给事情按照轻重缓急来排序其实很简单，你只要把重要的和不重要的东西分开就行了。或者，正如西班牙较好的导师和演讲者之一维克托·库珀斯（Victor Küppers）所说：“最重要的事情是，最重要的事情就是最重要的事情。”
不幸的是，很多时候需要先处理突然出现的紧急情况。
问问自己：“明天最重要的任务是什么？”这会帮助你集中注意力，让你在第二天早上直接进入主题。
那么我们如何区分哪些事情是紧急的，哪些事情是重要的，哪些事情是不紧急、不重要的呢？
当你想按优先次序来划分你要做的事情时，有两种有用的方法：
第一个是史蒂芬·柯维（Stephen Covey）的“时间管理矩阵”，也被称为艾森豪威尔法则；第二个是“帕累托法则”，也叫作二八定律。
时间管理矩阵
史蒂芬·柯维介绍了通过使用四个象限来确定事情优先次序的想法。四象限法允许你根据任务的紧急性和重要性对任务进行优先排序。根据你把任务放在哪个象限，你可以决定这件事情是必须立即去做，还是可以推迟一些去做。
首先，我们区分一下什么是重要任务和紧急任务。
重要任务是指那些直接有助于实现你的目标的任务，而紧急任务是那些需要你立即处理的任务。如果不及时处理紧急任务，就会导致不良后果，尽管这些任务往往与他人的目标相关。
以下是每个象限的意义总结：
1.象限一——紧急且重要
应该提前预见的任务。
它只包括那些需要你立即关注的事情，比如紧急情况、非常重要的限期、紧迫的问题、最后的准备工作。（也许更好的计划能有所帮助？）
例如：危机、客户服务、新业务、延迟的活动、健康问题、偿还债务等。
2.象限二——不紧急但重要
任务不是很紧急，但对将来有着重要的作用。
这是你进行战略规划的地方，任何与教育、健康、娱乐、锻炼以及职业相关的事情都可以。这里的任务现在可能并不紧迫，但从长远来看，这个象限是你可能想要花费大部分时间的地方。你在这里花的时间越多，你在产生压力的象限一上花的时间就越少；在象限二中规划得越好，将来在象限一中出现的任务就越少。
例如：准备、预防、规划、建立关系、自我发展、与家人度假、重要的社会活动。
3.象限三——紧急但不重要
那些不重要但又似乎很紧急的任务都在这个象限。这一象限的活动往往高度紧急且令人心烦意乱。它们没有任何价值，更像是障碍。将这些任务最小化、删除、委派或进行重新安排。
如果是由别人引起的，那么如果有可能的话，就请礼貌地拒绝对方的请求。我们总是感觉有压力，是因为我们常常把象限三的任务和象限一的任务混淆了。我遇到过很多压力很大的客户，他们把时间花在了象限三，却认为他们处于象限一。一旦他们意识到两者的不同，他们的生活就有了很大的改善。
例如：干扰、低效的会议、不必要的电话、报告、检查邮件、工作返工、把时间浪费在他人身上。
4.象限四——不紧急也不重要(www.xing528.com)
如果你把大部分时间花在这个象限上，那么你要么就快被炒鱿鱼了，要么非常幸运你还没有被炒鱿鱼。象限四包含的任务和活动绝对是浪费时间，根本没有任何价值。这些任务很容易让人分心。把这个象限里的所有任务删除，或者干脆直接避免！
例如：毫无目的地上网、看电视或YouTube视频、在Facebook（脸书）上冲浪、玩游戏、聊天、发信息、购物等等。
那么，你的大部分任务和活动，无论是生活中的还是工作上的，处于哪个象限呢？我猜要么是象限一，要么是象限三。大部分人忽略了象限二，尽管这对于你的效率来说是最重要的一部分。你应该将花在象限二上的时间最大化，因为你在象限二上花的时间越多，你在象限一和象限三上花的时间就会越少，这会极大地提高你的效率。你把你的活动和任务计划得越好，长远来看，象限一的事情就会越少。
时间管理矩阵可以帮助你检查某个特定的任务或活动是否能让你更接近你的目标。一旦你这样做，你就会确切地知道哪些任务和活动应该优先处理，而对于那些花费时间，却对结果贡献甚少或几乎没有贡献的任务和活动则可以稍后处理。
帕累托法则（二八定律）
帕累托法则是基于20世纪初的发现：20%的意大利人拥有80%的土地。这个理论似乎有些过时了，尤其是对于一个1%的人口拥有99%的财富的世界来说。但还是让我们来试一下吧（永远不要低估一个好的自我实现预言的力量：数以百万计的人相信这一原则的有效性，直到今天它依然有效）。
帕累托对这一比例进行了研究，并在他的花园里发现20%的番茄植株产出了80%的番茄；“我必须承认，我80%的时间都是在我房子20%的空间里度过的——通常是在客厅和餐厅。”
如果应用于商业，这将意味着（你也可以在自己的工作和个人生活中证实这一点）：
·80%的结果来自你20%的行动。
·80%的利润来自你20%的客户。
·80%的投诉来自你20%的客户。
·80%的销售额来自你20%的产品。
……
那么，你的哪些客户为你带来了80%的销售额？把你的大部分时间用在他们身上不是更有成效吗？20%的客户占了80%的投诉怎么办？摆脱他们，不用处理他们的投诉肯定会为你节省很多时间——只要他们不是那些带来80%利润的客户。
同样的道理也适用于那些给你带来80%压力的那20%的客户。如果他们没有带来80%的金钱，那就“解雇”他们！
如果你能把精力集中在那些用最少的时间赚到最多钱的项目上，你的生意以及你可用的时间就能够成倍增长。
所以，请坐下来，用帕累托法则确定哪些项目阻碍了你的发展，哪些项目是你应该推动的。将二八定律应用到你的事业和个人生活的每个领域。
问问自己以下问题：
·你应该在哪里投入更多的时间？
·你应该在哪里减少时间投入？
·你在哪些方面投入时间相对较少，效果却很好？
·你在哪些方面花了很多时间却收效甚微？
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