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传统检索工具的使用方法及技巧

时间:2023-08-03 理论教育 版权反馈
【摘要】:1.中文检索工具的主要排检方法中文检索工具的主要排检方法有字顺排检法、分类排检法、主题排检法、时序排检法和地序排检法。依照文献的内容、性质分门别类地组织和揭示文献的方法,称文献分类法。此法主要用于编制、检索地理和地方资料的工具书,如中外地图集、地方志、地名录等参考工具书皆用此法排检。检索性工具书的使用检索性工具书包括书目、题录、索引、文摘等。

传统检索工具的使用方法及技巧

1.中文检索工具的主要排检方法

中文检索工具的主要排检方法有字顺排检法、分类排检法、主题排检法、时序排检法和地序排检法。

(1)字顺排检法

部首法。部首法是我国古老的传统检字方法,它依据汉字的形态特征,按部首、偏旁相同的部分归类,若为部首、偏旁相同的字,再按部首以外的其余笔画多少排列,如《康熙字典》《中华大字典》等用此法排检。部首法的优点是把字形复杂、数量庞大的汉字划归入一两百个部首里,它符合人们由字形求音、解义的习惯。其缺点是部首位置不固定,难以捉摸。

②笔画笔形法。笔画法是按汉字的笔画数多少排列,少笔数排前,多笔数排后的检字法;笔形法是按汉字笔形顺序,确定排列先后的检字法。如以点、横、竖、撇、捺、横、折为序。使用时,二者往往相结合,成为先按画数多少排,同画数的字再按笔顺次序排列的笔画笔顺法。笔画笔形法的优点是简单、易学,适应汉字特点;缺点是汉字的笔画搭配比较复杂,加之简体和繁体容易导致笔画判断的误差,检索速度较慢。

音序法。音序法即是按字音的顺序排检字、词的方法。中文字典、词典等参考工具书多用汉语拼音排检。其具体方法是按照汉语拼音字母ABC……XYZ次序排检的方法。在26个字母中,除IUV3个字母不做字头外,其他23个都可做字头,分成23部,排列时,先以首字母的ABC音序排,若首字母相同再按第二个字母音序,以此类推,如果两个字或词相当,再按阴平、阳平、上声、去声、轻声顺序排列。音序法的优点是使用拉丁字母作为拼音字符,简化了编排方法,检索方便、准确,促进了语言标准化,利于推广普通话,符合国际上工具书的编排规则;其缺点是,要求语言发音标准,否则不易查找,同时,由于汉字为形义字,形体与语言全然分开,如不知其音,不明其义,则无法使用音序法检索,另外,汉字同音字很多,但它们的编排方法不尽相同,有的按笔画多少排,有的按部首排序。

④号码法。号码法实际上是形序法的一种变形。它把汉字形体归纳起来,编成阿拉伯数码,再把所取的笔形数码联结成一体,然后,按号码数量多少加以排列。号码法流行的有四种:四角号码、中国字庋撷(guǐxié)法,起笔笔形法和五笔字型法。其中四角号码法利用率最高,而五笔字型法为计算机专用检字法。号码法的优点是以笔形编码,取码位置固定,只需要记住号码、位置次序,检索迅速,使用方便;其缺点是学习掌握较难,只有经过反复练习,才能运用自如。

(2)分类排检法

分类排检法是将文献或知识,按学科或按事物性质系统性排列的方法。分类排检法大体分为两类:一类是按事物性质归类;另一类是按学科体系归类,或按图书分类法编排,或按自编的分类体系编排。

①按事物性质归类。这种方法由我国第一部词典《尔雅》开创,此后,该分类法为后代编纂类书、政书所借鉴。现代工具书如新编类书和一些年鉴、手册也基本上是按事物性质归类的,但结合了学科体系分类法的特点。事物性质分类法直观、具体,方便查检。但分类方法和类目概念互有差异,某些事物各书归类不同。

②按学科体系归类。依照文献的内容、性质分门别类地组织和揭示文献的方法,称文献分类法。古籍文献分类多采用四部分类法。四部分类法是在我国汉代《七略》创造的文献分类的基础上发展而成的,到晋代《隋书·经籍志》正式以经、史、子、集的名称标志四部类名,此后四部分类法一直成为我国古代文献分类的主要分类方法。四部分类法大体属于学科体系分类法,适用于古代文献的分类和编制古籍书目。现代文献分类多是以依照学科属性的归类标准产生的现代科学分类法进行的,如《中国图书馆图书分类法》《中国科学院图书馆图书分类法》《中国人民大学图书馆图书分类法》《国际十进分类法》等。这些分类法不仅是图书馆的文献分编、排架的依据,而且大量的工具书,也依此法进行编排、检索。

使用工具书必须熟悉学科分类体系,了解排列顺序。

(3)主题排检法

主题排检法是按既定的主题汇集和编排文献的方法。它从文献内容中,抽取规范化的自然语言,标引文献中心内容。这些规范语言,按字顺排检。该法不受学科领域限制,能使同一事物的知识相对集中,再利用“参照”项,沟通相关知识。本法使用范围较广,如年鉴、百科全书等都以此法排检。

