商业电子资源选购的方法

商业电子资源，指由电子资源提供商或出版社生产发行的、商业化的正式出版物，包括电子期刊、电子图书等，这类资源多为已购买或者被授权使用图书馆界面的内部用户和远程用户服务，商业电子信息资源在图书馆的信息资源中占据相当大的比重。

商业电子资源是图书馆虚拟馆藏资源建设中重要的一环，相比于其他采购渠道，这是最便捷的途径。图书馆采选人员在一定的采选要求下，与电子资源供应商签订合同，在一定期限内有权检索利用供应商提供的电子信息数据，以便读者使用。

（一）采选原则

采购电子资源，旨在满足读者的信息需求，为读者提供高质量的信息服务。各大图书馆立足于本馆的建馆宗旨、馆藏资源发展目标，围绕着读者的信息需求和网络资源的特征等情况，在采选电子信息资源的过程中，应当遵循以下几点原则。

1．针对性原则

在选择电子资源的时候，应当遵循针对性原则，即首先要考虑的就是所选择的电子资源，应当是能够满足用户迫切需要、与图书馆信息资源建设方向相一致的信息资源。

2．权威性原则

对于所采选的电子资源，应当具有权威性。一般而言，为了保证信息资源的质量，图书馆大多会选择知名度高、国内外公认且具有权威性的信息资源。

3．网络化原则

在选择电子资源的时候，要尽可能地选择网络型数据库。坚持此原则能保证电子资源有较快的更新速度。

4．效益性原则

电子资源的采购具有连续性的特点，其价格每年按一定比例上涨，正因如此，一旦决定采选，图书馆每年要预留固定的经费。在数据库的选择过程中，要关注价格性能比。

5．兼顾性原则

要求印刷文献资源与电子资源协调统一，参考数据库、全文数据库、事实数据库的协调与统一。在采购经费充足的情况下，满足读者文献需求的同时尽可能地提高经济效益。

6．便捷性原则

采购电子资源的时候，要尽可能地设立镜像站点或通过专线访问方式，这样做便于读者对电子资源的获取。与此同时，还应当着重考虑读者使用习惯，例如，使用界面是否友好，系统维护和系统管理是否方便，相应的硬件、软件设备配置是否合理等因素。

7．长期保存性原则

要保证图书馆在订购合同期限内对电子资源的长期保存和永久使用，不能因取消订购合同或合同到期等原因而影响原合同期内数据的长期保存和永久使用权。

8．服务优化原则

为了进一步提高电子资源服务的质量和可靠性，应当为读者提供全天不间断的服务，保证服务器端网络接入和存取速度的高效、快捷、方便，必须保证信息资源的内容完整、功能齐备。坚持以读者需求为中心的原则，注重培训，不断提高服务人员的水平和素养。

上述内容为商业电子资源采选的一般性原则，针对一些特殊类型的图书馆，根据其特殊要求，应制定相应的特殊原则。

（二）采选标准

从图书馆的发展历史来看，在纸质资源的采集、流通和利用等环节中，图书馆已经制定了一套可行性较高的制度规范。在数字时代背景下，随着虚拟信息资源在馆藏资源占据的比重不断加大，目前的印刷型文献的采选标准不适用于电子信息资源的采购，应当重新确定一套选择标准。

立足于国内外有关电子信息资源的采选研究分析，目前尚未形成一个统一的采购规范。从国内外相关的评估标准研究分析来看，对于电子信息资源的采选，应当从多维度的角度去思考，比如，检索系统及功能、电子资源的内容、电子资源的性价比等方面。

1．电子资源的内容

电子资源的内容是电子资源采选标准最重要的考量因素之一。图书馆在采购电子信息资源之前，首先会收集与之相关的数据，通过对比研究之后分析拟采选的电子资源是否与本馆馆藏资源发展方向相一致，是否具有四大特点（广、快、精、准）。内容的全面性是指广，内容的实效性是指快，内容的权威性是指精，内容的准确性是指准。电子资源内容的具体指标包含有量化指标和非量化指标，主要包括：

（1）绝对质量。所收录信息自身质量的高低又被称为“绝对质量”。衡量绝对质量的因素：资源类型及其数量、核心出版物数量、时间跨度、数据更新周期、数据来源的权威性、注销出版物数量等。

