高校档案社会化服务及信息化管理

笔者在《“档案服务社会化”与“档案社会化服务”辨析》一文中曾提出“档案社会化服务”的定义—“从社会分工角度出发，涉及档案管理的专业性、专门化服务，一般为有偿服务。”这一定义略显简单，描述了服务领域和特征，却未明确服务主体。为此，笔者经过深入研究对档案社会化服务概念进行完善，将其定义为：“社会组织基于社会分工，以经济、高效、优质、安全的方式提供的涉及档案的专业性、专门化和社会化服务，与档案服务社会化的区别在于服务主体不局限于档案部门而是社会组织。”该定义既全面揭示出档案社会化服务的内涵和外延，又清晰展示出与档案服务社会化的区别。

分解档案社会化服务的定义，其含义包括三个层次。首先，档案社会化服务从本质上来说是一种服务，是满足需求方的一种活动。将服务作为档案社会化服务的属概念，清晰地界定了档案社会化服务的外延。其次，档案社会化服务是档案专业服务，其服务内容和范围都是与档案专业有关的。将档案社会化服务划归于档案专业领域，揭示了档案社会化服务的内涵。最后，档案社会化服务的最显著特征在于社会化，是立足社会分工的服务。这一界定也体现了档案社会化服务的内涵。

具体说来，档案社会化服务定义的含义可从三方面解读。

第一，档案社会化服务是一种服务。档案社会化服务是以服务为属概念的。学界对服务的理解，角度存在差异。社会学意义上的服务，是指为别人、为集体的利益而工作或为某种事业而工作。经济学意义上的服务，是指以等价交换的形式，为满足企业、公共团体或社会公众的需要而提供的劳务活动。显然，档案社会化服务所属的服务概念，更多地具有经济学意义。学者霍尔1977年提出的服务概念得到了大多数学者的认同：“服务是指人或隶属于一定经济单位的物在事先合意的前提下由于其他经济单位的活动所发生的变化。”当代市场营销学泰斗菲利普·科特勒给服务下的定义是：“一方提供给另一方的不可感知且不导致任何所有权转移的活动或利益，它在本质上是无形的，它的生产可能与实际产品有关，也可能无关。”马克思也指出，服务，一般地说，不过是指这种劳动所提供的特殊使用价值，就像其他一切商品一样；但是这种劳动的特殊使用价值在这里取得了“服务”这个特殊名称，是因为劳动不是作为物，而是作为活动提供服务的。可见，服务是不以实物形式而以提供劳动的形式满足他人某种特殊需要的。档案社会化服务自然就是以劳动形式而不是实物形式向服务对象提供某种使用价值的过程。从这一角度看，档案社会化服务属于服务的一种，是服务的下位概念，因为其实质就是专业机构凭借其占有的资源优势，向社会各方面提供服务，满足客户特定需求的一种活动。(www.xing528.com)

第二，档案社会化服务是涉及档案专业的服务。对档案定义的解释虽形形色色，但学界对档案概念已有共识。举两个典型定义如下：一是中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》表述为：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”二是《档案学概论》（第二版）的表述为：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息。”档案社会化服务的领域是在档案专业范围内，这里所指的档案是广义概念，也就是包含文件档案全生命周期的概念，即文件从其形成到销毁或永久保存的全过程都在档案社会化服务的研究范围之内。换言之，凡是与档案专业相关的工作范围，都是档案社会化服务涉及的领域，档案社会化服务与其他服务的关键不同点，就在于它的专业界限。

第三，档案社会化服务是一种社会化或者说立足社会分工的档案专业服务。社会化在社会学和政治经济学理论中的含义不尽相同。在社会学理论中，社会化是指个人与社会的一种互动过程，一种联系的纽带。通过这种互动或纽带，人们获得个性，并且学会和掌握社会的规范、观念、语言、技术以及思想和行为的一定模式。其定义是一个人获得自己的人格和学会参与社会群体的方法和社会互动过程。马克思认为的社会化，是指人类整体应有的一种社会存在状态，人类社会化是人类发展的目标。人类社会化进程首先是从生产领域开始，然后向社会的其他领域不断拓展的过程。就社会领域而言，生产社会化发展不断推动社会结构的分化和专门化，以及带来新的综合。结构功能主义学派甚至把它视为现代社会最主要的特征。

在政治经济学理论中，社会化的基础是社会劳动分工理论。该理论的主要内容如下：社会分工是指人类从事各种劳动的社会划分及其独立化、专业化。社会分工是人类文明的标志之一，也是商品经济发展的基础。没有社会分工，就没有交换，市场经济也就无从谈起。社会分工的优势就是通过擅长的人做擅长的事情，使平均社会劳动时间大大缩短，生产效率显著提高。能提供优质高效劳动产品的人就能在市场竞争中获得高利润和高价值。基于社会分工理论提出的专业服务在提高生产力和生产管理效率方面具有明显优势，主要体现在以下几点：首先，专业分工能提高劳动者的熟练程度；其次，节省工作时间和成本；最后，简化和降低劳动的复杂性。档案社会化服务就是基于社会分工的立场，顺应社会实践发展的需要而产生的一种专业性、专门化、面向社会的服务，能优化档案工作质量，提高档案工作效率。其特点和优势在于，集中和整合档案专业的资源（包括专业人才、专业制度、专业方法等）优势，为需求方提供专业化、社会化、规范化的档案服务。