欧美各国的公共档案馆在形成初期，均未能很好地处理平衡这两种资源的管理问题。例如，在很长一段时间内，欧洲国家的档案馆重点只是放在历史档案的保管上，有些档案馆直至第二次世界大战时也是如此。例如，1866年建立的西班牙国家历史档案馆只收集旧机构的历史档案，而不接收现行机构的档案文件，英国国家档案馆也是自1838年开馆数十年后才开始接收现行机构的档案文件[2]。起源于1871年的加拿大公共档案馆经过了80多年之后，才开始真正完成对现行政府机关所形成的当代文件的全面管理。造成这一现象的原因主要在于，当时“许多欧洲国家的档案工作者还非常相信那些19世纪慢慢形成的原则。他们想使自己成为一个历史学家，并把库房视为保存具有永久价值的档案的中心，这些档案主要是用于历史研究。与政府部门的联系只被认为是次要的方面”[3]。
“二战”结束以来，由于各国政府文件数量激增给各国档案馆库房带来的巨大压力等因素，在历史档案和当代文件之间保持平衡的观念，例如档案馆“必须成为政府机器的一个组成部分”，“搞好与政府部门的合作，以确保使用最好的方法选择供永久保存的文件”[4]，开始得到越来越多国家的认同。这一时期，由于意识到“公共文件的有效管理，对于政府有着极大的重要性……文件管理的每一步改善，都会对职能的运行产生影响”[5]，美国、加拿大建立了分布于全国各地的联邦文件中心来托管联邦政府的现行和半现行文件，法国国家档案馆和部分省档案馆建立了文件中心，编制文件保管期限表，以确定政府机构文件的保管期限，荷兰1968年生效的《档案法》则规定档案馆有保存和剔除现行行政文件的责任，并要求它同时发挥长期以来形成的保管历史档案的职责。(www.xing528.com)
20世纪90年代末期由电子政务运动而引发的世界范围内的信息公开立法浪潮，引发了民众对公共档案馆所控制的政府文件开放问题的关注。《信息获取法》《信息自由法》等政府信息立法的出台，要求各国政府及时、主动地公开相关信息并满足普通公民合法的信息公开申请，《个人信息保护法》《隐私权法》等法律则要求政府和相关机构规范对公民个人信息的收集、管理和处理以保护个人隐私。这些都要求世界各国政府能够对现行文件和半现行文件进行有效的管理，维护文件的证据价值，以还原机构的决策和运营过程。因此，世界部分国家档案馆除了继续开展文件中心建设之外，还成立专门的政府信息管理部门，如美国国家档案与文件管理局的“政府信息服务办公室”、英国国家档案馆的“公共部门信息管理办公室”，以强化对现行和半现行文件资源的有效监管，收到了较好的效果[6]。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
