图书馆行政管理：策略与服务创新研究

图书馆行政管理就是遵循图书馆的自身特点及其运作规律，通过管理者采取计划、组织、决策、指挥、控制、协调、创新等行为，最合理地使用和最大限度地发挥图书馆的人力、财力、物力、时间等资源的作用，以达到办馆的目标和最佳效益的过程。图书馆行政管理是图书馆整体管理的重要组成部分，是业务建设和读者工作的调控中枢，是全馆各项工作的重要保证。图书馆行政管理涉及人事管理、制定和督促执行各项规章制度、经费管理、档案管理、设备管理和后勤服务等多个方面。

（一）图书馆行政管理的特点

行政管理的要素是发挥人的潜能和积极因素，抑制其消极因素。图书馆的行政管理具有强制性、导向性和凝聚性等特点。

1.强制性

任何一个集体都需要有统一的目标、统一的意志、统一的纪律，而要做到这些，必须依靠硬性的行政手段产生的约束力来实现。图书馆作为一个整体也需如此。但图书馆不同于其他行业，全面采取硬性管理是不行的，应根据其自身固有的特点，只能在某些方面实行一些强制性的办法，这是十分必要的，强制性的范围有不可动摇性，触犯者必须得到相应处罚。

2.导向性

图书馆的导向管理十分重要，有时它可起到事半功倍的效果。主要包括以下两方面。

（1）制度导向

尽管图书馆的基本特征相同，但情况不一。外部环境、人员素质、设备状况、基础条件等差异很大，因此要根据自身条件和工作需求程度来确定一些导向措施。

（2）行为导向

图书馆管理中最关键的问题是人员问题。工作的好坏、服务质量的高低，完全取决于人员的素质和工作态度。尽管每个图书馆都有强化的管理措施、严格的规章制度，但主动与被动、积极与消极必然是两种工作效果。这就要求馆领导要有一套以情感人、以理服人、以身正人、以力助人的工作作风。要创造出一个宽松稳定的工作环境，使每个员工都能感受到组织的关怀和集体的温暖。

3.凝聚性

一个单位的凝聚性强与弱，要看它自身是否具有活力，而图书馆的基本特征决定了自身活力不强。因为国家财力有限，对图书馆的投资不多，影响着图书馆的总体发展，加上社会价值取向的多元化，冲击着图书馆的管理，也给每个职工带来了不同程度的负面影响。所以，要增强自身活力，就要着力提高职工的工资水平和福利待遇。同时也要给优秀的年轻同志以适当的待遇，营造“拴心留人”的氛围。

（二）图书馆行政管理的基本内容

1.人的管理

人是最活跃、最积极的因素，物质资料是由人去掌握使用，只有把人管好了，物质资料才能发挥最佳效益。所谓管理，归根到底是对人的管理。而人管理的好坏直接影响着工作效益的高低。如果是企业，将直接影响产品质量、经济效益。图书馆工作虽然没直接的产品质量、经济效益可影响，但它将关系到文献资源的开发利用和信息时效，关系到服务态度和服务质量，关系到图书的流通、读者获取信息和知识。因此，图书馆行政管理应把人的管理放在首位，把调动人的积极性、主动性、创造性作为管理的核心。

要提高全体馆员的整体素质和职业道德，充分调动其积极性、主动性和创造性，必须重视和加强职工的思想政治教育。要建立健全学习制度，坚持不懈地组织职工学习政治、时事、图书馆的方针、任务和它担负的社会职能。结合本馆的性质和特点，对职工进行职业道德教育，使广大职工真正树立“读者第一”的职业道德风范，自觉地弘扬职业道德，树立正确的人生观、世界观、价值观，并强化服务意识，使职工懂得应忠诚人民的教育事业和文化事业，恪守职业道德，认真履行岗位职责，发扬爱党、爱国、爱馆、爱书、爱读者“五爱”和敬业、爱业、奉业“三业”精神，并把这种爱倾注到服务中去，在为读者服务的无私奉献中体现出自身的价值。管理者要善于结合本馆的情况和职工思想的实际，有的放矢地开展耐心细致的思想工作，深入群众，注重调查研究，及时掌握职工的思想情况，解决职工的实际困难。(www.xing528.com)

