用价值不像物质商品那样存在相对的不变性，信息分析成果的使用价值会随着时间的流逝而降低。因此，只有紧密围绕课题及时搜集最新的信息资料，提供超前服务，才能充分发挥信息分析研究成果的社会效益和经济效益。

（4）可靠性

信息资源的可靠性是非常关键的，在实地调查中获取第一手资料时，应当采用科学的调查方法，如抽样调查、典型调查、实验调查等手段，获取的资料或数据要真实可靠；在通过检索工具查阅文献获取资料时，应当看信息源是否具有一定可信度和权威性；在通过网络检索时，应尽量检索大型、公开出版的数据库，因为这些数据库的出版单位一般都是政府所属机构、行业协会等权威机构，资源可靠。

（5）完整性

在信息搜集中，信息资料是否完整，是分析研究工作能否顺利进行，能否得出正确研究结论的一个重要保证。信息搜集工作应全面、广泛地获取资料，切忌片面、零散，否则会导致得出错误的结论，影响信息分析成果的质量和水平。

2．信息源

信息源是人们获取信息的来源。联合国教科文组织（UNESCO）在其出版的《文献术语》中将信息源定义为：“个人为满足其信息需要而获得信息的来源。”这是从信息使用者的角度来说的。从绝对意义上看，只有信息产生的“源头”，才能称为信息源。信息是物质的普遍属性，一切事物的存在方式和运动状态都会形成某种信息，因此，自然界和人类社会实践活动都是信息源的最终“源头”。从信息采集的角度出发，信息源一般是指在信息采集工作中借以获取信息的来源，通常包括个人信息源、实物信息源、文献信息源、数据库信息源、组织机构信息源。

（1）个人信息源

人是信息的创造者，是最富活力的信息源。人类具有功能独特的信息感知、传递、处理与存储器官，并且在长期的社会实践活动中形成了独有的信息交流方式，如符号、语言，因而能不断地创造与传播各种最新信息。参与社会信息交流活动的每个人都是一个独立的信息源，因为个人信息源的信息获取方式主要是口头交流，故亦称口头信息源。个人信息源在社会信息交流系统中具有重要的地位和作用。

个人信息源的特点如下。

①及时性。与个人直接接触和交谈的方式获取信息的速度最快，而且可以及时得到信息反馈。

②新颖性。人们交谈的信息内容多为对方不知道或不清楚的事物，其内容往往具有较强的新颖性，有时甚至可以得到一些不宜公开的内部信息。

③强化感知性。面对面地获取信息，除接收到语言信息外，还可根据信息发出者的声调、语气、体语以及环境气氛等感受其“言外之意”，从而进行推理和判断，加深理解。

④主观随意性。人们在口头信息交流过程中往往按照自己的好恶对信息进行加工和取舍，或根据个人意志对客观事物进行曲解和割裂。这种主观随意评价易导致信息失真。

⑤瞬时性。口头信息生存时间短，更新速度快。因其极易流变，必须记录转化在其他信息载体上方可长期保存。

（2）实物信息源

一切物质实体都蕴含着丰富的信息，一切事物的发展变化都与其存在的场所密切相关。无论是自然物，还是人工制品，抑或事物发生的现场，都可视为实物信息源。信息采集工作中常用的实物信息源主要是指各种无机物（如水、空气、土壤、岩石、矿石等）样品、有机物（如动植物等）化石或标本、文物和人类劳动成果的样本，各类产品及服务市场、实验室以及其他有可能出现新信息的场所。实物信息源给人们提供了充分认识事物的物质条件。这类信息源的特点如下。

①直观性。实物的最大优势就是直观、生动、全面、形象。它能提供全方位、多角度的信息，供人们根据各自的需要进行分析研究。

②真实性。实物信息源是客观存在的东西，人们可从中获取第一手的完整且可靠的信息，因而具有较高的真实性和可信度。

③隐蔽性。实物信息源中包含的信息往往是潜在的、隐蔽的，不易被完全发现，因此要求信息采集人员必须有强烈的信息意识、敏锐的洞察能力和一定的分析研究水平。必要时要通过实地考察和反推工程等方法才能剖析出来。

