当人们走进办公区的情绪是积极的、稳定的，就会很快进入工作角色，不仅工作效率高，而且质量好；反之，情绪低落，则工作效率低，质量差。如果在办公区内，体现出整洁、明亮、舒适的工作环境，使员工产生积极的情绪就会充满活力，工作卓有成效。随着现代化进程的加快，人们的办公“硬件”水平逐渐提高，办公环境也在不断改善，人们的工作效率也应该相应地提高。
（一）办公室桌面环境
办公室的桌椅及其他办公设施，都需要保持干净、整洁、井井有条。正如鲁迅先生所说，“几案精严见性情”，心理状态的好坏，必然在几案或其他方面体现出来。
从办公桌的状态可以看到当事人的状态，会整理自己桌面的人，做起事来肯定也是干净爽快。他们为了更有效地完成工作，桌面上只摆放目前正在进行的工作文件；在休息前应做好下一项工作的准备；因为用餐或去洗手间暂时离开座位时，应将文件覆盖起来；下班后的桌面上只能摆放计算机，而文件或是资料应该收放在抽屉或文件柜中。
随着办公室改革的推进，有的公司已废弃掉了个人的专用办公桌，而是用共享的大型办公桌，为了下一个使用者，对共享的办公桌应更加爱惜。
（二）办公室心理环境
“硬件”环境的改善仅仅是提高工作效率的一个方面，而更为重要的往往是“软件”条件，即办公室工作人员的综合素质、心理素质。这个观点正在被越来越多的“白领”们所接受。
在日常工作中，人际关系是否融洽非常重要。互相之间以微笑，体现友好、热情与温暖，就会和谐相处。工作人员在言谈举止、衣着打扮、表情动作的流露中，都可以体现是否拥有健康的心理素质。
总之，办公室内的软件建设是需要在心理卫生方面下一番工夫的。因为“精神污染”从某种意义上说要比大气、水质、噪声的污染更为严重。它会涣散人们工作的积极性，乃至影响工作效率、工作质量。为此，在办公室内需要不断提高心理卫生水平。应从以下几个方面努力：(www.xing528.com)
学会选择适当的心理调节方式，使工作人员不被“精神污染”。领导应主动关心员工，了解员工的情绪周期变化规律，根据工作情况，采取放“情绪假”的办法。工作之余多组织一些文娱体育活动，既丰富文化生活，又宣泄了不良情绪。有条件的可以建立员工心理档案，并定期组织“心理检查”，这样可以“防微杜渐”，避免严重心理问题的产生。经常组织一些“健心活动”。使工作人员能够经常保持积极向上、稳定的情绪，掌握协调与控制情绪的技巧与方式。
案例分析
某化工集团公司是一所在国内外颇有名气的化工企业。那天，陈秘书正在办公室值班，突然电话铃响了，来电人自称姓徐，是找恰好出差在外的曹副经理的。陈秘书如实告知。对方好像有许多重要的话要说，于是陈秘书刚想挂断电话的手，又缩了回来，便问：“徐先生，你找曹副经理有什么事吗？”
原来，徐先生是澳门地区某公司经理，他想同该化工厂洽谈一笔投资。经了解，有关方面的工作是曹副经理分管的，所以上门前来联系。如果几天内不能谈妥，他们的投资意向将转向别的化工企业。
陈秘书一听，不禁出了一身汗。要是不问清楚原由，漠然置之，岂不错过了接受投资的好机会了吗？这时，他立即回话，请对方稍等片刻，找来值班的惠副经理接电话。惠副经理根据对方提供的信息，果断地决定：请对方到公司面谈，并请陈秘书通知两位有关部门负责人一同参加接待。
半个小时以后，公司接待了来访者。会谈进行得很顺利，双方表示此事可以进一步考虑，争取达成协议。陈秘书激动不已。要是当初挂断了电话，这笔巨额投资岂不落空了吗？
思考：
秘书接听外来电话时应怎样做？
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