（一）事先准备充分
打电话应该是有明确的目的，不能无故随便拨号，这不仅是因为打电话要付费，而且也是对他人是否尊重的问题。即使很有钱，不计较电话费，也要想到你的电话毕竟打扰了对方，占用了人家的时间。
打电话前应弄清对方的电话号码、姓名、单位名称等基本信息，并准备好纸笔以备在通话中记录使用。拿起听筒前，应明白通话后该说什么，思路要清晰，要点应明确。尤其给陌生者、尊者、上司打电话，更应该有备而谈。如果要谈的内容比较多，应征询对方是否有空，或以商量的口吻另约时间。
（二）通话中的礼仪
1．首先报出本人的姓名和单位名称
为使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。建议报出自己的全名。这实际上是一种自我推销的方式，可以使对方加深对你的印象。比如，您可以说：“您好！我是××公司的××。请问王先生在吗？”如果是秘书接的，等本人来接时，还需再报一次姓名和单位。
秘书介绍自己的方法主要取决于两个因素：
一是确定电话是内线还是外线；二是能否听出接听电话的人是谁。
若打外线，秘书不认识对方，应作详细的自我介绍，如：“您好，我是××，××公司销售部的秘书。”在能明确对方时，秘书应该说出这个人的名字，再作自我介绍。如：“刘先生您好，我是××公司销售部的××。”
若打的是内线，秘书可区别对待。以下几种自我介绍可视不同情况采用。
“我是××，王先生的秘书。”
“我是销售部的××。”
“刘先生，您好，我是××。”
秘书在电话接通并作了自我介绍后，要简明扼要的说明通话目的。在请接话人传呼自己要找的人时，要有礼貌。如果估计到这次通话的时间较长，应在通话开始时就询问对方此时是否方便长谈。如果对方愿意谈但此时不方便，秘书要有礼貌的请对方指定下次通话时间。
打电话时，若恰巧要找的人不在，或不能来接电话，秘书可用协商的口气请接电话的人转告。留言时要说清自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的简要内容等。如：
“你好！我是陈经理办公室的××。陈经理要和岳女士商量一下有关产品计划的事宜。”
在对方记下这些内容后，千万不要忘记问：“对不起，请问您怎么称呼？”对方告知的姓名要用笔记下来，以备查找。
当用户第一次打电话到某组织时，接电话者明朗的声音、清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词，会给对方留下深刻而美好的印象，同时也会使对方对该组织产生良好的印象。因此，对于每一位电话接听者来讲，一定要具备一种我代表组织形象的意识，这样不但树立起自己的良好形象，同时也把自己组织的良好形象留给了对方。
2．如果想留言请对方回电时
如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码，这是最基本的礼仪。
别忘了告诉对方回电话的最佳时间。在你有可能外出时，记住这一点尤为重要。如对方是在外地，则最好说明自己将于何时再挂电话，请其等候。
3．需要问对方此时打去电话是否方便
对必须在电话中讨论的问题，还应考虑何时去电话于对方更方便。有的公司希望一上班就接这样的电话，以便能有一整天时间可做其他事情。而有的则宁愿在一天工作即将结束的时候再接这样的电话。如果想定期和对方进行这种讨论，应征询对方定在哪一天、哪一个钟点更为方便。这样做，既是为了使对方能定下心来与你从容讨论，同时也是个风度问题。在别人正忙时去电话打扰是很不礼貌的行为。
明明需要占用一刻钟，切不可只说：“可以占用你几分钟时间吗？”应该说：“××，我想和你谈谈分配方案的事宜，大概需要一刻钟。现在您方不方便？”有时你可能只是为了和对方约定一个对双方都方便的时间再去电话，但如果对方说“现在就行”，则不宜再推迟。如果不得不在对方下方使的时候去打搅，应当表示歉息并说明原因。
4．注意自己的语言
措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。称呼对方时要加头衔。听话时，最好插用一些短语以鼓励对方。对对方的要求作出反应或对方提出要求时，态度应积极而有礼貌，比如：“我很高兴为您了解相关信息”或“请别忘了下周一到我公司开会”等。