（2）相关程度。该种商业电子资源的收录范围与个体图书馆的信息资源建设目标的相关性又被称为“相关性”。相关程度随着相关性的增大而逐步增大，反之亦然。任何一种商业电子资源的绝对质量再高，但它与图书馆信息资源建设的目标不相匹配，也就是说这种商业电子资源的相对程度较低，该电子资源也不可以列入图书馆的采选计划之内。通常情况下，相关程度应在75%以上。

（3）重复率。数字时代的图书馆信息资源建设的两大重要组成部分就是实体馆藏与虚拟馆藏，商业电子资源又是虚拟馆藏的主体。将电子资源的收录内容与图书馆现有的各类资源在商业电子资源的采选之前进行比较，并且要计算出它们之间的重复率，如果重复率过高，图书馆就要通过制定相应的政策对资源类型或同类资源进行调整，以降低其重复率。否则该电子资源不应列入采选计划之内。通常情况下，重复率不应超过30%。

（4）一次文献的数量。计算机技术和互联网的发展，为全文型电子资源提供了传输便利和海量存储的可能性。在文字型电子资源中，全文型电子资源所占的比例最大。全文型电子资在所有电子资源类型中所占的比例，以及一次文献的数量在某一具体数据库中所占的比例是电子资源采选过程中两个重要的参考依据。通常情况下，在一个图书馆内部，其全文型电子资源的数量应不低于其商业电子资源总数的67%；每一种全文型电子资源中一次文献的数量应不低于50%。

2．检索系统及功能

与传统的印刷信息资源相比，电子资源依赖一定的检索系统，这也涉及该信息资源的内容。一个功能齐全的检索系统有利于提升电子信息资源的使用体验感，对于同一种电子资源来说，检索系统的功能不同会导致检索的结果和效率存在较大的差异。因此，在采购电子信息资源时，需要充分考虑检索系统及其功能的齐全程度，比如，检索系统提供的功能、检索技术与方法、检索结果的处理方式和用户服务四方面。

（1）检索系统提供的功能。主要指系统在用户查找文献时所提供的各种检索途径和检索入口。检索途径和检索入口越多，用户查找文献就越方便。检索系统应具备的功能包括简单检索、自然语言检索、复杂检索（高级检索）、图像检索等。系统提供的可检索字段应包括文献题名、责任者、出版年、出版物名称、文摘、机构名称、关键词等。

（2）检索技术与方法。系统提供给用户使用的各种检索技巧及策略就是检索技术与方法，检索技术与方法能够帮助用户简便、快捷地查找到所需的信息。值得注意的是，还应当将不同的检索技术与方法提供给多媒体信息和文本信息。

①文本信息检索的主要技术与方法。对于文本信息进行查找，其基本的检索技术与方法主要包括截词检索、布尔检索、短语检索、中间截词检索与位置检索、限制检索等。

②多媒体信息检索的基本方法。通常情况下，媒体信息具有海量规模、结构复杂、冗余性强、时序变化等特点，正因如此，对于这类媒体的信息检索，不宜于沿用文本信息的检索技术与方法。对于非文本信息通常需要采用“基于内容检索”的方法。所谓“基于内容检索”，指为了更好地分析视频、音频等数据的内容，借助图像理解、语音识别等技术提取其中的图像和声音，在此基础上进行整理和检索，为读者理解信息内容提供依据。对于图像与视频信息来说，其基于内容检索的主要类型有基于形状特征、颜色特征、视频动态特征、纹理特征等；对于音频信息来说，其基于内容检索的主要类型有语音检索、音乐检索等。

（3）检索结果的处理方式。用户检索、利用电子信息资源的一个重要环节是检索结果的处理，它对用户检索、利用信息资源起到一定的作用。不同的检索系统或平台，有不同的检索处理方式。基本的衡量指标是指检索结果显示、检索结果保存、二次检索、超链接、下载数据所采用的格式等。

检索结果显示。功能强大的检索系统往往会提供多种方式显示检索结果。例如在显示结果中，可根据读者需求选择字段内容；标记记录在翻页时可继续保留；检索结果排序可提供按相关度大小、文献发表时间、文献题名、作者姓名、网络的URL等多种方式；提供个性化的显示方式，用户可自定义检索结果数据、检索结果格式、检索结果排序、最大显示数据量等。

