图书馆管理的基本职能：新媒体时代的研究与服务

作为一个相对稳定的组织机构，图书馆管理基本职能可归类为计划、组织、领导、控制、协调、决策的过程。当然，在实际的图书馆管理工作中并不像描述的那样简单，现实中也不存在简单的、界限清晰的、纯粹的计划、组织、领导、控制、协调和决策的起点和终点。图书馆管理是一个过程，是一系列进行中的决策和工作活动，在这个过程中管理者从事计划、组织、领导、控制、协调和决策。当管理者进行管理时，他们的工作通常以连续的方式也就是以过程的方式体现出来。

首先，图书馆管理计划。计划是图书馆管理中重要的一个环节。计划工作包括定义图书馆的目标，制定全局战略以实现目标，以及开发一组广泛的相关计划以整合和协调图书馆的工作。计划工作为图书馆指明了长期、中期和短期的发展方向。当馆员认识到图书馆的发展方向，以及其为达到目标做出贡献时，会有助于协调他们的活动，相互配合采取相应的措施来实现目标。同时，计划还可以消除图书馆发展中的不确定性。管理者可以通过预测变化、考虑这些变化的冲击制定适当的措施来响应变化。比如，通过对数字资源发展进行前瞻性研究可以帮助图书馆调整文献信息资源建设项目，响应用户对信息资源需求的变化。计划可以减少工作重叠和浪费。当所有图书馆的业务工作、行政事务都能够按照已经确立的计划进行时，时间、财力、人力资源的浪费情况都会被降到最低的程度。通过计划还能够对图书馆工作进行控制，将实际的绩效与目标相比较，发现存在的重要差异，以及采取必要的干预措施。

从计划的层面而言，图书馆计划包括宏观、中观、微观三个层面：

宏观计划是指国家针对图书馆做出的长期事业发展规划。比如在国家“十一五”规划中有关图书馆方面的就只有“推进文化资源数字化，以农村为重点促进文化信息资源共享”一项。目前图书馆还主要依靠国家拨款建设，因此，图书馆界应该多方努力争取使图书馆事业相关的内容更多地进入国家中长期发展规划中，这样才能争取到国家更多的投入。

中观计划主要是指行业主管部门、行业协会针对图书馆发展做出的行政和行业指导性规划。比如教育部和各省教育厅下辖的高等学校图书工作委员会、中国图书馆学会及其分会、省级图书馆等。这方面计划的内容主要包括：（1）图书馆事业总体规划—规定图书馆发展的总量与速度，确定重点与比例，平衡各类型图书馆的建设和布局；（2）图书馆联盟的发展计划—规定和完善图书馆联盟的组织形式及其结构；（3）专业人员的培养计划—包括正规的学校教育、职业技术教育、函授教育、在职教育等多层次教育形式；（4）科学研究与协调发展计划—包括基础理论研究、重要科研项目、技术设备和服务手段，以及引进技术与大型协作计划等。

微观计划是具体到个体图书馆的计划，主要包括针对图书馆不同发展阶段制定的中长期计划和短期计划。计划是由定额、指标、平衡表三部分组成：各项定额是发展计划的基础；计划的内容和任务则体现在指标上，计划就是综合平衡；平衡表是基本手段和工具。国家图书馆事业发展计划是各分项计划的集合，一个馆的总体计划是本馆内各个部门计划的集合。在制定各项计划时，应明确该项计划的主要任务及其在总体规划中的地位和作用，认真选取衡量该项计划发展水平的主要指标，确定发展的规模和发展速度，突出发展重点，规定适当比例，注意各项计划之间的协调。应当指出，在编制图书馆计划时，必须通过统计工作收集可靠的数据指标，并根据各项相关的指标，谋求最佳的发展方案。(www.xing528.com)

其次，图书馆组织。一旦图书馆确定了工作目标，制定了实施目标的计划和步骤，就必须设计和制定一项组织程序以期成功地实施这些计划。组织指对活动所需的资源加以组合，建立组织的活动与职权间的关系的过程。组织是发挥管理职能、实现管理目标、完成计划的保证。组织工作是一个分工的行为，同时又是一个组织各方面进行协作的行为。组织工作还包括人事工作，亦称人员配备，即为组织的工作过程中设置的工作岗位配备合适的职工人选。因此，在图书馆管理系统中必须要有健全的组织机构，明确各个工作岗位的职责，确立各级人员之间的相互关系，做到职责分明，权责结合。只有这样，才能实现管理过程中的各项决策和各项计划。组织职能主要包括以下要素：（1）对图书馆相关活动进行合理地组织，使之具有一定功能和位置；（2）授权是图书馆馆员发挥作用的前提，管理者必须决定要授予的职责和职权，这在以业务工作为主体的图书馆显得尤为重要；（3）尽可能使组织结构扁平化，确保完成工作的信息能够运转通畅；（4）管理者要了解自己图书馆与相关部门间的关系及其对图书馆运作的影响。以高校图书馆为例，各学院、系部是图书馆的主要服务单位；后勤、财务部门则是图书馆工作运行的保障部门。

