一个致力于公众信息服务的文化机构仅凭其有价值的目标是无法确保它的生存，它必须为它所提供的服务找到一个市场，而这个市场不仅是需要这个信息机构服务的社区或群体，而且还包括愿意为该机构提供所需资金的来源[61]。公共档案馆的产生与发展也有其固有的经济动力。公共档案馆的成立，一方面离不开一定的经济基础，同时良好的公共档案馆体系又能为国家、社会、组织的经济活动提供服务。早在民国时期，殷钟麒就认识到经济因素在档案工作中的重要性，他指出：“经费为庶政之母，凡百事业，必有的款，方能推动，档案业务，何独不然。盖档案业务所用之簿册、表单、卷壳、卷箱，乃至卷库与一切文具，皆有一定规定，非普通工具所可充数”，他认为当时国民政府各机关的档案经费“在预算上尚未占有地位”、不能“实现专款独立”，从而限制了档案事业的发展[62]。20世纪70年代，英国当代著名史学家汤因比在与厄本的广播对话中指出：
伦敦档案局在国内刚成立的时候，里面堆满了大量文件，以致它的负责人说，他们连所有这些文件都无法收藏，更不用说处理这些文件了。他们认为，他们将不得不销毁其中很大一部分，并讨论过究竟应该销毁些什么文件。我得知，他们销毁了有关在英国建造铁路的全部文件——包括公家的和私人的文件——，其理由是，这种枯燥单调的主题不可能引起任何人的兴趣。而在今天，经济学家为了得到这些档案，会不惜任何代价的。[63](www.xing528.com)
实际上，经济因素是制约世界各国公共档案馆产生和发展的重要因素，英国公共档案馆早期的制度建设深受财政部的影响就突出反映了这一点[64]。只有当经济条件发展到一定阶段，真正意义上的公共档案馆才能够产生并履行其本质的职责与任务。公共档案馆产生与发展的经济动因表现为以下几个方面。
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