④零散性。实物信息源的时空分布十分广泛、散乱、混杂，无一定规律可循，因此很难对其进行加工整理。

（3）文献信息源

这是指用一定的记录手段将系统化的信息内容储存在纸张、胶片、磁带、磁盘和光盘等物质载体上而形成的一类信息源。我国国家标准将文献定义为“记录有知识的一切载体”。文献的基本功能：一是存储信息，二是传播信息。如果把存储看作沿时间轴上的传播，那么，文献就是在人类生产和社会生活的实践活动中产生的一种信息传播工具。文献是社会信息交流系统中最重要的成分之一，它是社会文明发展历史的客观记录，是人类思想成果的存在形式，也是科学与文化传播的主要手段。正是借助于文献，科学研究才能得以发展，社会文明才能得以发扬和光大，个人知识才能变成社会知识。文献信息源作为现代社会最常用的、最重要的信息源，它具有以下特点。

①系统性。文献所记载的信息内容往往是经过人脑加工的知识型信息，是人类在认识世界、改造世界的过程中所形成的认知成果，经过选择、比较、评价、分析、归纳、概括等一系列思维的信息加工活动，并以人类特有的符号系统表述出来。因此大多比较系统、深入，易于表达抽象的概念和理论，更能反映事物的本质和规律。

②稳定性。文献信息是通过文字、图形、音像或其他代码符号固化在纸张、化学材料或磁性材料等物质载体上的，在传播使用过程中具有较强的稳定性，不易变形，不失真，从而为人们的认识与决策活动提供了准确、可靠的依据。

③易用性。利用文献信息源不受时空的局限，利用过程也比较从容。用户可根据个人需要随意选择自己感兴趣的内容，决定自己利用文献的时间、地点和方式，遇到问题可以有充分的时间反复思考，并可对照其他文献进行补充印证。

④可控性。文献信息的管理和控制比较方便。信息内容一旦被编辑出版成各种文献，就很容易对其进行加工整理，控制其数量和质量、流速和流向，达到文献信息有序流动的目的。

⑤时滞性。由于文献生产需要花费一定的时间，因而出现了文献时滞问题。文献时滞过长将导致文献内容老化、过时，丧失其作为信息源的使用价值。

（4）数据库信息源

所谓数据库，就是在一定的计算机软件、硬件技术支持下，按照一定方式和结构组织起来的，具有最小冗余度和较高独立性的大量相关数据的集合。它能以最佳的方式、最大的共享和最少的重复为多种应用（用户或用户程序）服务，因而是计算机信息管理的基本资源。按数据的形式，数据库可以分为文字数据库、数值数据库、声像数据库和多媒体数据库。随着数据库管理系统技术的不断发展，数据库的存储容量越来越大，检索能力越来越强，开发越来越简易，使用越来越方便。数据库作为一种新型信息源的特点如下。

①多用性。数据库是从整体观点来组织数据的，内容可靠，存储量大。它充分考虑了多种应用的需求，能够为用户提供尽可能多的检索途径。

②动态管理性。数据库系统便于扩充修改，更新速度快，且能根据需要随时进行建库、检索、统计、备份和恢复等多种数据管理。

③技术依赖性。数据库的实现是以计算机的高速运算能力和大容量存储能力为基础的，它的发展又与数据库系统开发与管理技术的进步紧密相连。虽然数据库信息源内容新颖，检索效率高，且不受距离限制，但如果没有发达的信息技术基础，数据库信息源就不可能产生和发展，也不可能得到广泛普及和运用。

（5）组织机构信息源

组织是社会有机体充满生命活力的细胞，作为一个开放的社会子系统，组织机构要与外界环境不断地交换物质流、能量流和信息流。各级各类组织机构主要是通过内外信息交换来发挥其控制功能，实现组织目标的，因此，组织机构既是社会信息的大规模集散地，也是发布各种专业信息的主要源泉。这类信息源的主要特点如下。

①权威性。各种组织机构或从事研究开发，或从事生产经营，或从事监督管理，往往是专门开展某一方面的业务工作，因此它们所发布的信息相对集中、有序，也比较准确、可靠，具有一定的权威性，值得高度重视。

②垄断性。有些组织机构由于保守或者是竞争等方面的原因，常常把本部门所拥有的信息资源看成是自己的私有财产而不愿对外公开。如果没有完善的信息公开制度做保证，就很难进行信息采集工作。

