材料采购的手续和凭证

材料的采购业务由供应部门负责。供应部门根据施工和生产单位按照工程项目、施工进度和材料消耗定额提出的需要量，结合材料的储备定额和库存情况，按期编制材料供应计划和用款计划，作为采购材料的依据。为了保证材料的及时供应，明确购销双方的经济责任，还应与供应单位签订供销合同。会计部门要协助供应部门正确执行供应计划、用款计划和供销合同。

企业对于采购的材料，要根据供应单位的发票、运输机构的提货单、银行的结算凭证和运费账单等，办理材料验收入库和货款结算两方面的手续。

企业收到银行结算凭证和供应、运输机构的发票、账单、提货单等有关购料凭证时，要由供应部门检查凭证所列的材料名称、规格、数量、单价和发货日期等是否与供应合同相符。在采用委托收款和托收承付结算方式时，要在托收承付结算凭证上，签注有关承付意见。对于货款计算错误、材料品种规格不合要求等的材料款，应在承付期限内填写部分拒付或全部拒付的理由，由会计部门向银行提出办理拒付手续。如核对无误同意承付，应将银行结算凭证、发票、账单等交会计部门办理料款结算手续。同时，供应部门还要填制一式多份的“收料单”，将其中一份连同提货单通知运输部门办理提货手续；另外有两份通知仓库部门准备验收材料，仓库部门收料并在收料单填明实收数量后，将其中一份送交会计部门。

如果发票、账单和银行结算凭证未到而提货单先到时，供应部门照常填制“收料单”，根据合同价格或计划价格填列暂估金额，并通知运输部门和仓库办理收料手续，同时要催促供应单位尽快将发票、账单补来。(www.xing528.com)

提货人员在提取材料时，如发现由于运输机构责任发生件数短缺、重量不足或破坏毁损时，要填制“短缺损坏清单”，由运输机构签章证明后，连同材料一起送交仓库。

对于质量、数量与供应单位发票不符的材料，要由仓库填制“数量质量不符通知单”，通知供应部门。供应部门应当根据运输机构签证的“短缺损坏清单”和仓库送来的“数量质量不符通知单”填制“赔偿请求单”，向运输机构和供应单位要求赔偿。

对于须经分次运交验收的大堆材料，如石子、黄沙、石灰、砖、瓦等，可在每次运到由仓库人员验收时，先在“验收记录”登记收入数量，待全部运到验收完毕后，再根据“验收记录”在“收料单”登记实收数量。