第三，领导行为。图书馆管理中的领导是指一个人通过对其他人施加影响并对他们的活动进行鼓励、激励和指导，从而帮助实现群体或组织目标的过程。领导是有效管理的一个重要因素。当图书馆领导者卓有成效时，馆员就具有高度的积极性、强烈的忠诚感和事业心，工作就会积极主动并有上佳表现；当领导者不能有效地进行领导时，他们的下属就难以发挥其聪明才智，工作积极性不高，也可能产生不满情绪。

第四，决策过程。在不确定的环境中，每个人不论在何种组织内或在组织的哪个领域中，都随时面临决策问题，需要在两个或者更多的方案中进行选择。从决策发生的概率看，图书馆决策通常包括常规性决策和偶发性决策。常规性决策主要包括图书馆重复发生地，并且遵循规定的政策、程序和规则。图书馆常规性决策主要包括图书馆战略发展方针、政策方面的决策，以及各项业务和管理工作的决策，采编部门的文献采访编目原则，分类法的选择，馆藏划分方案的选择，流通部门的排架方式的选择，开架与闭架方式的选择等；财务、设备方面的决策，包括经费预算及其合理分配，设备、用品的选择等；人事方面的决策，包括人员智力结构的确定，人员更新与培训的方式，奖惩制度的制订等等。偶发性决策是图书馆日常工作中针对偶然发生事件所做出的选择。包括冲突管理、临时性工作调配等。

第五，协调。协调是管理过程中不可缺少的环节，它可以使图书馆事业的建设或图书馆的各项工作趋向和谐，避免矛盾和脱节现象。图书馆的协调，从微观角度来看，指的是图书馆内部纵向和横向的协调。纵向协调，就是要保持图书馆各层次与系统的上下平衡；横向协调，就是要保持图书馆系统各层次彼此之间的协作，以避免各个工作环节和各个部门之间发生脱节或失调现象。图书馆的协调，从宏观角度来看，是指与图书馆外部的协调。这种馆际之间的协调，也分为纵向层次的协调和横向层次的协调。纵向层次的协调指的是本系统图书馆从上至下的协调；横向层次的协调指的是本图书馆系统方针、任务与其他图书馆系统的协调。如省级图书馆属于公共图书馆系统，除了要与整个公共图书馆系统协调外，还要同高等学校图书馆系统、科学图书馆系统及其他图书馆系统进行横向协调，使各个图书馆系统紧密联系，均衡发展，从而充分发挥各种类型图书馆的功能，为广大用户服务。

最后，控制。控制是对各项活动的监视，从而保证各项行动按计划进行并纠正各种显著偏差的过程，它与计划、组织、指挥和人员配备目标的实现密切相关。许多管理者认为图书馆控制职能仅仅存在于领导层，这种认识是不够的。即使是基层馆员同样存在控制的职责，通过控制来纠正业务工作的偏差。控制不仅是对现有工作成果进行评定，更重要的是认识和判断工作发展的趋势并为改进工作提供信息反馈。可以说，没有良好的信息反馈，图书馆就无法对自己的各项工作进行有效的控制。这是因为控制的功能是通过输入、中间转换、输出、反馈四个环节来实现的。输入包括两个方面：一是物流的输入（包括人、资金、设备、物资、文献等）；二是信息流的输入（包括各种决策、计划、规章制度等）。中间转换包括物流、信息流在图书馆各层次系统中的实际运动过程。输出包括品种数量、成本等各种指标。反馈即将输出信息回收到输入端，与原给定物流、信息流进行比较，发现差异，查明原因，予以消除。这样就达到了控制的目的。反馈是控制中最重要的一环，反馈的信息有真假之分，必须对反馈的信息进行去伪存真的分析，以便对图书馆系统的各个工作环节进行有效的控制，保证图书馆均衡地完成工作计划，取得最佳的服务效果。