3．信息搜集方法

（1）社会调查

社会调查研究是指在一定的理论或方法的基础上，运用某些手段或技术直接地搜集有关经验资料的一种社会实践活动。它包括实地调查、访问调查、问卷调查、计算机辅助调查等。

1）实地调查

实地调查是调查者亲临现场，对调查对象进行考察、记录，直接获取资料和了解其特性的调查方法。实地调查的形式多种多样，通常有参观考察、参加各种会议（如博览会、展销会、经验交流会、学术会议、辩论会、记者招待会等）。实地调查作为一种搜集非语言行为资料的调查手段，其方法有一定的优越性。

①可以实地观察社会现象或人们行为的发生状况。由于调查人员与被调查对象处于同一环境中，两者同处一个发展状态，获取的信息比较直接、具体、真实。(www.xing528.com)

②可以获取难以用语言文字描述的信息。实地调查主要是通过人的眼看、耳听、手记或者借助一些相关辅助工具（如录音、摄影、录像等）来获取信息的，被调查对象以及它所处的环境会隐含一些难以用语言明确表达的信息，通过调查者的观察、记录则可以挖掘出这些信息并进行归纳和整理，进而得出较为真实的研究结论。

2）访问调查

访问调查是指调查者按事先准备的提纲或问卷，向调查者提出问题，由被调查对象答复的一种调查方法，主要包括个别访谈、集体访谈以及电话访谈形式。访问调查是使用较多的一种调查方法，其特点如下。

①提问与观察相结合。调查者在与被调查者进行面谈时，可以通过观察捕捉到由动作、表情等形体语言传递的信息，因此，可以获取更加丰富的资料。

②适用范围广。一般来说，只要没有语言表达障碍，任何人都可以作为调查对象。访问调查使调查者和调查对象进行直接语言沟通，对不理解的问题可直接解释说明，所获得的问题答案准确、翔实。

③控制性强。在调查过程中，调查者始终居于主动地位，控制提问次序、谈话节奏以及问题回答的方向，针对不明白的问题，可以重复提醒或给予思索的时间。整个调查过程都在一定的控制状态下顺利进行，所获取的数据较全面和完整。

但是，访问调查也有一定的局限性，如访谈成本较高，访问所花的时间较长，这就限制了它的规模。解决的办法是：与其他调查方法（如问卷调查）结合使用。这种办法的调查效果会更好。

3）问卷调查

问卷调查就是根据调查目的，首先，设计一份问卷；然后，请被调查者自己对问卷进行回答或由调查员代为填写；最后，对回收的调查问卷进行统计分析而得出结论的一种调查研究方法。

问卷调查是比较常用的一种调查方法。如人口调查、产品的市场需求调查、用户消费倾向调查等。其主要特点如下。

①它可以在很大的范围内，如对一个地区、一个城市，甚至一个国家以及国际，进行问卷调查。问卷调查对象一般是通过抽样方法进行选取的，以保证所选对象在其所属范围具有较高的代表性，因而能用较少的经费和人力在较短的时间内进行大范围的调查。

②能够进行定量研究和统计分析。由于问卷采用统一的标准化格式，答案容易汇总和整理，便于进行数据化处理和定量研究。

问卷调查中的一个重要环节是调查表的设计，它直接影响调查分析结果的质量和效果。调查表中通常采用的提问方式主要有开放性提问和封闭性提问两种形式。

所谓开放性提问，是只提出问题，而不给出可供选择的回答和范围，让被调查者凭自己对问题的理解进行回答。如“您认为本馆数据库的优点有哪些？”这种提问方式的好处是不给被调查者限定范围，使他们的思路不受任何限制，因而所得的资料较生动和丰富，有时还可能得到一些意外的收获。通常情况下，开放性提问被放在问卷的末尾。

封闭性提问是指在问题之后列出多种答案，以供被调查者根据实际情况进行选择。例如“您认为本电子阅览室最值得肯定的是：A服务；B环境；C设施；D收费；E其他”。封闭性提问的优点是被调查者回答问题方便，省时省力，因而人们乐于接受这种方式。一般情况下，大多数问卷以封闭性提问为主，尤其是一些大规模的正式调查。