2.规章制度的制定

建立健全合理的规章制度是图书馆实行科学管理的重要依据，也是图书馆改进工作作风，提高工作效率，加强职工队伍建设的一项极其有效的措施。图书馆工作是一项学术性、业务性、服务性很强的复杂劳动。图书馆要进行科学管理，必须根据自身工作的特点和发展规律依法治馆，制定一套行之有效的规章制度，以限制与约束人们行为，才能保证管理沿着科学化、规范化的方向发展，才能使决策正确、督促有力、协调有方的管理模式得到实行，使图书馆的工作达到最佳状态，保证图书馆总任务和总目标的实现。图书馆完整的规章制度应包括：馆、部、室的职责；各级管理者的权利与义务；会议制度；行政、业务及服务工作岗位要求；各岗位的工作细则、标准、条例；流通阅览、参考咨询、自动化手段规范；规章制度的行政管理和督促执行；考核、考勤奖惩办法等。健全的规章制度，是管理的有效工具。它不仅有制约作用，还有激励作用，激励工作人员努力搞好工作，完成或超额完成馆里下达的工作任务。使职工在工作中有章可循，成为管理的重要依据，能使图书馆各项工作顺利地向预定目标正常运行。随着各种规章制度的不断完善，还可大大减轻日常管理工作压力，使馆领导有更多的精力和时间去思考，开拓工作新局面，处理一些重点、难点问题。总之，建立健全各项规章制度，对加强本馆的管理水平，提高职工队伍的整体素质和工作效率有着不可替代的重要作用。

3.经费管理

经费是图书馆顺利开展各项活动的支柱，是各项工作正常运转的主要条件。近年来，加大图书馆经费投入已越来越引起各级领导的重视，而且投入也逐年递增。但是虽有投入的加大而无有效的管理，只会造成浪费和流失。随着投入的加大，图书馆也面临着对有限的经费如何更好地、科学地管理及有效的使用等问题。尤其我国目前经济还不够发达，制约图书馆发展的物质因素不可能在短时间内得到解决，这更加要求行政管理工作发挥主导作用，运用管理手段使有限的财力最大限度地发挥作用。众所周知，图书是图书馆开展服务的物质基础，没有图书，图书馆就没有生命力，更谈不上服务、效益和职能。因此，行政管理中的经费管理应本着统筹兼顾、轻重缓急、确保效益等原则，有明确的指导思想，既要保证购书，又要优先业务建设，对每年的经费都必须合理分配，全面安排，特别是在购书经费的使用上。第一，必须专款专用。严格按预算办事，不能与正常预算经费相互挤占挪用，保证有限的专款经费发挥更大效益，确保采购计划的完成。第二，必须有效地使用经费。要根据本单位的任务，专业建设、藏书结构、读者对象及本馆特色来确定当年收藏范围、收藏重点及采购原则。严把采购质量关，坚决抵制那些非法出版物及质量低劣的图书入藏，复本量要适当。第三，必须合理安排经费。结合本馆藏书结构及本馆经费状况确定采购方针，实行书刊采购的科学管理，建立适合本馆实际的藏书体系。同时要完善采购管理监督机制，重视订单的复审与新书的验收，尽可能地避免错购、重购、漏购。确保采购的金额、品种和数量。要努力提高图书馆采购人员素质。对图书馆业务经费、办公经费等也要进行科学管理，有效使用，严格控制不必要开支。

4.设备管理

自动化设备是图书馆的重要组成部分，它关系到图书馆各项工作的顺利完成，也影响着图书馆的建设与发展。尤其在当今信息化、网络化的时代，加强对自动化设备的管理显得更为重要，怎样才能把设备管理好，管理核心应有两点：一是培养和配置专职设备管理员，充分调动管理人员的积极性、主动性：二是保证设备的完好率和提高设备利用率。首先要对设备进行科学化、标准化、规范化的管理。近几年来图书馆事业发展迅速，现代化建设、设施建设成绩显著。有的图书馆非常重视设备管理工作，已有了一套科学化、标准化、规范化的管理系统。但据了解，还有相当一部分图书馆还没有本馆的设备管理系统，这需要馆长们从思想上引起足够的重视。一套科学化、标准化、规范化的设备管理系统是维护图书馆正常有序工作的必要保障，也是图书馆管理软件中的重要组成部分。其次是要建立严格的设备管理制度。现代化的设备投入大、价格昂贵、种类繁多、设备精密，建立严格的管理制度，采取科学的管理方法非常有必要。搞好设备管理的目的是保证设备的完好率，减少故障，延长使用寿命，充分发挥设备的作用；搞好安全管理的目的是为了保证设备的安全操作，注意防火、防盗，一定要指定专人负责各项安全防范工作。如电子阅览室、计算机室和检索室等都须有专职人员负责系统的运行和维护，实行专人专机，做到人尽其能，物尽其用，以最大限度地发挥设备的使用率和保证其完好率。