检索结果保存。保存检索结果的方式可以是打印、存盘及电子邮件发送等。

二次检索。系统还提供二次检索功能，以达到缩小或限制检索结果的目的。

超链接。系统提供与其他资源之间的超链接。通常需要提供与同一种电子资源内其他记录的链接，与同一检索系统或平台内其他电子资源的链接，一次文献与二次文献的链接，与收藏资源的链接，与相关网络资源的URL的链接。

下载数据所采用的格式。应提供标准格式，如PDF、HTML、SGML等。

（4）用户服务。除了检索功能之外，检索系统为用户提供的其他服务又被称为“用户服务”。主要包括检索系统的说明，帮助文件是否简单、完整、易查；用户的检索历史记录列表；常用参考工具，例如关键词表、刊名列表、百科全书、机构名录、字典、词典等，供用户查阅；电子出版物的最新出版信息报道，例如目次（TOC）服务；网上培训服务等。

3．试用与使用统计分析

电子资源的试用统计数据与使用统计数据是由电子资源供应商或出版社定期提供。它是电子资源采选、更新与续订与否的重要参考依据之一。早在1998年11月，图书馆联盟国际联合体就制定了《基于WEB的信息资源统计标准指南》（以下简称《指南》），并于2001年12月对其进行了修订。该《指南（2001版）》为联盟管理者提供了有效履行职责的信息，以及在当前网络环境下，为电子资源供应商提供了传递电子资源使用统计的实用框架。《指南（2001版）》将报道的数据要素做了进一步简化，但是强化了管理方面的数据获取、保密性、用户数据的传送及报告格式。该《指南（2001版）》要求电子资源供应商提供的统计数据应具备以下几条标准。

（1）最基本的统计指标。电子资源供应商必须提供最基本的使用统计指标，每项统计能够根据电子资源供应商提供的专门数据库、按机构的IP地址或其他特殊的数据元素（例如，账号）、整个联盟或集团及时间段进行统计。基本统计指标包括登录次数、检索次数、菜单选择数、以全文为单位的使用统计数等。

（2）用户隐私和保密权。电子资源供应商未经许可不得对外发布或出售有关个人用户、联盟，以及其他成员馆使用电子资源的统计报告或数据。

（3）机构或联盟的隐私权。电子资源供应商除了向其他成员馆或联盟管理者外，未经许可，无权发布或出售关于特定机构或联盟使用电子资源的统计信息。

（4）统计数据的获取。若是集团或联盟采购，联盟管理者只能通过唯一的获取方式得到联盟中授权的每一个成员机构的使用统计资料。其他成员馆可以获取联盟中所有成员馆的使用统计数据，除非该成员馆不同意将其使用统计数据向其他成员馆公开。但是联盟统计汇总应包括所有成员馆的使用统计数据。

（5）用户数据的传递。用户使用的数据统计报告必须通过一个基于Web的互动的报告系统传递给用户，最好是实时传递。可以根据用户的要求定制用户使用数据报告，并详细说明许可协议中相关部分。许可协议中规定的数据应该以简单明了的文件形式提供给用户，并允许用户下载至本地并对数据进行处理。电子资源供应商最好以图表的形式向用户提供数据，对历史数据保存的最低年限应不少于3年。

（6）统计术语的定义。电子资源供应商应对每种统计指标提供解释性文字或明确的定义。

（7）统计数据分析报告。统计数据分析报告的格式要规范。

4．价格性能比

电子资源的总价格应包括电子资源购买单价、印刷型出版物的投入、每年的自然上涨幅度、专门为某一种电子资源配备的硬件设备、电子资源检索系统及相关软件的费用等，电子资源的使用成本主要包括登录成本、检索成本、下载成本等。登录成本是指根据电子资源总价格和使用登录统计结果，计算用户每登录电子资源一次的成本。检索成本是指根据电子资源总价格和使用检索统计结果，计算用户每检索电子资源一次的成本。下载成本是指根据电子资源总价格和使用下载统计结果，计算用户每下载一篇文章或文摘的成本。电子资源采选过程中成本核算是为了保证合理利用信息资源建设的经费。

