无论是通俗意义上的责任，还是政治学和法学意义上的责任，都不仅包括应负的义务，还包括义务未履行之时应承担的后果和惩罚。在档案开放政策设计和法规制定过程中，明确责任主体和职责范围的条款需要与制裁失责行为的条款相对应，才能维护政策法规的权威性，对责任主体的不作为采取强制措施，及时纠正行为偏差。同时，适当增设责任免除的内容条款，从问责施压和免责减压两个思路完善责任规定。
1.增设责任追究条款
《政府信息公开条例》第三十五条对“不依法履行政府信息公开义务”、“不及时更新公开的政府信息内容、政府信息公开指南和政府信息公开目录”等六种行为设置了“责令改正、给予处分和追究刑事责任”的惩罚机制。
“所有违反利用规定的行为，无论是开放受法律保护的信息还是无正当理由拒绝提供利用，都必须受到惩罚。”
针对我国现有开放政策在责任承担方面存在的缺口，应补充和加大对开放不力的惩罚和制裁，改变目前档案馆在开放中的“明哲保身”和“消极懈怠”思想。将“封闭应当开放的档案”与“开放应当保密的档案”都明确为档案馆的失责行为。如在《档案法》第五章法律责任中增加“不按时开放档案”和“不对公众的开放要求做出合理解释”的行为的责任追究。
当然，责任追究以工作考核、社会评议为基础，以内部督查和外部问责为前提。正如Deutsch教授所强调的，让责任人负起责任，需要保证控制者（即上级监管部门和社会公众）拥有一定的渠道，具备一定的能力对受他们控制的责任人切实实施奖赏或处罚。因此，《政府信息公开条例》第二十九条要求“各级人民政府应当建立健全政府信息公开工作考核制度、社会评议制度和责任追究制度，定期对政府信息公开工作进行考核、评议”。公民、法人和组织可以通过举报、复议和诉讼方式来行使社会监督权。完善档案开放规定中的责任追究内容，不仅是增设对失责行为的惩罚条款，还需要增设相应的考核制度和社会评议制度，才能实现“有错必改”、“失责必究”。
2.增设开放免责条款
“免责条款指的是协议的一方在一定条件下免除自身的责任，同时也指在一定条件下对对方的责任进行限制。”《欧洲档案利用政策标准纲要》中就规定“如果读者泄露了文件的内容并导致第三方采取法律行为，法律必须明确地免除档案馆的民事或刑事诉讼责任，前提是档案馆依据现行法律和规定开放档案。如果没有类似的保护性条款，档案馆将只能依据司法命令开放可能引起法庭起诉的文件，因为在这种情况下，档案馆将自动被免除责任”。档案服务者并非个人隐私的守护神。只要档案工作者在开放鉴定时尊重了隐私信息相关人的意见，或者遵照了法定的程序（相关人无法找到或不存在时），那么档案利用者在利用档案信息中侵犯隐私的行为，不应由档案机构和工作者“买单”。作为一个公民，在行使档案利用权利之时，理应遵守法律规定的对他人隐私的尊重。
在2007年提请十届全国人大常委会第二十八次会议进行首次审议的律师法修订草案中，增设了律师职业豁免权的有关规定。中国人民大学法学院张志铭教授表示，律师承担的是一种特殊的实现社会公正的使命，应享有职业豁免的权利。档案馆及其工作人员在档案领域承担着实现社会信息公平的艰巨使命，尤其是在开放档案工作中面临的责任风险较高。针对目前档案开放不是过于大胆而是过于保守的现状，鉴于目前我国法律缺少这种免责的保护性条款，建议在档案开放政策中增设适当的免责条款，赋予档案馆一定的“职业豁免权”，如在《各级国家档案馆开放档案办法》中规定，“利用者根据合法手续利用已开放档案，因不当利用和传播所带来的诉讼纠纷，档案馆免除责任”。此外，还可规定信息公开条例中已列为公开的内容或已公开的现行文件，档案部门不再进行开放鉴定，不承担开放风险。为了促进互联网信息服务的快速发展，鼓励网络信息传播利用，国内外提供信息服务的网站大多设立了免责声明，以排除网站服务提供方无法控制和不应承担的责任和损失赔偿，图书馆在开展电子图书服务时也增设了免责条款。档案信息服务网站也应该吸取相关经验，明确自身的免责范围。
3.建立责任监督和责任回应
公共服务责任主体和社会公众虽然在最终利益上是一致的，但在具体利益上却常常存在矛盾。责任人与控制人的利益并不完全一致，甚至时常发生冲突。在档案开放工作中，档案馆是具有自身利益和理性的公权机构，在社会档案利用者面前处于强势，如果不对其责任进行监督和保障，仅靠档案馆的自觉和良知来履行职责，是极不现实的。因此，现有开放政策中应补充相关规定以畅通开放监督的信息渠道，要求档案馆对利用需求及时回应和答复。(www.xing528.com)
（1）建立公示告知制度
