图书馆档案管理的重要性及建设基础

（一）图书馆档案管理的范围

从图书馆的管理和业务流程来看，档案工作主要包括图书经费档案、财产档案、人事档案、文书档案、文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案和课题跟踪档案等。

1.图书馆管理档案

①图书经费档案，主要是指图书馆经费的来源、数量、增减速度、分配去向等。②财产档案，主要是指图书馆财产的名称、数量、状况、增减与处所等。③人事档案，主要是指图书馆的人员结构、数量、职称、学历、培训与工资等。④文件档案，主要是指馆内外往来的文件。

2.图书馆业务档案(www.xing528.com)

①文献采购档案，主要指各类文献采购的名称、数量、价格、渠道等。做好此项工作，可以有效地提高文献采购质量。②读者档案，主要是读者的姓名、职业、年龄、专业、爱好等，特别是一些重点读者档案的建立。这样，图书馆就可以根据读者的特点和需求，提供有针对性的服务。③借阅档案，主要指文献的借阅种类、借阅数量、借阅时间、读者结构等。做好此项工作，可以了解读者的阅读倾向、各类文献的利用率和配置比例等，从而更好地满足读者的需求。④文献典藏档案，主要指各类文献的名称、数量、收藏处所、剔除情况等。⑤情报交流档案，主要指情报交换单位、情报交换种类和数量等。建立此种档案，可以建立稳定的馆际的情报交换关系，弥补文献的不足。⑥课题跟踪档案，主要指研究课题名称、内容进展、文献情报需求、课题前沿动态和情报分析报告等。建立此类档案，主要是对重要研究课题进行跟踪，以便更好地为研究人员提供情报服务。

（二）图书馆档案的分级管理

图书馆分三级档案管理体系。第一级管理：一个单位工作情况开展得如何，与单位领导的重视程度有直接关系。馆领导的重视是档案工作得以顺利开展的根本保障。因此，馆领导应亲自主抓并参与档案体系的建设工作，不仅要随时提供领导级档案材料，更要在人力、物力、财力方面给予档案工作大力支持和帮助。第二级管理：由专职档案员负责全馆档案的管理工作。它继承了传统档案管理模式——办公室文书模式，但不同的是档案员是专职负责全馆档案的收集、整理、归档工作。他向上直接对馆长负责，执行馆长决策，向下对基层档案员布置工作，听取基层意见和建议，将馆长决策及时传达，将基层意见及时反馈。第三级管理：由于图书馆工作的特殊性，决定了档案工作并非办公室一个部门力所能及，图书馆各部门有其相对独立的业务范围、工作活动，这就要求各部门分设自己独立的兼职档案管理员，同时图书馆工会、共青团组织、党支部也作为基层档案归档部门，向专职档案员负责，及时准确地提交归档材料，如此形成了档案管理体系的最基层管理。出于工作便利考虑，第三级兼职档案员通常是由各部室主任、工会主席、共青团书记、党支部书记担当，负责本业务范围内档案材料的整理上报工作。图书馆三级档案管理体系的创建是图书馆档案建设的前提和基础。