图书馆联合信息咨询的流程与要素

为了实现流程的规范控制,有必要对流程的关键环节、关键要素进行规范设计。

(1)咨询申请委托单设计:针对互联网用户的信息咨询委托,在流程设计时就要考虑接受咨询委托的方式,哪些是必须采集的信息。在“查新委托书”表单中,要明确填写查新项目、项目所属学科、委托人、委托人单位、单位类型、联系方式,查新机构类型是理工类、农林类、医学类还是综合类,必须要选择清楚;提交委托的查新机构必须选择;查新项目的科学技术要点,要求充分反映出查新项目的概貌,简述项目的背景、技术问题、解决技术问题所采用的方案、主要技术特征、技术参数或指标、应用范围等相关技术内容;查新点要着重说明该查新项目要求查证新颖性的部分,即体现该项目新颖性的技术创新点,如涉及内容、理论、方法、结构、工艺、配方、技术、指标等方面的创新点。如何保证用户能知晓并准确规范提供信息,咨询中心系统平台如何读取、储存这些信息,如何跟踪、统计与利用这些信息也是在系统架构设计过程中要重点解决的。

(2)用户的需求分析:首先是用户需求的真实性分析。用户需求是开展咨询服务的原动力,一般情况下用户对其委托的咨询会有一个明确的目标。但有的用户因对相关咨询服务的认识不足或缺乏了解,提出的服务会存在一定的模糊性和不确定性,因此,咨询馆员必须依靠自身的咨询经验和专业能力与用户进行沟通,了解其实际咨询的目标,帮助其厘清问题思路。其次是判断用户提交委托书的合理性。其提交的咨询服务是否为联合咨询机构业务范围的服务项目,其提交的咨询服务馆是否开展此项服务,并对其存在的问题给予指导性咨询帮助。然后对于可以受理的咨询开展项目调研和前期沟通、资料整理。(www.xing528.com)

(3)咨询建议与项目执行:咨询馆员在对项目需求的调研分析、整理的基础上,向用户表明可以执行咨询项目,并阐述具体的思路、依赖的资源、任务的时限、需付的费用和结果的形式。

(4)结果沟通与咨询报告:在正式出具咨询报告前,应就咨询的结果或结论与用户进行沟通。同时对咨询报告的封面内容与格式、报告目录、正文中所包含的内容项目、结论与报告应包含的附件进行讨论和确认,如有相应规范要求的应按照规范标准执行。例如科技查新服务,其所提交用户的查新报告是查新机构根据查新委托书的要求,通过查新项目的查新点与所查文献范围内的文献信息进行比较分析,对查新点作出新颖性判别后,以书面形式撰写的客观、公正的技术文件。教育部为进一步提高教育部科技查新工作站的查新业务水平,保证查新报告质量,特制订了《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》。其除了要求撰写查新报告的人要有合格资质外,还对查新报告的总体撰写格式、各项内容的撰写格式做出明确的规范要求。如其在总体格式中对封页的内容、正文的项目、字体要求都做了明确要求,并对查新报告各项内容包括报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构名称、查新完成日期、查新项目名称、查新机构的详细信息、查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围与检索策略、检索结果、查新结论,查新员与审核员声明,附件清单、备注的撰写格式做出来详细的规定和著录要求,并给出相应的报告模板。