5．出版社与供应商提供的服务

出版社与供应商提供的服务与电子资源的质量和用户有效利用关系密切，电子资源采选与更新的重要评价指标主要包括以下几项。

（1）数据传递方式。国内外出版社与供应商提供的主要方式有以下几种。

国际网是指电子资源在国外，通过国际互联网直接访问，用户在使用国际网的时候，需支付国际网通信费。数字输入信号（简称“DI专线”），电子资源在国外，通过专线服务访问，由出版社与供应商租用此服务并支付通信费，即使没有国际网权限的用户也同样可以访问电子资源，不需要支付国际网通信费。

本地服务。建立本地镜像服务器。

由电子资源供应商提供裸数据，使用本地开发的系统。

国内出版社与供应商大多采用直接访问或本地镜像方式，采用哪种方式最佳，还是要根据硬件投入的成本、本地网络情况等因素而定。

（2）电子资源的访问方式。国内外出版社与供应商主要采用电子资源的访问方式有两种：第一种方式采用互联网协议（简称“IP”）地址控制，用户自动登录访问；第二种方式是登录的时候，使用用户名和密码，同时还应注意是否有并发用户数的限制。

（3）数据更新服务。通常情况下，电子资源的更新周期有日更新和周更新两种。建立本地服务的时候，要特别注意出版社与供应商能否按时更新本地数据、数据有无遗漏等问题。

（4）突发问题的处理。电子资源采选前，要事先同出版社与供应商就电子资源使用过程中可能出现的问题进行谈判，要求出版社与供应商就使用过程中的突发问题建立预警机制，要提高快速反应能力，制订最方便、最快捷的应对措施和解决方案。包括在电子资源使用过程中的突发问题要指定专人或专门的部门负责处理，如服务器突然中断、用户使用权限被终止等。出版社与供应商如因系统升级、硬件更新等情况，需暂时中断服务的时候，应事先通知用户。

出版社与供应商对用户恶意下载、滥用数据库等不合法使用电子资源等问题，一定要采取积极稳妥的处理方法，既应向用户广泛宣传有关合理使用电子资源方面的知识，在广大用户中树立合理使用为荣、滥用为耻的意识，又应保证出版社与供应商的合法权益。如果发现使用不合理，要及时与图书馆进行沟通，而不应采取强制、武断的办法中断服务。

（5）与商用电子资源配套的数据的提供。与商用电子资源配套的数据主要包括以下几种。

数据库中收录的电子图书、电子期刊、会议论文、学位论文等内容的MARC记录。

包括ISSN或网址、ISBN、所属学科等在内收录文献的列表，标准的用户使用统计报告等。

（6）管理系统的访问权限。出版社与供应商应将管理系统的访问权限提供给图书馆，图书馆有权登录电子资源管理系统，下载各类文件与电子资源配套，或修改与本图书馆用户有关的信息。

存档，是指对已购买的电子资源进行长期保存、拥有和使用，不受该电子资源是否继续购买，出版社与供应商是否存在制约。存档的主要方式：数据+系统、印刷型出版物、裸数据。

数据+系统。出版社与供应商一同提供相关的电子数据和软件。考虑到计算机系统和储存媒介的更新速度，这类数据难以长期保存。

印刷型出版物。一般而言，在售卖电子信息资源时，出版社与供应商会以超低价将对应的印刷型出版物配套出售，这种价格模式称为“印刷附加”。(www.xing528.com)

裸数据。出版社与供应商只为图书馆提供采购的数据，不提供相配套的软件，这种存档方式能够长期保存、使用和拥有电子信息数据。但是对于这类裸数据的提供方式，有一定的标准，同时，图书馆需要支付额外的费用采购软件系统。

（三）采购模式

在新技术时代下，商业电子资源的采购模式多种多样，根据规模的大小，分为单独采购和集团采购。

1．单独采购

单独采购，指图书馆在自身馆藏资源发展方向的指导下，单独与电子资源供应商签订相关的采购合同。

2．集团采购

集团采购，指多个图书馆在自愿的原则下，组成集团，选出代表与供应商进行电子资源采购谈判，再由各组成员分别与供应商签订采购合同。

集团的基本组成单位是个体的图书馆（即成员馆）。集团的组织模式主要有地区集团、行业集团和复合模式与全国性集团。

（1）地区集团。不受信息服务机构种类的限制，某地区范围内或某省内的图书馆自行组成“图书馆集团”。

（2）行业集团。行业集团是以某一个行业为基础，由行业内的图书馆组成。代表性的行业集团有中国科学院系统的国家科学数字图书馆集团、中国高校文献保障体系等。由于这种组织模式的成员馆隶属于相同的行业，对电子资源的需求有相似性，很容易组成一个具有一定规模的行业集团，以获得实惠的价格和高质量的服务。

