高校档案公共服务与信息化管理：提供安全知识性的档案社会化服务

档案社会化服务是一项基于社会分工的专业服务。因此，档案社会化服务具有档案服务和社会服务的一般性特征，例如，档案服务的安全性、知识性，以及社会服务的客户至上性。同时，档案社会化服务还具有自身独特的服务性。笔者通过研究发现，档案社会化服务的服务性主要体现在以下几个方面。

第一，服务对象广泛。档案社会化服务是以社会分工为基点提出来的。与其他的社会化服务类似，档案社会化服务的对象涉及社会生活的方方面面。从一般意义上来说，现代社会的任何领域和机构，都会产生各种各样的档案。凡是有档案产生的领域或者机构，都有可能需要档案社会化服务。由此可见，档案社会化服务的对象极为广泛，包罗万象。在国内，档案社会化服务机构的服务对象多包含大型央企、国企、大型知名民营企业、政府机构（综合局馆）等多种性质的单位；涉及的行业和领域更是分布广泛，包括政府系统、能源、汽车制造、建筑房地产、军工（航空）、通信、金融保险、税务、医疗等众多行业。

第二，服务内容全面。如前所述，社会实践活动中众多领域和机构产生了数量庞大的文件档案，这些文件档案都需要存储、整理、归档、检索、提供利用等服务，这每一项服务又都包含着较繁复的具体业务。例如文件管理解决方案、数字归档、在线备份、咨询服务、技术托管服务、收发室服务、成像处理、异地安全销毁等均属于文件档案服务的业务范畴。如果对业务内容进行分类，可分为档案基础型业务和增值型业务。其中，档案基础型业务包括文档搬运、装具或设备提供、文档清洁、文档整理立卷、影像载体保存、开放排架、库房管理、缩微复制、文档回收、文档销毁、硬拷贝、编制检索工具等；增值型业务包括文件管理方案设计、文档数字化、文档管理系统开发、文档管理软件设计、数据重置、灾备计划编制、电子保存、电子文件管理、信息管理、文档和信息咨询、业务外包、员工培训等。从这里可看出，档案社会化服务既包括档案实体管理，又涵盖档案信息开发，因此说，档案社会化服务是一种服务内容相当全面广泛的专业服务。(www.xing528.com)

第三，服务方式多样。作为专业服务的一种类型，档案社会化服务以满足客户需求为中心，以提升服务质量为手段，以提高客户满意度为最终目标。为有效地满足客户需求，档案社会化服务包含多种多样的服务方式。档案社会化服务机构一般都具备了优良的设施和先进的技术，因此可提供多样化和个性化的服务。服务方式多样主要体现在：一切从客户的实际出发，满足不同类型的客户对文件档案管理和信息服务的个性化需求。如国内档案社会化服务机构北京紫光慧图信息技术有限公司在为客户提供档案管理软件服务时，前期深入客户企业，充分了解客户档案管理部门的业务流程及档案需求，有针对性地对现有软件产品进行二次开发，以满足不同客户的个性化需求。同时，还体现在主动服务、超前服务和开放式服务上。这也是现代社会专业分工的优势所在。

第四，服务机制新颖。档案社会化服务是一种新颖的社会化分工状态下的服务。所以，这种服务具备自身特有的服务机制。服务机制新颖主要体现在理念先进、管理科学、服务规范上，因此具备管理效益高、服务安全优质等特点。如国外商业性文件中心Iron Mountain就树立了“安全为本、客户至上、合法合规、行动导向”的先进服务理念，从员工安全培训、行业领先设施、车辆运输监控、先进技术引进等方面入手开展科学的管理，同时强调服务的合法合规，承诺遵从各地域范围及行业领域内的相关法律、标准。档案社会化服务作为一种新型的行业，从人才资源、专业技术、服务功能等方面都应建立起自身的一套规范体系。