管好用好设备，关键也是在人。培养一支精通计算机专业技术的队伍至关重要。解决这个问题可以从三方面入手：①积极选用人才。可以从高校选拔思想素质好、基础知识牢、动手能力强的计算机专业的应届毕业生。②鼓励在职人员参加进修、培训。可以分期分批进行，进修、培训是提高专业技术人员水平的一个好途径，通过长期的进修、培训，可产生一批技术骨干，也可以做图书馆技术人才储备。③可以让在岗人员边干边学，在干中学，在学中干。

5.优化环境

环境展示着每一个单位的风貌，影响着每一个人的情绪，更制约着每一项工作的开展。良好的环境，可以使一个人精神振奋，可以使一个群体士气高昂，可以使一个单位蒸蒸日上。优化馆内读书环境，不仅可以树立起图书馆良好的整体形象，而且可以在两个文明建设中发挥作用。图书馆环境的好坏，直接影响着读者的心态，也影响着读者的数量。怎样为读者创造良好的学习环境，让成千上万的求知者在舒适的环境中认真学习，吸取精神营养，受到文明的熏陶，收到更好的学习效果，是行政后勤工作的一项重要内容，也是图书馆工作的宗旨。因此，要舍得对图书馆行政管理工作的投入，逐步改善和优化环境。首先，图书馆要营造一个健康向上的政治环境。运用橱窗、黑板报、演讲会、报告会等形式，大力宣传图书馆，重点推荐新书、好书、电子资源，及时宣传社会上和本单位的好人好事，一些先进典型，以弘扬正气。其次，努力营造宽松和谐的人际环境。人际关系是在人际交往中形成和发展起来的人与人之间的心理关系，好的人际关系环境的形成，能促进各项工作的顺利开展。要想使图书馆的工作顺利开展，也要有较理想的人际关系环境。图书馆的人际关系主要有三种，即管理者之间，管理者与工作人员之间，工作人员之间的相互关系，这些关系处理不好，必然影响工作效率和服务质量的提高。根据图书馆女职工比较多的特点，要注意了解她们的需要与心理诉求，采取必要的管理措施，使她们把注意力转移到有意义的工作上，就可减少人际间的不必要的摩擦和矛盾，创造一个和睦、融洽、愉快的人际关系环境。

6.办公室管理

图书馆办公室是行政管理的中枢，是综合性的管理机构，是落实领导决策、沟通上下、联络左右、协调内外、完成上级组织交办事项、保障全馆正常运行的重要部门，也是图书馆的一个“窗口”“门面”。只有充分认识它的重要地位并发挥其作用，才能确保全馆行政管理工作的正常运转。办公室工作概括起来应做好三件事情：第一，参与政务。遇到全馆性中心工作，在领导决策前提供必要的信息、数据，提出可行性方案供领导选择，主动地为领导出谋划策，搞好超前服务。当贯彻落实领导决策后，要搞好组织协调和保障工作。办公室要抓紧落实和搜集，了解在决策落实过程中出现的情况和意见，沟通各部门之间的密切联系，及时向领导反映汇报实施过程中的各种情况、意见。最后应把决策落实情况，特别是效果和综合性总结，并及时向上级部门报告，有的政务还应向全馆人员通报。这样使领导有的放矢地领导工作，取得最佳的工作效果。第二，管好事务。馆长的日常工作很多，要及时处理的事情也较多。这要求馆办公室的人员必须主动积极地帮助馆长办事情、干实事。办公室不仅经常处理众多的例行日常事务，而且还要处理各种临时性、突发性的事务，如公务接待、安全保卫检查、工作检查等。第三，搞好服务。服务是贯穿办公室各项工作的主线。办公室工作人员要积极适应单位职能的转变，不断转变服务观念，把工作的重心与重点转移到为全局、为基层、为群众的服务上来。这里服务有两方面内容，一是馆内的服务工作，二是馆外的服务工作。而这些服务看起来是很一般的，甚至是不起眼的，但如果做不好，就会影响职工的情绪，影响全馆工作的顺利进行，有的甚至会影响到图书馆队伍的稳定、团结，对外则影响图书馆的形象。