(4)时序排检法

时序排检法是按事件、事物发生、发展的时间次第性的顺序加以组排的方法。这种排检法常用于年表、历表、大事记、年鉴、年谱等工具书。

(5)地序排检法

地序排检法是按地理区划或行政区划的顺序编排的一种方法。此法主要用于编制、检索地理和地方资料的工具书,如中外地图集、地方志、地名录等参考工具书皆用此法排检。

2.检索工具的选择(www.xing528.com)

选择适当的检索工具,是保障检索效率关键。手工检索工具主要包括检索性工具书和参考性工具书。虽然检索工具具有内容丰富、编排有序的特征,但由于其种类繁多,各有不同的特点和功用,因此不同类型的检索需求需要选择不同的检索工具。

(1)检索性工具书的使用

检索性工具书包括书目、题录、索引、文摘等。该类检索性工具书多用于科技文献检索,如某一课题、某一著者和其他某一标识的相关文献信息检索。检索性工具书一般都具备分类号主题词、作者姓名、文献序号和号码索引等必要的检索标识,能提供各种体系的辅助索引,如分类索引、主题索引、作者索引、号码索引等。这类检索性工具书多是根据特定需求,对原始文献进行筛选、浓缩、有序组织、提供文献线索和知识的二次文献。

检索性工具书在进行科学研究课题选题阶段应用较多,并且是围绕特定的课题而进行的,检索的结果是文献线索。用户是根据文献线索先确定查检范围,继而查找所需原文。检索步骤为:分析研究课题→选择检索工具→确定检索途径→选择检索方法→查找文献线索→获取原文。

在上述步骤中,分析研究课题是基础,通常需要详细了解课题的主要内容及所涉及的知识点,明确需要的文献特征、文献种类、语种、年代以及文献量,明确查询的侧重点及对查新、查准、查全的指标要求,确定所需要的文献应该具备的内部特征。之后的几个检索环节,主要是根据课题需要描述检索需求,选择检索方法,并在检索过程中不断调整检索策略,达到最佳检索效果。

(2)参考性工具书的使用

参考性工具书包括辞典、百科全书、年鉴、手册、统计资料、数据、图录等。该类工具书主要用于名词术语、人物资料、地理信息、史实、大事、法规、条约等事实型和数据型检索。事实、数据型参考工具书属三次文献,可直接得出检索答案和准确数据,属确定性检索,检索步骤较为简单。获取知识信息通常利用专著、论文和参考性工具书。由于参考性工具书范围庞杂,检索主要根据其收录范围和排检体系进行,有时也需要多种检索工具交叉使用。

使用参考性工具书时一般要注意以下几点。

①熟悉工具书的收录内容和排检法。通过工具书的序、跋、使用说明、目录大致了解该书的收录内容和排检方法。一般字典、词典、人名录常用字顺法排检,百科全书、年鉴、手册等用分类法排检,年表、历表常以时序法排检。

②选择对口的工具书。查考一些专业性问题,应选择专业对口的工具书。如要掌握某一学科或事物的成就和进展,就可以查阅百科全书、年鉴、名录等工具书;查检某行业统计数字,就可利用各种统计年鉴以及相关的资料手册。

③工具书的附录和索引的运用。工具书的附录可以提供与该工具书相关或不大相关的一些有参考价值的资料。如《新华字典》就有许多附录,如汉语拼音方案、常用标点符号的用法、中国历史朝代公元的时间对照、中国少数民族的分布情况、世界各国和地区的面积和首都、计量单位的换算、节气的时间以及化学元素周期表等。参考书的索引为用户提供了多种检索途径,帮助用户从不同的途径获取正文部分的信息。如《辞海》条目按部首法编排,同时有《笔画查字表》《汉语拼音索引》《四角号码索引》《词目外文索引》等,提供了部首、汉语拼音、四角号码等多种检索途径。

④工具书的综合运用。有时为了解决某个课题,仅用一种工具书还不能彻底解决问题,这时就需要多种工具书和阅读性专著等图书的相互补充。把分析课题所得的已知项转换成其他的已知条件,查阅检索工具书以求得准确、完整的答案。

3.检索过程中的分析与推理

在选择检索工具时,要认真分析检索需求,设计好检索思路。选择哪种检索工具,首先应考虑是否能满足信息需求,其次考虑其易得性、易用性可靠性。选择与解答提问结合紧密,学科专业对口,覆盖信息面广,报道及时,揭示信息内容准确,有一定深度,索引体系完善的检索工具;了解检索工具收录的学科范围、文献类型范围、时间范围、著录单元和项目、条目排检方式、辅助索引等。

在实际检索过程中,利用多种检索工具、多种检索途径进行查检。要充分利用工具书的凡例、索引的作用,包括附录。在检索之前要掌握每种核心检索工具的收录范围、功能、使用方法,在检索过程中应注意传统检索工具与计算机检索系统的综合利用,检索工具和原始文献的交叉使用。要根据情况及时调整检索策略,对各阶段的检索结果做出正确的分析。

在通常情况下,在同类检索工具中选用权威性、客观性强的;在同种检索工具中选用新出版的,一般新出版的内容更精;如果同时有印刷本和电子本,则可优先使用电子本,因为计算机检索方式和检索途径更便捷和高效。

掌握不同检索工具的使用方法,有助于增强获取知识和情报的能力,提高研究工作的起点和科学性,提高工作效率。

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