时间管理技巧：有效安排社交媒体和会议时间，解放思想分散注意力

我希望你能好好看看这一节。本节是对生活中最“危险”的时间劫匪以及如何对付时间劫匪的一个总结，我添加了这一节，以确保你的效率更上一层楼。如果你能对这些时间消耗进行有效的管理，它们是不会损害你的效率的。

电子邮件

关闭电子邮件通知可以提高你的效率（记住，每一次哔哔声或震动都会分散你的注意力，使你浪费7~25分钟的时间）。

·为自己设定一天中固定的时间来查看电子邮件并设定一个时间限制。例如，一天3次，每次半小时，分别在上午、下午和晚上。

·对于那些需要更长时间才能回复的邮件，可以先给他们发一条简短的信息，比如“您的邮件已收到，稍后给您详细回复”，并将其添加到你的任务列表中。

·整理你的电子邮件收件箱。

·为私人邮件和工作邮件设置不同的账户，这样私人邮件就不会让你分心。

·创建一条“离开”消息，告诉发件人你收到了他们的电子邮件，并且你将尽快回复他们。

·为你发送的类似邮件创建电子邮件模板。

互联网

通常你会上网搜索一些信息，然后不知不觉中就到了午餐时间，这时你已经在YouTube上随意浏览了2个小时的视频。人们很容易迷失在无尽的网络空间里。

·最好的解决办法是远离网络！如果你必须上网，请记住：你要上网干什么？你要找的具体信息是什么？你想完成什么任务？

·退出社交媒体账户。

·关闭手机上社交媒体应用的通知。

·利用空闲时间或休息时间使用社交媒体。例如，在超市排队时通过移动设备回复信息。我通常在火车上使用社交媒体。如果你在工作中需要使用社交媒体，那就为它安排一个固定的使用时间，在使用时专注于你的任务；如果没有安排，就不要开启。

电话

并非所有的电话都很重要，你也不需要接听所有的电话。虽然偶尔你可能会别无选择，只能接听电话。

·尽量缩短通话时间，专注于重要业务，从而最大限度地提高效率。

·把电话转到语音信箱，让对方知道什么时候可以得到回复。

·安排个时间给对方回电话。

·在特定的时间内将来电转给同事。同事可以通知打电话的人什么时候可以给你打电话。为你的同事做同样的事情，这样他们也可以变得更有效率。

会议

关于会议，我个人的意见是：要么跳过，要么不要（毫无成效的会议显然对我造成了伤害）。如果做不到这一点，那就把会议减到最少，并尽可能缩短会议时间。(www.xing528.com)

·有一个明确的开始时间和结束时间。

·让每个人都知道会议的目标是什么。

·专注于重要的事情，在开会前让与会者知道需要做什么。

·召开站立会议或步行会议，这样会议通常会更快结束。

·如果可以，尽可能使用谷歌环聊（Hangouts）或Skype来开会，而不是面对面会议。

同事

如果同事让你分心，可以用以下几种方法应对：

·与外界隔离。关上门。使用耳机（就像我在火车上写这一章时一样……）。

·在能够掌控自己的任务之前，对他人的请求说“不”。

·告诉别人你很忙，并告诉他们什么时候可以找你。

·稍后向他们提供帮助。

杂事

有些事情是必须要完成的。以下是处理这种事情的4种方法：

·消除。

·委托。

·外包。

·自动化处理。

千万不要为你的同事、家人和朋友跑腿。如果你是为每个人跑腿的人，你将永远都找不到时间。花大量时间帮别人跑腿，帮了很多人的忙，每个人都会喜欢你这个好人，但你永远不会有时间。如果你是一个企业家，你可能会破产。所以请留意你自己的工作。（如果你为每个人跑腿并且仍然很成功，拥有大量时间，请告诉我。我还从未遇到过这样的人！）

盲目娱乐

在检查我的客户的时间时，我发现很多时候他们在一些不需要动脑筋的娱乐项目上浪费了很多时间：电视、视频游戏、社交媒体、YouTube视频、网络游戏，等等。

时不时地将思想从工作中解放出来，稍微分散一下注意力是很重要的。但是当你失去对它的控制时，或者当你无法区分放松时间和工作时间时，问题就出现了。

所以，请为你的工作和娱乐设定明确的规则和时间。该工作时工作，该娱乐时娱乐。