高校档案社会化服务功能与信息化管理

按照《现代汉语词典》（第六版）的解释，功能是指“事物或方法所发挥的有利的作用；效能”。档案社会化服务的功能显然是指档案社会化服务能发挥什么有利的作用，也即档案社会化服务的效能。笔者认为，对档案社会化服务功能的分析需要以档案社会化服务的业务内容为依据。有关档案社会化服务的业务将在后续部分展开探讨，这里笔者主要从理论角度概括档案社会化服务的功能。

商业性文件中心是国外档案社会化服务机构的典型代表。其业务内容在国际文件与信息管理服务行业协会曾有明示，包括文档搬运、装具或设备提供、文档清洁、文档整理立卷、影像载体保存、开放排架、库房管理、缩微复制、文档回收、文档销毁、硬拷贝、编制检索工具、文件管理方案设计、文档数字化、文档管理系统开发、文档管理软件设计、数据重置、灾备计划编制、电子保存、电子文件管理、信息管理、文档和信息咨询、业务外包、员工培训等。这些业务中既有传统的业务，特点是劳务成分较多，偏重于文档的搬运、代存和日常管理；又有现代的业务，特点是智力成分突出和技术水平先进，偏重于电子文件管理，并提供文件、信息管理方面的咨询和培训服务。国内档案社会化服务机构的业务名称尽管与国外不尽一致，但同样存在传统与现代业务的区分。

档案社会化服务的功能从不同角度出发，可划分为不同类型。笔者主要选择“服务层次和特点”这一标准，将档案社会化服务的功能区分为基本功能与拓展功能，也可理解为传统功能与现代功能。

（一）基本功能

档案社会化服务的基本功能多是指传统纸质文件档案的实体管理，主要特点是基础特色浓、劳务成分大而且技术含量相对较低。档案社会化服务机构往往以先进的运输设施、空间充足的库房和齐全的文档保管设备招揽客户，涉及文档搬运、装具或设备提供、文档清洁、文档整理立卷、影像载体保存、开放排架、库房管理、缩微复制、文档回收、文档销毁、硬拷贝、编制检索工具等传统业务。可见，围绕文件档案实体展开的管理，诸如文件档案的搬运、保管、寄存、扫描、备份、销毁，以及制定文件档案保管方案，对文件档案进行整理、鉴定、评估，编制检索工具，制定保管期限表，统计，灾备计划编制等，都属于档案社会化服务的基本功能。

（二）拓展功能

档案社会化服务的拓展功能多是指借助技术和智力优势提供的档案信息服务功能，特点是现代化程度高、智力成分突出而且技术含量相对较高，多指向电子文件管理和档案信息内容服务，还包括文件、档案和信息管理方面的咨询和培训服务。档案社会化服务机构大多借助技术和智力优势，提供文件管理方案设计、文档数字化、文档管理系统开发、文档管理软件设计、数据重置、电子保存、电子文件管理、信息管理、文档和信息咨询、业务外包、员工培训等现代业务。可见，针对电子文件等新型载体提供的服务、针对文件档案内容所做的信息资源开发和知识服务，以及档案专业领域内的咨询和培训都属于档案社会化服务的拓展功能。

具体而言，档案社会化服务的拓展功能主要分为四类。

第一，技术支持功能。(www.xing528.com)

档案社会化服务的技术支持功能是指利用较为先进的技术手段，为用户提供以电子文件为代表的新型载体档案的管理和服务。具体业务包括电子文件管理、文件档案管理系统的开发、文件档案管理软件的设计、数据重置与恢复、数据销毁等（技术支持的目的在于满足客户管理电子文件或其他新型载体档案的需求，提高信息化水平。国外知名商业性文件中心Iron Mountain、Recall的技术支持功能自不用多说，水平已达相当程度；就连国内档案社会化服务机构也把技术支持作为一项重点业务着力发展。以笔者调研的北京东方博泰文档数据外包有限公司为例，它近年大力发展档案社会化服务的技术支持功能，为客户提供的虚拟文档管理服务，解决了客户信息化管理的后顾之忧；为客户提供的文档管理系统以及管理团队的后备支持，使客户无须购买服务器和软件，无须配备专业技术人员。

第二，信息服务功能。

档案社会化服务的信息服务功能是指针对文件档案内容提供的信息资源开发和知识服务。档案社会化服务机构借助专业知识，按照用户需求，对文件档案的信息内容进行加工、挖掘和开发，提供各种类型的目录库、参考报告或编研产品等，帮助客户进行决策或文化建设，满足客户的信息管理和知识服务需求。信息服务具有不同层次：一般层次是对档案中的显性知识进行整理、加工和研究，形成信息库和数据库；更高层次是帮助客户进行档案知识管理，基于文件档案库构建知识库，提供知识服务。

第三，专业咨询功能。

档案社会化服务的专业咨询功能是指借助专业化的人才、知识和技术，根据客户需求，提供专业咨询服务。咨询范围主要有专业法律咨询和业务咨询两个方面。前者提供宏观层面的档案法律法规，以及微观层面的档案工作规范、制度、标准等方面的信息咨询。后者是针对客户的具体需求，提供档案库房建设、档案管理体系建立、档案管理方案编制、档案信息资源开发等诸多方面业务的咨询服务。专业咨询是档案社会化服务机构普遍具备的拓展功能。例如，上海仁通档案管理咨询服务有限公司提供了档案规划、档案管理咨询以及档案库房建设解决方案三项咨询服务功能，满足了客户档案管理战略规划、管理制度建设、运转流程控制、档案人员评估以及库房设计、安全性保障等不同需求。

第四，专业培训功能。

档案社会化服务的专业培训功能是指邀请专家学者，为客户提供档案业务知识、专业技能等方面的培训，培训内容既有不同层级的知识和技能培训，又有不同程度的意识、理念宣介，还有不同范围的动态、信息传递，根据客户需求相应提供。专业培训也是档案社会化服务机构普遍具备的拓展功能。例如，杭州伟邦档案管理咨询有限公司为客户提供的档案专业培训服务，涵盖了数字化管理业务知识培训、伟邦档案论坛暨学术会议等内容，力求满足客户的多种需求。