“系统”模式，是指20世纪80年代至今，加拿大联邦、省、地方各级档案部门通过制度化分工与合作等方式实现公共档案馆健康、可持续发展的建设路径。这一模式的主要特征就是通过对国家、省级和地方级档案文献的较为清晰的界定，构建了分工明确、协调互补的三级公共档案馆馆藏收集与服务范围，各级公共档案馆从私人档案管理领域退出，由企业档案馆、大学档案馆、社区档案馆、私人档案馆等承担非公共领域的档案保管职责。加拿大档案理事会的成立（1985年）和加拿大公共档案馆改组为国家档案馆（1987年）是“系统”模式诞生的重要标志。在加拿大档案理事会的支持下，各级公共档案馆和非公共档案馆得到了快速发展，1980年加拿大仅有200座档案馆，1982年就增加到491座，而1989年这一数字则增长到了627[96]。
对纸质档案和电子文件等进行全面、系统的收集与管理，也是“系统”模式的重要特征。信息技术的广泛应用和电子文件的普及，使得文件管理变得至关重要，为了确保文件在电子时代保持持续价值，公共档案馆必须努力建立文件管理系统以确保电子和纸质文件可控，为此档案部门需要积极介入文件管理和业务信息系统的设计、开发和管理流程。因此，文件管理和档案管理之间的系统性、关联性特征受到加拿大学者的关注，杰伊·阿瑟顿（Jay Atherton）提出的连续体观点被澳大利亚学者发展为著名的文件连续体理论，是“系统”模式实践对国际档案学界的重要贡献[97]。
总的来说，公共档案馆的政府文件管理职责不断增强、文化职能日趋弱化，是“系统”模式下加拿大公共档案馆建设的重要趋势，长期以来联邦与省级公共档案馆实施的集中式档案收集政策与加拿大联邦分散式档案管理体制之间的内在矛盾所引发的中央与地方公共档案馆的冲突由此得到极大缓和，公共档案馆系统内部以及公共与非公共档案系统间有了较为清晰的分工，从而更加科学地开展档案业务工作，系统、全面地保存加拿大社会记忆。(www.xing528.com)
此外，同属北美地区的美国公共档案馆发展道路，与加拿大有一定的相似之处，两国地方公共档案保管传统比较悠久但机构体制建设较为缓慢，国家档案馆与地方公共档案馆之间并无直接隶属关系，基本属于各自独立发展的状况，两国的国家档案馆都曾面临国会图书馆等机构的制度性竞争[98]等。不过与加拿大联邦公共档案馆创建较早但发展缓慢的态势不同，美国国家档案馆的成立时间较晚（1934年），但发展较为迅速，在很短时间内就成为世界上最具现代化水准的国家档案馆[99]。值得注意的是，在美国国家档案馆成立之前，美国不少州档案馆就形成了较为固定的几种发展模式，如州政府秘书长办公室、州立图书馆档案部、州历史委员会或历史学会，甚至州立图书馆馆长都在一定程度上承担了州档案馆馆长的职责[100]。直到现在，美国州档案馆依然保留了多元的发展模式，其中31个州建立了州立档案馆，有9个州通过州委员会或协会（有历史委员会、历史协会、图书与档案协会、档案与文件管理委员会等多种组织形式）履行州立档案馆职责，有4个州建立了州立图书档案馆，2个州建立了档案与历史部，2个州建立了档案与文件管理部，还有1个州则以州立图书馆的名义管理州公共档案[101]。这些多元模式的存在相当程度上是对美国国家档案馆成立前各州公共档案保管传统的继承与发扬[102]，既反映了地方文化对公共档案馆发展模式的影响，也突出反映了美国地方公共档案馆自主式建设与发展的重要特征。
总之，英、加、美三国是分散式档案事业管理体制下实施中央与地方公共档案馆各自独立自主式发展的典型代表。英、加两国的中央档案管理机构建成时间早、但缺乏对地方公共档案馆的有效指导，从而导致地方公共档案馆发展较为缓慢，中央与地方公共档案馆的不平衡状态也时常导致双方的矛盾；美国虽然属于分散式档案管理体制，但地方公共档案馆特别是州一级公共档案馆的建设得到了较快发展，形成了各成体系的地方公共档案保管网络，尽管直到现在仍有部分图书馆承担地方公共档案馆的职责，但总体上形成了对公共档案与私人档案的不同管理模式。美国国家档案馆几经发展，成为美国档案与文件管理局（NARA），既具有对国家档案的保管与服务职责，又能承担文件档案管理的政策咨询与决策工作。2003年和2004年，英国国家档案馆和加拿大国家图书档案馆的先后改组，表明这些国家的公共档案馆系统尽管保持着分散式的独立发展模式，但都在不同程度上强化了国家档案馆在业务规范与行业标准建设等方面的“集中控制”，这是当前自主发展模式的重要变化与发展走向。
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