预付账款科目管理办法解析

一、“预付账款”在日常核算中误用的形式及原因

1.企业购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款，财务人员在“预付账款”科目列支，而没有按工程进度结算工程价款，应当根据其性质结转到“工程物资”或“在建工程”科目核算。

2.职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目

企业采购部门人员借支去采购材料等货物时需要先付款，财务部门只持有采购人员的借条，发票和供货企业的收据在当月收不到，会计人员在做账时往往误用“其他应收款”科目核算预付材料款。

3.资产负债表中的预付账款项目填列不正确

会计期末，财务人员在编制资产负债表时，往往容易将应付账款和预付账款合并计算，如将“预付账款”总分类账户的期末余额直接填列在资产负债表的“预付账款”项目中，总分类账户等于所属各个明细分类账户余额之和，而预付账款总分类账中可能含有应付账款明细账金额。

4.将房地产开发企业预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”

财务人员直接将预付工程款和预付的土地使用权款误记入“在建工程”科目或“工程物资”科目。房地产开发企业其开发项目属于存货，其预付工程款和预付的土地使用权款应该使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算，而不是直接记入“在建工程”或“工程物资”。

5.“预付账款”长期挂账影响企业经营成果

企业按购货合同预付货款后，由于有的供货单位不开发票，有的供货单位可能倒闭或撤消，有的未倒闭但时间达两年以上不可能开发票，财务人员不对这笔经济业务进行账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。(www.xing528.com)

如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并计提相应的坏账准备。

二、加强企业预付账款管理的措施

1.建立健全预付账款管理责任制度。财务部明确具体人员具体负责预付账款中的设备管理工作，预付账款中的材料借款管理工作，供应部门负责预付账款的清查催收工作。通过加强对预付账款的管理，加速资金周转，提高资金使用效益。

2.建立预付账款的控制制度。发生预付款项时必须签订合同，合同经各有关部门会签后，上交一份财务部备查。同时为了节约货币资金的支出，供应部门应按照经部门主任、财务负责人审批后的购货合同的规定，办理预付账款支付手续，严格控制各种预付款项的额度。未签订购货合同的业务不得发生预付账款。

3.建立预付账款台账管理制度。财务部门应与采购部门协商，要求采购部门建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等信息。对各种预付款项，应按照购货协议或合同的规定，按单位或个人名称、债务单位、个人或供应单位名称设置有关的明细账并详细记载。同时将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整的档案。

4.建立健全预付账款清理责任制度。按照供货合同或提供劳务合同的协议，指定专人做好结算和催收工作，制定工作计划，按期定额回收，防止可能的意外和损失发生。供应部门经办人要按购货合同规定的时间组织交货，验收入库，并在7日内报销。建立处罚措施，如超过报销期限，每天按预付金额的千分之五收取经办人资金占用费。

分析预付账款的账龄，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，将原计入预付账款的金额转入其他应收款并按企业的会计政策计提相应的坏账准备。

5.建立单位负责人的责任制度。单位负责人应对本单位采购与预付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与预付款业务的真实性、合法性负责。

6.建立预付账款和定金的授权标准制度，加强预付账款和定金的管理。