（3）复合模式与全国性集团。复合模式与全国性集团同时具有地区集团和行业集团的两种特点。最具有代表性的复合模式就是全国性集团，它囊括了行业集团、地区集团和没有加入任何集团的图书馆。

电子资源集团采购的意义体现在以下几方面。

（1）对图书馆而言，集团采购可以享受批量采购的优惠价格，与此同时，集团采购还能够节省成员馆分别与供应商谈判的时间和精力。

（2）集团内合作选择资源，对于馆际合作和资源共享有一定的积极作用。

（3）集团采购对于促进集团内各图书馆之间在电子资源使用方面的培训、交流、宣传具有一定的积极作用，不仅提高了电子资源的利用率，而且提高了图书馆人员的业务水平和服务质量。

（4）集团采购有利于提高供应商的服务质量，提供更完善的服务。

（四）价格模式

1．电子资源的成本

出版社出版发行电子资源如同印刷资源一样，它们的成本同样包括编辑、评议、市场营销以及其他一般管理费用。虽然，电子资源的发行为出版社节省了印刷、投递等部分费用，但还要增加由于开发新的存取方法以及提供支持新的存取方法的服务器和技术所需的开支。

2．电子资源价格的依据

决定电子资源价格的依据多种多样，根据不同的依据，电子资源的价格也不尽相同，有的根据收录电子资源的数量，有的根据浏览、打印或下载数据量，有的根据文献信息机构所服务的用户数量，有的根据并发用户的数量（有限或无限）而定。

3．电子资源的价格模式

（1）单个电子期刊的价格模式。图书馆对单个电子期刊的订购，通常有以下几种价格模式。

订购印刷本而免费获取电子版。单个电子期刊的价格模式为出版社提供了一种非常好的销售手段，与此同时，为图书馆以最少的经费投入向其用户介绍和宣传电子资源提供了很好的机会。

在订购印刷本的基础上需要增加一定比例的电子版费用。这种模式是指图书馆在订购印刷本资源的同时只需增加适当的费用即可获取相应的电子资源。

（2）打包数据库或集成式数据库的价格模式。所谓打包数据库是指集合出版社出版的电子资源。一些出版社所定的价格基于图书馆必须订购的印刷本资源的数量，在一段时期内禁止图书馆停订其印刷本资源。此在订购此类数据库之前，电子资源采选人员应慎重选择印刷本。

集合若干个出版社出版的电子资源又被称为“集成式数据库”。例如，重庆维普中国科技期刊数据库、清华同方中国知识资源总库等。此类数据库可以实现不同出版社、不同资源类型的集成检索。集成数据库通常由期刊代理商和中间商负责销售，其价格模式是以整个数据库为销售对象，情况较为复杂。

（3）集团采购电子资源的价格模式。在电子资源的销售市场上，集团采购占有不可或缺的地位。集团采购电子资源在我国的价格模式主要有两种。

集团总价法（一笔总付法）。根据集团类型（全国集团、行业集团、地区集团），出版社给出整个集团的电子资源采购的总价格，集团买断后在集团内部再进行价格二次或三次分配，最后将参加集团的每个成员馆购买数据库所应支付的价格确定下来。集团采购电子资源的价格模式适用于数据库内容应用价格较低、范围广的数据库采购。此模式的最大优势是节省数据库商的推广成本，能够有效降低集团采购的价格。

成员馆单价法。是指出版社向每个成员馆提供的价格，然后再根据参加集团采购的成员馆数量给出集团折扣价格，参加集团的成员馆越多，折扣越低，电子资源的单价就越便宜。成员馆单价法根据数据库单价高低又分为平均价格法和特殊规则法。平均价格法是指当数据库的单价为中低价位的时候，参加集团采购的成员馆不论其规模大小，统一按数据库的平均价格购买数据库。特殊规则法是指当数据库的单价为中高价位的时候，根据一定的规则将参加集团采购的成员馆分为若干个不同的等级采购数据库，以保证中小规模的图书馆也有购买力来采购电子资源。

