在学校里，分级和报告的方法要服务于多种功能，如改善教学，管理和指导等。
（一）改善教学
学生在学习和发展方面所取得的进步应当是评分与报告方法的关注焦点。报告要：
（1）详细阐明教学目标；
（2）简单扼要地说明学生学习中的优点和不足；
（3）提供有关学生个性－社会性发展的信息；
（4）激发和培养学生的学习动机。要实现上述功能，仅仅靠单一的字母等级还不行，必须要有一份全面的总结报告。
学生在学习上的进步信息可能通过以下途径获得：日常的学习评价，从测验中得到的反馈信息以及其他评价程序。我们可以通过精心设计学生的成长记录袋来表现学生的进步状况——使用具体的例子展示学生几年来在学习上获得的实质性进展。而且，家长和学生本人似乎也非常需要有这样的一个周期性评价，能够更好地了解他们的学习进展。对他们来说，将测验的分数、评价的等级以及其他一些评价的结果融合为一个总结，是一件非常困难的事情。一个设计得相当好的报告形式，再辅以学生成长记录袋（具有精心筛选的例子），就能够提供这种系统化的学习进步总结。如果成绩报告和成长记录袋精确而详尽，它们就指出学生在学习中的优点和不足，并提出具体的改进建议。(www.xing528.com)
定期报告学生的进步情况，有助于促进学生学习动机的发展。这种报告反馈给学生，与他们原计划的结果——短期目标的实现和知识的获得进行比较，它们是有意义学习的两大最本质的特征。可是，这种定期报告能在多大程度上促进学生的学习动机，主要依赖于它们的本质属性以及使用范围。如果在教学中仅使用单一字母等级来评价学生，评价的结果反而可能带来负面效应，因为学生面临着被评为低等的压力，除非他们在学习中投入更多的精力。比较而言，在评价学生学习的优点和不足时，若使用综合性的评价报告，并作为检查学生进步的机会呈现给学生，就能够收到提高学习成绩的效果。
如果学生进步报告设计得好，还具有评价教学过程的功能，这必须通过识别需要改进的教学领域才能实现。当大多数的学生报告显示，在某个教学领域中学生的进步很小或者没有进步，这就表明该领域的教学目标或者课堂活动需要做出调整。另外，评价报告还展示了某些特殊的教学活动有利于一些少数群体或个人。
（二）管理和指导
学生的等级和进步报告可以服务于多种管理功能。它们可以用于决定学生是毕业还是继续升学，是否可以获得优秀奖学金；决定学生参加体育比赛的资格；或以书面形式报告给其他学校和未来的雇主。大多数时候，出于教育管理方面的需要，单一的字母等级评定法是很有必要的。而且，这种等级评定方法对教师具有无法抗拒的魅力，因为它比较简单，容易记录，便于计算学生的平均成绩，可操作性强。
单一字母等级评定法给教育带来了管理上的便利，但正是这种方便阻碍了学生进步报告向更综合化、更有效的等级评定体系发展的步伐。无论我们多么不情愿接受，这却是不需要案例分析就能够明白的事实。那些正在开发新等级评定报告方法的学校，往往会在管理中继续使用字母等级评定法，而且还有可能使用学生、家长、教师、辅导员等所需要的信息类型来扩展字母等级评定法。
辅导员使用学生的成绩和个体发展报告，再结合其它相关信息，可以帮助学生制定符合其实际情况的教育及就业计划。这种指导性功能通过综合而详细的报告，最能发挥其功效。
总之，评分和成绩报告方法所能发挥的各种功能都表明，学校等级评定方法更多的是需要完整而详尽的等级评定报告，而不是传统的单一字母等级评定法。但这不意味着字母等级评定法就可以完全抛弃，相反，它们应该由不同使用者所需要的信息类型来不断地完善。与等级评定报告相比，字母等级评定法在许多方面占有优势，比如：容易计算学生的平均成绩，在教育管理中非常有用，操作步骤好掌握，大学招生办要求学生入学成绩必须具备等级分。做到了这些，作为一种纯粹的评价成绩的手段，字母等级评定法就可以很好地保留下来，而像学生的努力程度、学习态度、学习习惯、个性－社会性特征等这些方面都可以分开报告。
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