业务流程规范执行的重要性

联合咨询业务流程的合理设计是基础,在应用的过程中还需不断完善和优化改进,在此基础上,通过以下几方面的工作能有效保证业务流程充分利用现代网络化、数字化、移动化、智能化技术,不断优化系统平台流程,发挥联合协同服务优势,通过设计可行且必须执行的工作流程,借助计算机的控制手段,强化业务流程的执行。例如,任务的合理分配、报告的审核流程、项目是否需要付费等都应进行管理控制。防止不健全、不规范、操作性不强的风险。也要防止产生虽然业务流程健全、规范、具有操作性,但执行力不强的风险。

BALIS联合信息咨询服务平台为确保咨询项目业务流程规范,在系统平台中设计前台用户提交委托申请委托单模板和必须在线执行的业务流程,后台服务管理员的任务分配、咨询馆员的业务受理和执行、机构会计处理委托项目的计费收费、数据档案管理、统计分析管理等都需借助计算机在平台上进行相应的操作,业务流程执行如下。

(1)用户登录(注册)BALIS联合信息咨询平台,填写项目申请委托单并确认提交。

(2)机构管理员登录后台对用户委托内容进行可受理评估,对不符合受理条件的项目可拒绝受理,对已受理的项目可在线评估咨询馆员的任务情况并分配任务,机构咨询馆员也可根据自身业务情况自己认领待分配项目。确认是否需要收缴预付费。(订单在未分配前可进行删除)

(3)对需要缴纳预付费的用户,可以根据成员馆的收费规定进行线上或线下付费。

(4)成员馆会计线上确认是否到账。(www.xing528.com)

确认到账后,咨询馆员开始项目相关业务处理,如文献检索、结果筛选、评价分析、报告撰写。

(5)报告的模板设计:为简化和智能化自动生成咨询报告,报告模板化设计和数据的规范格式读取环节都属于流程的规范设计。不同咨询项目可能有不同的报告规范,BALIS联合信息咨询系统在流程设计时,已考虑了不同格式的科技查新报告规范报告模板和收录引证报告的模板导入,据此开发构建的区域联合信息咨询服务系统得以有效地利用和推广。

(6)对有报告模板的项目可将报告内容自动套用系统模板样式生成相应咨询报告,再按流程要求上传给项目审核员审核;根据审核过程中发现的问题,咨询馆员必须认真修改后再审核,若通过,签字确认,咨询报告正式完成。

(7)用户按规定缴纳完相关费用,会计在线确认缴费完成,用户即可获取签字盖章后的咨询报告。

网络化、数字化、智能化条件下的信息咨询服务流程的流程优化设计和平台构建是咨询服务的质量保障体系建设的重要组成,是实现信息咨询服务流程规范化管理的有效手段,是智能化检索分析、大数据统计管理的基础,也是未来借助人工智能提高服务质量和服务效率的发展方向。在此基础上加强联盟内外咨询馆员的业务交流与相互学习,开展年度咨询项目的年度检查和评优工作都是加强和促进信息咨询服务规范化发展的有效方法。