4）计算机辅助调查

随着计算机的普及和应用，在一些问卷调查活动（如市场调查和民意调查）中已出现计算机辅助调查方式。计算机辅助调查包括计算机辅助电话调查和计算机辅助网络调查。计算机辅助电话调查方式是调查员坐在一台有终端机的办公室里，按计算机屏幕上显示的问题，通过电话向被调查者提问，再把被调查者的答案输入计算机中，由计算机分类、汇总、计算、输出、保存。计算机辅助网络调查是调查者把调查内容挂在网上，请网络用户自己用鼠标点击来回答问题，答案自动记录在案，并由计算机分类、汇总、计算、输出、保存。

计算机调查回答问题是通过计算机输入或鼠标点击完成并记录在案，它的主要优点如下。第一，调查对象广泛。计算机不受调查对象所处地域远近的限制和报送程序的影响，凡是有计算机和电话的人员，都可以成为受访者。一个调查员一天中打电话的次数要比现场采访的次数多很多倍。而计算机网络可以同时接受成千上万次的点击。第二，调查的有效率高。由于调查对象广泛，调查回收的绝对份数会很多。第三，每一份调查结果由计算机自动记录、分类、汇总，免去了纸质填写的麻烦和手工输入汇总的失误，可以随时监控数据，很快公布调查结果。第四，数据的保存是计算机硬盘或软盘，保存的时间长，调取数据方便、快捷。因此，与传统调查方式相比，计算机调查方式具有调查时效性强、调查成本费用低、调查对象范围广、调查数据质量高等特点。

但计算机辅助调查也存在一定的局限性。在我国，由于计算机网络的普及率还不高，电话的普及率也只是在城市比较高，因而对于需要包括社会各个阶层人员的调查，这种调查方式会产生系统偏差。

（2）文献调查

信息分析研究是建立在占有丰富而可靠的信息资料基础上的一项研究活动。前面已经讲过了通过社会调查收集信息的方法。下面我们将从文献信息的搜集入手，对文献调查的特点、文献搜集方法、查阅文献的基本原则等内容进行介绍。

1）文献调查的特点

文献调查就是通过搜集各种文献资料，从中摘取与研究课题有关信息的过程。与社会调查相比，文献研究最大的特点是把调查收集资料的方式从直接方式转变为间接方式，同时文献搜集的范围、数量、质量也比前者大得多。文献调查具有以下一些特点。

①可以避免调查研究人员受调查对象的影响。实地调查，难免受外界因素、调查环境、调查对象等方面的影响，这就影响了信息的准确度和客观程度。而文献这一信息源是作者经过对某一主题的研究而产生的知识成果，具有一定科学性和间接性，可以避免实地调查中的主、客观因素的影响。

②文献调查具有质量高、费用低的特点。根据研究课题的需要所搜集的文献，有相当一批是由研究造诣很高的专家、学者撰写的文章，这些资料具有较高的研究价值。

③与实地调查相比，文献调查具有更方便、更自由的优点。文献调查不受调查对象、调查环境等因素影响，可随时随地查阅和研究。

④文献调查更节省人力、经费和时间。尽管文献调查的花费要取决于文献的类型、分布的范围以及获得文献的距离，但还是比大规模实地调查的花费便宜得多。通常文献调查收集资料的地点较为集中，一般是图书馆、有关机构、团体或计算机查询等。

⑤与实地调查相比，文献调查更适合历史性和倾向性的分析研究。因为它可以超越时空条件的限制，了解到几十年、几百年，甚至几千年前的历史人物、历史事件和历史现象，这对于做长时期历史跨度研究的课题非常有用。

⑥文献调查适合做横向比较研究。只要搜集资料充分，用文献调查方法就可以做大跨度、多方位的区域比较研究。例如，对于“中外图书馆学教育”这样一类的课题，受条件的限制，一般不可能亲自到国外搜集资料，现有可行的办法就是通过查阅相关的报刊、书籍或进行数据库检索、网络检索，从中找出可利用的素材。

2）文献搜集方法

文献搜集常用的方法包括常用法、追溯法和综合法。

①常用法。

常用法，有的文献又称其为直接法或系统检索法。它是借助检索工具查找文献线索，并进而查阅原文的方法。由于它遵循文献加工、标引的原则，以文献的外部特征和内容特征为检索路径，具有较高的检索效率，是文献搜索中最常用的一种方法。在检索中根据检索时间顺序的不同，常用法可分为顺查法、倒查法和抽查法。