（五）采选程序

在电子资源采选过程中，无论采取单独采购模式还是集团采购模式，各个图书馆的采选程序大致相同。其采选过程如下。

1．制定馆藏信息资源发展政策

根据图书馆的服务对象、发展目标、经费来源等制定馆藏信息资源长期和短期发展政策。它应明确规定图书馆信息资源建设的发展方向以及应达到的建设目标。在馆藏信息资源短期发展规划中，应明确规定各种载体形式资源（印刷本资源、电子资源等）、各种语种形式资源、各种级别资源的发展目标。它由一系列文件组成，不仅是图书馆开展信息资源建设的指导框架，也是图书馆就有关电子资源建设的方针政策向用户进行宣传的参考依据。

2．确定经费

在确定电子资源采集年度经费预算过程中，重点应考虑以下几项内容：

（1）维持现有电子资源的经费。对于已订购有电子资源的图书馆，每年的经费预算中应将续订的经费预留出来，并且还要考虑每年的价格上涨幅度。

（2）重要电子资源的采购。在电子资源采集过程中，有时会出现一些新的电子资源，这些资源关系到图书馆的核心竞争力以及信息资源保障率。

（3）目标资源的采购。是指图书馆根据信息资源的发展目标，迫切需要采集的电子资源。

3．熟悉和了解电子资源

电子资源采选信息的途径和方法有些是电子资源采集人员主动采取，有些则是被动采取。但是作为电子资源采集人员应主动发现适合本馆发展目标的电子资源，围绕电子资源建设积极开展相关性研究，把握电子资源发展动态，而不应该采取消极的态度来面对。

（1）用户或图书馆业内同行推荐。用户通过国内外会议、同行交流等渠道获取其教学、科研所需的特定电子资源的信息，并且主动向电子资源采选人员推荐或提出荐购意见。图书馆业内同行之间的相互交流、相互推荐等均为电子资源采选人员了解和获取电子资源出版发行信息的重要途径。正因如此，电子资源采选人员应主动通过各种方式与图书馆的专家、教授、科研人员进行沟通，同时加强业内同行之间的会议交流等，不仅能及时了解和掌握电子资源出版发行信息，而且能及时了解与掌握用户和读者的需求。

（2）目录。国内外出版社出版及发行的最新版出版信息目录。通过目录可以查找到所需要的信息资源，并且可以直接链接到出版社主页，通过主页可以查找信息资源的价格和订购信息。通过官网也可以获取更多的信息。

（3）连续出版物预订代理商。连续出版物预订代理商不仅为图书馆代理印刷本的电子资源，而且还受国内外一些出版社的委托，代理销售各种数据库、电子期刊等，采选人员能及时了解图书馆的电子资源的出版发行动态。

（4）出版社。电子期刊的出版社有的提供单一种类期刊，有的以打包的方式提供完整的电子期刊数据库，有的两种方式均提供。出版社的网站是电子资源采选人员获取最新信息的最佳途径。

（5）供应商。集成式数据库中即包括来自不同出版社出版的电子文摘、期刊全文、文献引文等，集成式数据库通常由供应商提供。对于供应商提供的信息，电子资源采选人员一定要做到尽量多地掌握，通过他们的网站把握电子资源的出版发行动态。

（6）试用信息。有些出版社通常会在每年最初的几个月提供他们网上最新的电子期刊的免费试用，这为电子资源采选人员提供了极好的机会来熟悉电子资源以及出版社的最新出版动态。

（7）免费电子期刊。互联网上有许多高质量的、基于网络发布的、免费的电子期刊，这些电子期刊需要电子资源采选人员进行搜集整理。免费电子期刊包括以下几种类型。

①通过订购印刷型期刊等方式，图书馆获得的免费电子版期刊。

②开放存取的电子资源。

③大众化、普及性印刷型期刊的电子版，例如，计算机杂志，这类期刊通常由网上广告提供经费支持。

④时事快讯和技术类出版物。

⑤学会和协会的时事快讯。

⑥新创刊的网上电子期刊，通常由大学等组织资助，带有实验性质或为多媒体，有时还带有同行评议。

⑦从电子出版物中获得的免费期刊。

⑧通过互联网获得的长期免费期刊。与商业电子资源相比，网上免费的电子资源通常具有内容广泛、存储分散、动态性强、时效性和稳定性差等特点。电子资源采集人员应随时掌握网上各种免费电子资源的发布信息及分布情况，避免电子资源的重复采购。

