驻外常设外交代表机构是由外交代表领导的，依其馆长的级别分为三级，即大使馆（embassy）、公使馆（legation）和代办处（office of the charge d'affaires）。大使馆由特命全权大使（ambassador extraordinary plenipotentiary）领导；公使馆由特命全权公使（minister plenipotentiary and envoy extraordinary）领导；代办处由常任代办（chargé d'affaires）领导。
一般来说，常驻外交机关的职务包括：（A）在接受国中代表派遣国（accrediting state）；（B）在接受国中按照国际法保护派遣国及其国民的利益；（C）与接受国政府办理交涉；（D）以一切合法手段调查接受国的状况向派遣国汇报；（E）促进派遣国与接受国的友好关系，发展两国间的经济、文化和科学关系等。
目前，外交代表的等级有：
（一）大使。大使是派遣国国家元首向驻在国国家元首派遣的最高等级的外交代表。他代表本国及国家元首常驻驻在国办理外交事务。他是大使馆的馆长，领导大使馆人员工作，可以随时请求谒见驻在国的国家元首，进行直接谈判。大使享有比其他等级的外交代表更高的礼遇。
（二）公使。公使是派遣国国家元首向驻在国国家元首派遣的第二级的外交代表。他代表本国及国家元首常驻驻在国办理外交事务。他是公使馆的馆长，领导公使馆人员工作。享有仅次于大使的隆重礼遇，并且可以随时请求谒见驻在国国家元首，进行直接谈判。
（三）代办。派遣国外交部长向驻在国外交部长派遣的最低一级的外交代表。他代表本国及外交部长常驻驻在国办理外交事务。他是代办处的首长，领导代办处人员工作。他享受与大使、公使相同的外交特权与豁免，但只可以随时请求谒见驻在国的外交部长。
此外，驻外外交代表机构中还有四类人员：
（A）外交部门派遣的参赞（counsellor）。一等秘书（first secretary）、二等秘书（second secretary）和三等秘书（third secretary）等。
（B）主管某一专门业务并与驻在国有关部门联系的外交官，如武官（military attaché）、商务参赞（commercial counsellor）文化参赞（cultural counsellor）等。(www.xing528.com)
（C）担任技术工作的工作人员，如翻译、会计、打字员等。
（D）服务人员，如司机、传达员、厨师等。
上述四类人员中，前两类是外交官，持有外交护照，享有外交特权。按照国际惯例，他们的配偶，未成年子女，一般也享有外交特权。后两类人不是外交官，持有公务护照，不享受外交特权。但近年来，根据许多国家的外交实践，也给予后两类人以外交特权。
除以上外交代表和工作人员外，在国际实践中还可以看到以下几种名称的外交官员。
临时代办（chargé d'affaires ad interim）。临时代办是临时代理不在任所的使馆馆长职务的外交人员，是使馆馆长因缺位或不能执行职务（如因休假或生病而离职或回国述职）期间，临时被任命负责主持使馆工作，办理外交事务的代理馆长。临时代办通常由使馆中除馆长以外的级别最高的外交人员担任。被委派的临时代办人应由使馆馆长或派遣国外交部长通知接受国外交部。
商务代表（commercial representative）。商务代表是商务代表处的首长，他也可以是外交代表机构中的一个成员。二战后，某些国家彼此尚未建立外交关系，但为了开展事务上的联系，有时也互设商务代表机构。如1955年，我国与埃及未正式建交前，曾互设商务代表处，1956年我国与柬埔寨互设经济代表处等。
高级专员（high commissioner）。英联邦成员国之间互派的外交代表叫高级专员，其等级相当于大使。如英国和印度互派的外交代表就叫高级专员。
特使（special envoy）。一国临时派遣执行特殊使命的外交代表。特殊使命完成，即返回本国。特使可以分为礼节性的与政治性的两种，前者如参加外国君主加冕、国庆大典、元首丧殡；后者如出席国际会议、举行外交谈判、签订重要条约等。特别使团团长与常驻外交使馆的馆长地位相当。
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