图书馆办公室的职能和责任

（一）规章制度的建设

在图书馆的日常管理当中，规章制度是图书馆有效管理的依据。因此，办公室首先要建立并不断完善馆内管理制度。在制定有关规章制度之前，应从多个方面搜集本图书馆和其他图书馆制度管理的经验，召开专门会议征求其他人员的意见，并根据当前主要问题和以后管理需要拟定制度框架。待规章制度初步建立后，相关负责人要根据形势的发展需要对规章制度的运行情况进行检查，发现不符合实际的及时改进和完善，保证制度的先进性。否则规章制度就脱离现实工作，实用性不大。有了完善的规章制度后，就要彻底地将相关制度落实到日常管理工作当中，因此，办公室要经常深入其他工作部门检查规章制度的落实情况，保证制度的可执行性。

（二）信息收集与交流

图书馆办公室在图书馆的组织结构中处于重要位置，它向下能有效地传达馆长思想、向上能反映各部门意见和建议，是信息反馈的核心部位。办公室在日常工作中接收到的信息很多，所以，信息的有效管理是图书馆办公室日常工作的重要组成部分。如收集和整理馆内的文件和资料，形成完整的文档管理体系，方便以后资料的查询。

（三）当好馆长的参谋和助手

图书馆办公室是直接与馆长联系的职能机构，在职责上隶属馆长的直接领导，在日常工作中办公室人员应改变简单传达信息的工作态度，全面发挥馆长的参谋和助手作用。在馆长做出决策之前，要主动提供好的解决方案。在馆长提出有效实施方案后，要积极地落实。平时要注意配合馆长日常管理工作，帮助馆长解决其他细小问题，让馆长从杂事中脱离出来，集中精力抓好宏观管理。(www.xing528.com)

（四）公关和协调工作

图书馆在正常的运转过程中，各个部门之间常常会出现各种各样的矛盾，需要办公室去协调和解决，以避免矛盾的激化。办公室管理人员不但要熟悉图书馆日常行政管理事务，而且要充分了解其他部门的业务运行情况，随时掌握图书馆的运行规律，这样，办公室在全面协调、解决各种矛盾的过程中才能找到重点，最终有效地解决矛盾。使图书馆各部之间和谐共存，将图书馆的整体效益发挥到最大限度。另外，随着图书馆对外开放的程度越来越高，各图书馆之间、图书馆与社会之间的联系和协作也不断加强，因此，图书馆办公室人员应具有专业的公共关系知识，充分运用各种公关技巧，参与对外的交流合作。

（五）财务与后勤管理

办公室是图书馆的后勤管理部门，它负责图书馆日常运行中的经费使用、物资供应、设备管理和固定资产管理等工作，为其他部门的正常运行提供强有力的后勤保障。在图书馆日常运行经费的管理中，办公室要协助馆长根据实际需求制定有效的经费使用方案，根据实际情况合理使用经费。在物资材料的供应上，图书馆办公室要根据工作要求及时购买相关物资，保证物资的正常供应，并做好物资采购过程的相关账目，保证账目清晰。在设备设施的维护上，办公室做好设备日常的保养，指导其他部门正确地使用相关设施设备。如发现部门设备不足时要及时申请采购。在固定资产的管理上，办公室要合理规划图书馆的空间使用情况、美化图书馆环境，创造良好的阅读环境。