登记控制模式在公共档案馆中的应用

登记控制模式是仿照欧洲各国对公共文件保管和利用的登记制而创建的一种由公共档案馆对私人档案进行登记式监控的管理体系，英国是这一模式的创造者和主要运用者。根据原始的登记制，一个机构的文件保存在两个简单的类别之中，一类由发文组成，另一类由收文组成，登记制的“本质特点在于有登记册，文件按其积累次序进行登记，并加上连续性的编号。这些编号是对两个类别内各种文件实行控制的关键”^[8]。在英国，早期的政府公共档案是由公共档案馆负责保管，而私人档案则由皇家历史手稿委员会负责监管。1945年，为了加强对地方档案和私人档案的保护与监管，在社会各界的督促下，皇家历史手稿委员会在伦敦组建了国家档案登记处，并逐步在英国各地建立了国家档案登记处的分支机构，对反映英国历史的各种手稿及非公共领域（如个人及家族事务、地产登记、俱乐部、协会、企业等）产生的各种私人档案进行集中登记，同时对地方当局的档案馆、图书馆和大学图书馆或档案馆保存的私人档案进行监管。这种登记控制模式并不拥有对私人档案的所有权，而是利用目录控制手段完成对具有历史价值和公共价值的私人档案的统一著录和管理，对这些档案的基本内容、保存状态、存储地点等情况进行较为全面的监管，明确私人档案保管者的管理职责，以防止这些私人档案的散失和损毁。国家档案登记处由此从私人档案保管与存储的职责中解放出来，能够集中精力开展监督和开发利用等更深层次的业务活动。

经过数十年的工作，国家档案登记处积累了相当丰富的私人档案目录数据，在计算机和信息网络技术出现后，又及时将其数字化并提供部分档案的网络化全文，受到世界各国研究者们的欢迎。2000年9月，在西班牙塞维利亚召开的第十四届国际档案大会上，西班牙历史学家杰弗里·帕克分享了他在英国伦敦国家档案登记处查询伊莎贝尔·图朵儿王朝文件的经历：

虽然中央政府档案里存有数不胜数的有关伊莎贝尔·图朵儿王朝的文件，但在她的部长们、上尉们和上将们的后代的私人珍藏中则更多。可是，一位像我这样普通的研究者怎么能找到它们、享受它们呢？那好办，在伦敦的国家档案登记处里有一个有关全不列颠所有私人文件收藏的资料库。这个资料库也尽可能详细地罗列目录——它们中的许多部分都“在线”——还有文章的发行版。^[9](www.xing528.com)

2003年，国家档案登记处作为皇家手稿委员会的下属机构，与公共档案馆合并组建了英国国家档案馆，国家档案登记处在登记控制过程中积累的目录数据资源，已经成为国家档案馆最新目录检索系统的重要组成部分，为更大范围内的利用者检索英国国家档案馆馆藏而提供更好的资源支撑^[10]。

此外，法国也实行私人档案登记制度，以监控有价值私人档案的流向，防止有公共历史价值的私人档案的流失。1979年1月颁布的《法兰西共和国档案法》第二章第三条对“公共档案”的范畴进行了明确的界定：（1）国家、地方机关、公共机构和公共企业在活动中形成的文件；（2）负责管理公共事业或该事业中某项业务的私人机构在活动中形成的文件；（3）公务助理人员或司法助理人员的文件原本和目录。而不属于上述第三条规定的档案均属于私人档案。该法第三章第十二条明确规定，“由于具有历史意义而涉及公共利益的私人档案，由档案管理部门提议，经文化部长决定，可作为历史档案进行登记”。当然，这些登记了的私人档案的所有权并不转让给国家，但登记后的档案在进行转让、销毁、买卖、出口等交易时，必须通知档案管理部门。^[11]当前，1979年的档案法已经纳入《遗产法典》，但关于公共档案的内涵、私人档案的监管等核心内容均得到了保留，法国对私人档案的登记控制在文化遗产保护的框架下继续发挥着重要作用^[12]。