S整理法：高效消除工作中的浪费

什么是5S整理法？

5S起源于日本，是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这5个词的缩写，指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理。由于该方法可以有效地减少浪费，故而深受日本企业的推崇和青睐。

·1S——整理

区分要和不要的东西，除了需要用的东西以外，其他的都不放置。在判断“要和不要”时，可遵从一个原则：把未来30天内用不着的任何东西都挪出现场，目的是腾出空间来活用。

·2S——整顿

要的东西按照规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示，实现三定：定名、定量、定位。这样做的目的，是避免因找东西而浪费时间。

·3S——清扫

清除工作现场内的脏污，保持一个干净、明亮的环境。

·4S——清洁

将上述3S实施的做法制度化、规范化，维持其成果。

·5S——素养

培养文明礼貌习惯，按照规定行事，养成良好的工作习惯。这一条的目的在于，提升人的品质，培养对工作认真负责的态度。

丰田公司在维持和改善工作环境时，一直使用5S整理法，且尤其重视整理和整顿这两点。认真执行5S整理法，可以有效地消除工作中的浪费，提升工作效率。在丰田公司，没有人会认为整理是可有可无的杂事，而是将其视为工作本身。

丰田的一个生产车间，墙边摆满了储物架，架子上放着许多长期不用的物品，有些零件明明只需要一个，货架上却摆着两三个，甚至更多。(www.xing528.com)

有一次，丰田的指导师让员工把不需要的物品清理掉，只在货架上摆放那些用得着的物品。结果发现，很多货架都空了出来，可以挪走不用。更让大家意外的是，当他们把货架挪开时，发现货架后面居然有一扇窗户。

通过整理和整顿，能够消除被浪费的时间、空间和物品，只用最低限度的零件和工具来工作，能够大大提高工作效率。就在这一年，丰田的这家生产车间一年就削减了300万日元的生产成本，残次品的数量也开始大幅减少，产品质量提升了一个层次。

许多人对5S整理法存在误解，认为只要工作环境和场地看起来干净、整理就可以了。事实上，这并不是5S整理法的精髓。单纯地把东西摆放整齐，顶多算整洁，但整洁不是目的和终点。比如，对书架进行整理时，将书本按照大小进行归类，或者把资料文件按照纸张的大小和颜色进行归类，这样看起来是挺整洁的，但并不能提升工作效率。在寻找相应的书籍和文件时，依然要挨个翻看，从而花费不少时间。

对我们来说，如何在现实中通过运用5S整理法实现提高效率的目的呢？

·对办公资料和用品进行分类

所有的办公用品和工具都可以大致分为三类：现在要用的、将来要用的、永远不会用的。

现在要用的东西，也就是今天或明后天需要用的东西。如果是生产现场，这些东西就相当于产品的零部件，或是必不可少的工具。如果是办公室，那就是与手头正在进行的项目密切相关的资料和用品，这些东西要放在手边，这样有助于工作的顺利开展。

环顾四周，你会发现还有一些东西是这样的情况：这个资料可能某一天会用到、那个文件有可能会有用……然而，这些东西将来真的会用得到吗？你最好扪心自问：到底什么时候能够用到？给出一个确定的期限，如一周后、三周后、一个月后、三个月后，然后按照时间区间对这些东西进行分类。如果无法给出期限，那就把它们归为“不确定”那类。到期后，如果这些东西还是没有用到，那就可以归为“永远不会用”的类别中，然后无情地舍弃掉。

·按照有效的标准叠放资料与文件

何为有效的标准？不是简单地按照资料和文件的纸张大小和颜色来分类摆放，那样对提高效率没有任何帮助。整理的目的是为工作提供便利，因此，我们要在对资料进行分类的基础上，按照资料的重要性、紧急性等标准有序叠放，便于寻找和使用，这才是有效的整理。比如，把最新的资料放在最上面，把最旧的资料放在最下面，这样找资料时就有明确的依据了，很快就能够找到自己所需的东西，也不至于把文件都翻乱。

·善于用小工具整理物品

整理离不开工具，比如文件柜、文件袋、文件夹、装订工具、笔筒、名片夹等，看似很简单的东西，如果能够巧妙利用，可以起到很大的作用。比如，把现在用得到的文件放在文件夹里，把将来可能用到的文件装到文件袋里，把永远不会用的文件丢弃掉，或是暂时放在文件柜里。各种办公笔放在笔筒里，把散落在抽屉里的、办公桌上的名片，都放进名片夹里。这样一来，得到的不仅仅是一个干净整洁的办公区域，还能够快速地寻找到自己所需的资料和工具，效率会高很多。