4．初始评估、试用和最终评估

图书馆要依据电子资源的采选标准，对所获取的电子资源信息进行初始评估，对于其中符合标准的电子资源，将其列入拟采购的计划之中。一旦选中某一资源，图书馆要求电子资源的供应商安排试用，并开始组织试用期间的评估。个别情况下，有的图书馆只是凭借供应商的信誉和其他已经采购的机构使用效果作为其选择的依据。通常情况下，图书馆通常要组织一个专家小组来进行试用和最终评估，专家小组主要包括学科专家、馆藏建设专家、读者或读者服务方面的专家、技术专家（负责网络、客户机、服务器、认证系统等）、图书馆的主管人员（主要考虑被提议的许可协议、经费等问题）。需要指出的是，在大多数情况下，很难完整地得到用户的反馈意见，正因如此，专家小组的评估意见至关重要。

5．签订电子资源使用许可协议

在数字时代背景下，国际上通行的购买、租用或存取电子资源的方式，是通过电子资源供应商向图书馆授权，并由双方商定签署电子资源使用许可协议，将电子资源的使用权赋予图书馆。

从20世纪90年代开始，国外图书馆界、出版界、电子资源供应商等都已经意识到许可协议的重要性，并试图研究制定许可协议模型。英国出版商协会、高等教育基金会的信息系统联合委员会和图书馆界人士最先提出了许可协议的格式、概念和条款的模型。他们提出了四种不同的许可协议模型，分别适合于学术图书馆、学术图书馆联盟、公共图书馆等。

从签署对象分，国内图书馆所签署的电子资源使用协议有两种，即获得国外电子资源供应商授权而签署的许可协议和获得国内电子资源供应商授权而签署的许可协议。从许可协议的签署模式分，包括集团签约和单馆签约。从本质上讲，许可协议是一种法律界定，界定了协议双方不同的目的和利益。一方是为读者和机构寻求信息资源的图书馆，另一方是拥有或有权支配这些电子资源并寻求图书馆的出版社或供应商。

无论是集团签约的代表还是单馆签约的代表，无论是与国外供应商，还是与国内供应商，在正式签署协议之前，都应仔细研读协议中的各项条款，并有权也有责任就每份协议中的具体条款与出版社或供应商进行讨论。许可协议中主要涉及如下事宜：使用期限、双方责任与义务、电子资源的使用（内容的连续性与完整性、更新周期、合理使用、合法用户、开放式链接等）、馆际互借与文献传递、价格模式、文档格式、长期获取和存档、使用统计分析及反馈、用户信息安全及私密性、用户培训及售后服务承诺等诸多方面，协议未尽事宜由双方协商解决。

在许可协议谈判过程中，应注意以下三点：

（1）图书馆有权要求电子资源供应商提供图书馆母语写成的许可协议文本，以免出现法律纠纷的时候，由于其他非图书馆母语写成的文本，引起翻译或理解上的偏差而造成的损失。

（2）针对不同类型的图书馆，凡许可协议中涉及的术语、条款和规定，图书馆应要求供应商对其进行明确的定义和解释。

（3）电子资源使用许可协议文本应该平衡双方的责任和义务。协议文本首先要对双方的责任和义务进行明确的界定和具体的阐述。然后，对于一些需要特殊说明的内容，可利用补充文本进一步说明。

6．租用、获取、购买电子资源

协议双方就电子资源使用许可协议达成一致意见之后，即可签署许可协议。在下一步的具体采购过程中，首先要对电子资源进行正式安装或开通测试，然后向用户提供电子资源的书目数据、向用户提供该电子资源的使用说明，待所有运行正常以后方可支付采购费用，以免因非正常运行造成的浪费。

7．管理、发布电子资源

图书馆要管理已采购的电子资源，及时向图书馆的合法用户进行发布，以免延误其使用的时间。电子资源的管理主要包括各种链接（与已有馆藏的链接、与全文的链接、与其他资源的链接等）、电子资源的整合、电子资源的编目、电子资源的使用宣传、电子资源的存档、电子资源的使用状况分析等。对于非一次完全支付费用的电子资源，要对其许可协议使用期限内的权益进行全面评估，以此决定是否续订还是停订。要对一次性支付费用的电子资源，进行定期的成本效益评估，对于使用效果欠佳的电子资源要认真分析其原因，并及时解决使用中存在的问题，以免做出错误的判断。