图书馆行政管理是图书馆整体管理的重要组成部分，是搞好业务工作和读者工作的业务部门是图书馆最核心的部门，在设置图书馆分类时候，主要是依据其职能来划分的，目前我国大多数图书馆还是依据图书馆的文献收集和文献整体，以及文献提供使用等相关职能来划分机构，也就是采访部、流通部、图书典藏部、编目部等等。所有的职能部门并不是单一存在的，是可以根据图书馆的实际规模和管理目的等一些条件，去设置不同层级的分属部门，比如可以将编目部划分为外文编目部门和中文编目部门。现在按照职能对图书馆机构进行设置，是比较流行的。如依据文献学科对图书馆的机构部门进行设置，可将其分为自然科学、社会科学以及人文科学等部门，这种设置方式在多数图书馆中都是比较适用的。如依据文献类型对图书馆的机构部门进行设置，可将其分为期刊部、专利文献部等，这种设置方式通常都是图书馆的职能比较繁杂，一个机构部门负责的任务也是比较多的，比如期刊部要负责图书馆期刊的收集工作、编目工作，还有分类、流通等工作。如依据阅读群体对图书馆机构部门进行设置，可将其分为儿童部、学生部、老年部等等，图书馆机构部门有着较多的分类方法，但是每一种分类方法所对应的管理方法都是有所差异的，但总体的管理原则都是一样的。

每一个图书馆都有着不同的机构类型，其性质和服务规模以及馆藏的组织方式都是不同的，这也意味着其机构设置也是有所不同的，管理的方法也就不同。专业图书馆以及小型图书馆在形式设置上都比较单一，管理方法也趋向单一化；而大型图书馆在设置机构上，都会应用多种形式，各个机构的管理上也有所差异。大中型图书馆都会设置较多的部门，各个部门的文员也会在同一职位上很长时间，也只有少数的文员会在工作经验的优势上走向高层的职位，从整体来看，图书馆文员是没有较快获得晋升机会，只有优秀文员才能晋升到科室主任的位置，而图书馆文员通常是没有较高文化水平限制的，这也为图书馆管理工作带来一定影响，尤其在文员管理上，要定期进行专业知识培训，激发他们的工作激情，让其在各个岗位中起到很好的作用。

图书馆管理中，难度最大的就是借书处，这个机构通常要对书籍和期刊还有相关文献资料进行收集和管理，现在计算机技术已经走进了图书馆，工作人员可以借助计算机对这些书籍文献进行管理，比以前的工作效率高了很多，但是碍于图书馆书籍和文献的借还流动性大，也使工作人员有着较大的工作量，在这一过程中是很容易出现错误，在计算机录入信息时要是有差错，将会对下一次借还工作带来较大影响，所以在这方面也需要加大管理力度。读者来借书时，要准确核对书籍和文献的标号，并及时归放到指定位置，以免出错。

图书馆一些主要业务部门的职责范围是采访部门或文献收集部门根据图书馆的性质、任务和读者需求，制订馆藏建设方针和文献收集计划，进行文献选择，收集文献和验收登记，充实馆藏，建立科学的馆藏体系，并开展文献资料的采购协调。文献编目部门对进馆文献资料进行分类、编目、加工、组织目录、揭示和报道馆藏，建立馆藏目录体系。外借阅览部门负责读者调查登记，发放借阅图书的证件，办理馆藏书刊的外借和阅览，开展馆际互借，负责书刊流通与利用的原始统计，管理各个阅览室和出纳台。指导读者使用图书馆目录，宣传推荐图书，指导读者阅读。未设置典藏部门的图书馆，还要负责书库的组织管理和图书保护。