5．通话时间
通话时间过长意味着滥用对方的善意。在电话礼仪里，有一条“三分钟原则”。实际上，它就是“以短为佳，宁短勿长”基本要求的具体体现。它的主要意思是：在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度，限定在3分钟之内，尽量不要超过这一限定。
除有要事必须立即通告外，不要在他人的休息时间打电话。例如，每日上午7点之前、晚上10点之后以及午休的时间等。
在用餐时间打电话也不合适。给海外人士打电话，先要了解一下时差，不要不分昼夜骚扰他人。
在对方节假日、用餐、睡觉时，万不得已打电话影响了别人，不仅要讲清楚原因，而且万勿忘记要说一声“对不起”。(www.xing528.com)
在他人上班时间内，原则上不要为了私人事宜通话而妨碍对方。
结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。最后应说几句客气话，以便显得热情些。放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。
在每次通话结束前，挂电话的一方应该主动说些礼貌规范的结束语，以结束通话。这虽然不是大事，却有助于判断对方是否故意拖延通话。可以以征求意见的方式提出，如：“就谈到这里，好吗？”也可以用规范的结束语，比如：
“很高兴与你通话，我们希望能尽快见到您，再见”
“谢谢您的来电，李先生，再见”
“谢谢您的帮助，岳小姐，再见”
如果所在单位或部门规定了标准的通话结束语，则应在每次通话结束前使用这句结束语。切不可正题刚讲完便“啪”的挂上电话，使对方措手不及。
6．拨错了电话号码时
拨错了号要道歉，决不可挂上了之，因为这样是很不礼貌的。道歉的态度要诚恳，话不必多，您可以说：“对不起，我可能拨错号了”。不可盘问对方为什么不是自己要找的人。同时可以询问一下对方的号码，看是不是与自己所拨的号码相同，以免再次拨错。同时，别忘了要道声“再见”。
7．如果对方不在时
如你要找的人碰巧不在时，可以选择以下几种应对方式：
用“对不起，打扰了，再见”的话直接结束通话。通常是在事情并不是很紧急，而且自己往往还有其他的联络方式的情况下使用。
请教方便联系的时间或是其他可能的联系方式。通常在事情比较紧急的情况下采用，具体的做法是：
“请问我什么时候再打来比较合适？”
“我有要紧的事（有重要的事）要找×××，不知有没有其他方式可以与他联系？”
不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应以“谢谢，再见”结束电话。
请求留言。一般是在同对方的关系比较熟悉，或者是有资格让对方给你回话的情况下可以要求留言。具体的做法是：
“如果可以的话（如果方便的话），麻烦您转告他，×××给他打过电话。”
“请问我可以留言吗？”在得到肯定的回答之后，告诉对方“请他给××××××号码回个电话。”
最后也应以“谢谢，再见”结束电话。
如你要找的人碰巧不在时，可以选择以下几种应对方式：
用“对不起，打扰了，再见”的话直接结束通话。通常是在事情并不是很紧急，而且自己往往还有其他的联络方式的情况下使用。
请教方便联系的时间或是其他可能的联系方式。通常在事情比较紧急的情况下采用，具体的做法是：
“请问我什么时候再打来比较合适？”
“我有要紧的事（有重要的事）要找×××，不知有没有其他方式可以与他联系？”
不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应以“谢谢，再见”结束电话。
请求留言。一般是在同对方的关系比较熟悉，或者是有资格让对方给你回话的情况下可以要求留言。具体的做法是：
“如果可以的话（如果方便的话），麻烦您转告他，×××给他打过电话。”
“请问我可以留言吗？”在得到肯定的回答之后，告诉对方“请他给××××××号码回个电话。”
最后也应以“谢谢，再见”结束电话。
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