顺查法是根据文献出版的时间顺序由远至近利用检索工具进行文献检索的方法。研究人员在需要了解某课题所涉及的研究领域发展变化过程时，采用这种方法可以搜集到较全面、系统的资料，查全率较高，比较适合中型、大型课题的文献搜集工作。其不足之处是时间、人力资源花费较大。

倒查法则与顺查法相反，是由近至远利用检索工具检索文献。该方法可以快速地查到最新文献资料，通过查阅可了解到课题所涉及领域的最新发展动态和水平。该方法花费的人力、时间相对较少，对于一些新兴学科领域或课题规模小以及课题立项前的调研工作较适合。

抽查法是根据具体课题特点，选择该课题热点研究时间段出现的文献，然后进行有重点的检索。如果课题所涉及的学科领域发展脉络较清晰，发展阶段有明显变化，就可以针对其研究成果出现频率高的时间段进行查找。利用此方法可以迅速、有效地查阅出大量资料。

随着计算机技术、网络技术的发展，数据库检索、网络检索已成为信息分析中获取资料、数据的重要手段。以数据库为例，全世界数据库的数量不断增长，存储容量不断扩大，目前已出现了能够集合多方分散信息源中数据的数据仓库，其容量在几百个GB以上。数据仓库可方便用户访问信息，更可方便信息分析人员对数据进行统计分析，以确定事物发展趋势。与此同时，信息分析预测专业用数据库应运而生，该类数据库一般配备专用分析处理软件，分析的效果更加精确和系统化，这是未来信息分析的一个发展方向。

②追溯法。

追溯法通常不利用检索工具，而是直接利用已掌握的文献所附的参考文献，进行逐一追溯查找文献的一种方法。文献之间存在着一定的引证与被引证的关系，查找文献所附的参考文献，可以获取与该主题有关的大量文献。据统计，期刊文献平均每篇引用参考文献15篇，只有6%的论文从未被他人引用过。这为追溯查找论文提供了另一条有效的途径。其特点是：查找文献量以指数速度扩展，可迅速找到大量相关主题文献，对于不会使用检索工具的人更是一种有效的查找方法。但其缺陷是：引用的参考文献毕竟有限，限制了检索的范围；还有的著者只是为了引用某一文献的某个数据或某一句话，被引文献与原文的内容关系不大，这就造成了较大的误检率；追溯的时间越久远，获得的文献内容越陈旧。

目前，利用检索工具如《科学引文索引》或《中国科学引文数据库》可以检索某著者或某篇文献被引用的情况，通过参引文献，扩大信息源搜索范围。

③综合法。

综合法是常用法与追溯法相结合，发挥两种方法的优势，互相弥补其缺陷，以使文献搜集更全面、准确。其方法是先用检索工具查找，获取原文之后，利用文献后的参考文献进行追溯检索，如此循环进行，直到满足要求时为止。

3）查阅文献的基本原则

为了节省时间和精力，提高积累文献资料的效率，一般可遵循先内后外、先综述后单篇、先专题后广泛的原则。

①先内后外。先查阅国内有关资料后查阅国外的资料。一是国内资料易懂，查阅速度快；二是国内文献本身也引证了大量国外资料，为进一步查阅国外文献扩大了来源；三是，在查阅国内文献过程中，可以对所研究课题的专业理论和实验方法等有所了解，从而缩短与国外资料在专业上的差距。

②先综述后单篇。先查阅有关综述文章，可以迅速了解有关课题的历史和现状以及存在的问题和展望。加之，综述文章之后多列有许多参考文献，是追溯文献资料来源的极好途径。将有关综述查阅完毕之后，对所研究的问题就有较深刻而全面的认识。在此基础上，可根据需要，有目的地查阅有关单篇论文。

③先专题后广泛。文献资料不一定只在自己所熟悉的专业期刊内查到，有的可刊于其他专业和综合性杂志。因此，除专业期刊外，其他相关学科或边缘学科资料也要查阅。先专题后广泛就是要先查本专业资料，后查相关学科资料。因为，本专业资料较熟悉，查阅较快，掌握准确，能迅速搜集到所需资料；在专业刊物上也很可能引证相关杂志上的文献，为进一步广泛查阅提供线索。查阅和分析本专业的资料之后，可更清晰而且明确还需要哪些方面的边缘资料及其他学科领域的资料。