监督机制建立的重要途径之一就是“办事过程和执行程序的公开，建立告知制度”，让监督者能够获取充足的监督信息。原最高人民法院院长肖扬在十届全国人大常委会第三十次会议上，作了关于完善审判工作监督机制情况的报告。报告指出，“最高法院着力完善执行工作监督机制”并“要求各级法院公开案件执行过程，建立执行告知制度”。我国《政府信息公开条例》规定了通过指南、目录和年度报告三种方式向社会公开监督信息。美国联邦政府机构每年要向国会提供一份年度报告，汇报诸如申请提供信息而被拒绝的次数和理由，当事人就此向政府官员提出申诉的次数、结果及理由；拒绝提供信息的官员的姓名、职称、职位及参与案件的数目，等等。
我国国情和体制决定的档案馆的行政性，使得实际的档案开放工作更偏重于公权的执行。因此更有必要公开工作过程和办事程序，使权力的实施受到严格监督。建议在开放政策规定中补充开放工作公示告知制度，一方面强制要求档案馆每年公布年度开放数量（包括申请开放数量、同意和拒绝申请数量）、档案开放进程（如已开放档案比例、未开放数量、应开放尚未开放数量）等信息；另一方面将开放程序和标准也公之于众，向社会告知开放鉴定过程、鉴定人员组成和介绍、开放与否所依据的政策法规等。让档案开放也如同信息公开那样，纳入社会公众监督之下，使开放工作更加透明。这不但有利于消除人浮于事的官僚作风，也容易获得公众对“开放与控制”界限的理解和认同。
（2）补充开放回应制度
“政府的责任在某种程度上说，就意味着政府有效的社会回应，其职责的履行就需要对公共需求和公众问题诉求具备灵敏的感应能力和针对问题加以高效处理的解决能力。”“从2006年8月起，巢湖市政府建立政府门户网站在线回复制度，规定只要网民在门户网站论坛和公务邮件中提出投诉、意见、建议、咨询，涉及单位必须在3个工作日内在线回复。难以在此期限内办结的要做出说明，如超过5天没有回复又未做出说明，市政府将给予通报，且列入年度考核、考评。”2006年11月，安徽省巢湖市14家单位因为没有及时回复网民的发帖咨询被通报。回复不及时、不回复且不说明情况，或者推诿扯皮、胡乱应付，都被视为漠视民意而受到惩戒。
政府信息公开立法中普遍设立了回应答复条款或说明理由机制来强化对行政机关公开工作的责任监督，控制其自由裁量空间。如我国《政府信息公开条例》第二十四条规定，“行政机关收到政府信息公开申请，能够当场答复的，应当当场予以答复。行政机关不能当场答复的，应当自收到申请之日起15个工作日内予以答复；如需延长答复期限的，应当经政府信息公开工作机构负责人同意，并告知申请人，延长答复的期限最长不得超过15个工作日”。美国政府拒绝提供信息要负举证责任。必须负责说明理由，例如证明该信息属于豁免公开的事项。“这些解释以《信息自由法案》、《隐私权法》、《安全保密法》等法律为依据。”《欧洲档案利用政策标准纲要》也规定了“所有拒绝提供利用和给予特殊许可的决定都必须以书面形式通知申请人，使他有机会提出上诉或反驳不开放的理由”。
从新闻报道或业界传闻中，常能听到利用者查阅档案的抱怨，也能听到档案部门开放工作的苦恼。笔者认为，档案馆为档案开放所做的艰辛努力没有得到足够的社会认同，与档案馆对利用申请的回应速度较慢、有效性较差不无关系。一方面，档案开放申请不能及时答复、从受理申请到进行答复的时限缺乏强制规定；另一方面，是否开放不能详细说明理由或者理由难以服人，利用者对档案馆的理解认同极为有限。
快速反应和有效答复是对利用者的一种尊重。社会利用者的满意程度不完全依赖于具体利用要求的实现，还受到答复反应速度和理由说服力的影响。因此，档案开放政策规定中应结合公民利用权保护，设立开放档案查阅、未开放档案申请开放的答复回应制度以及开放与否的说明理由制度。在对开放和利用申请进行认真登记的基础上，及时有效地回应公众需求。2007年4月1日施行的《浙江省国家档案馆管理办法》就在这一方面进行了完善创新。其第二十一条规定，“公民和社会组织确需利用国家档案馆未开放档案的，应当向国家档案馆提出书面申请，国家档案馆应当在2个工作日内做出是否提供利用的书面答复；在规定期限内不能做出答复的，经馆长批准，可以适当延长期限，但最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人”。
本章对于档案开放工作的政策分析和内容建议是站在档案服务提供者—公共档案馆的视角定位之上的。公共档案信息的国家控制机制使得社会利用者能够获取多少档案信息取决于档案服务者已经开放了多少信息，档案信息供给的数量和质量直接决定着档案利用活动的范围和程度。在我国集中统一的档案管理体制中，公共档案馆在档案服务中是“公权机构”，具有绝对的强势地位；档案“自由利用”权利和理想的实现被限定在档案馆已开放的档案范围之内。
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