实体馆藏信息资源的组织方法

实体馆藏信息资源的组织，以一定的物理形式为载体，图书馆在结合信息资源的内容、馆藏条件的基础上，从读者的信息需求出发，对信息资源进行综合的布局和管理，主动公示馆内的信息资源，在保管和收藏实体信息资源的同时，方便读者的查阅。

（一）书刊附盘的布局与管理

实体馆藏信息资源布局，指对于已经入藏的全部馆藏信息资源，根据规范和要求，在一定的分类标准下，将其分为多个模块，这些模块之间相互独立又相互联系。同时，建立多功能的数据库，以便信息资源的保存和使用，合理的信息资源布局和管理，能够方便读者迅速找到所需要的信息资源。

信息资源的载体形态随着计算机科学与技术的发展，也在逐步地由传统的纸质印刷类书刊向电子材料（软盘、光盘、U盘、网盘等）的过渡，在这一发展过程中，也产生了同时拥有以纸质与电子材料作为载体形态的图书、杂志和报纸，这也就是在图书、杂志和报纸中的附盘。

所谓图书附盘，是对图书内涵的概括，有助于读者更好地了解图书所表达的主题，同时也为阅读提供了相应的参考。但是由于附盘的类型复杂，要求专业的设备，这也对图书馆中实体信息资料的建立与管理，提出了新的要求。就图书附盘的发展状况分析，布局和管理的模式有以下几种。

1．合藏式

即期刊和图书的光盘等无论入藏何处，均放在一起。

（1）书库合藏式。即图书、期刊与随书、随刊的光盘均收藏于书库、阅览室，允许外借。优点是读者可将图书、期刊与随书、随刊的光盘借出阅读。缺点是书库空间需增大，读者无法在图书馆利用随书、随刊光盘，容易丢失、损坏。此方式适合无计算机阅览设备的图书馆使用。

（2）电子阅览室合藏式。将图书、期刊与岁数、随刊的光盘一并入藏电子阅览室，只限电子阅览室阅览，不外借。优点是方便读者在图书馆使用随书、随刊光盘，同时还能随时接受图书馆员的使用指导。缺点是需要在电子阅览室开辟专门的书架将附盘的图书、期刊统一管理，需要较大的空间，读者无法外借光盘，对光盘的使用常受到外部条件的限制（开馆时间和电子阅览室设备等）。此外，将附有光盘的图书、期刊在电子阅览室单独管理，图书馆对图书、期刊的集中管理变为分散管理。

2．分藏式

指图书、期刊与随书、随刊的光盘分别收藏于书库和电子阅览室，优点是有利于空间的节省。缺点是图书、期刊与光盘分离，读者需在书库和电子阅览室之间奔波，不方便读者使用。

3．网络管理式

指图书馆通过技术将光盘的内容进行处理，发布到图书馆的网站上，供读者在线浏览或下载使用。而图书、期刊与随书、随刊的光盘采取分藏式，分别收藏于书库和电子阅览室。网络管理式是对分藏式的改进。该方式的优点既保持了图书馆原有图书、期刊的布局不变，又节约书库和电子阅览室的空间，同时运用技术手段，解决了读者使用不便的难题。正因如此，该方法是目前对书刊附盘的最佳布局管理模式。但是，在使用网络管理的时候要投入一定的网络设备和网络环境。

对于书刊附盘如何布局管理和利用，各个图书馆应视本馆收藏书刊附盘数量的多少、网络条件、设备能力等方面来考虑，不必一味追求网络管理方式。

（二）实体馆藏信息资源的揭示

图书馆实体馆藏信息资源的建设，不仅要收集丰富的信息资源，而且要通过对信息资源的组织和揭示，以达到方便读者阅读的目的。而图书馆目录，就是图书馆用来揭示、识别、检索图书馆入藏信息资源的工具。它揭示信息资源特征，提供识别信息资源的依据，从信息资源的题名、作者、关键词、分类等方面指引检索信息资源的途径，并标识信息资源的入藏地点和排列位置。

图书馆目录的种类繁多，依照目录使用的方法不同，可以将目录分为两种：

第一种是手工检索式目录，是图书馆的传统目录，如书本式目录和卡片式目录。将信息资源的内容和外部特征，如记录作者、书名、出版社、出版年等，或以卡片的形式按顺序组成目录，或以活页的形式汇总成集，或以书本的形式装订成册。缺点是需手工翻阅，使用不便。

第二种是计算机检索式目录，如机读目录。机读目录是利用计算机识读和处理的目录。它是将信息资源编目内容（数据）经过计算机处理，以代码形式记载在计算机存储载体的一种目录。这些目录用计算机识别、处理和打印输出。与图书馆传统目录——手工检索目录相比，机读目录在图书馆计算机检索系统中，不仅可以为读者提供更多的检索途径，而且快捷，不受时间、地点等条件的限制，更方便读者查阅。

书本式目录、卡片式目录等传统目录一般设置在图书馆的目录厅（室）、阅览部及参考咨询部等处供读者查检。然而，近几年，随着计算机技术在图书馆管理的应用，尤其是在大学图书馆，传统的手工目录已经告别历史舞台，而机读目录已逐渐取代其他目录形式，在图书馆计算机检索系统中广泛运用起来。

反映图书馆全部馆藏的机读目录数据库就是书目数据库。通过书目数据库，读者可以在网上了解图书馆的全部馆藏信息，可以根据作者、题名、分类号、关键词、出版年、出版社、ISBN号等查询该馆所藏的信息资源的情况：图书馆是否已订购该文献，是在订购中，还是已经到馆；某一种信息资源在图书馆收藏有几本，分别收藏在哪几个书库，在哪一个分类区、哪一个架位；读者想借的某本书是否还在书架上等。

针对图书馆实体馆藏的书目，数据库系统可以全方位、多角度地展现和反映。而且，数据库系统也反映着图书馆的内部管理制度与服务水平，是图书馆整体智能化水平的重要表现。图书馆工作计算机化和自动化的前提条件，就是建立完备的馆藏书目数据库体系，如采选自动查重、流通外借。一个高质量的书目数据库，就可以为读者提供在线预约、文献传递等多种优质服务，同时用户通过使用计算机能够了解到馆藏文献信息。

建设书目数据库是一项复杂且艰巨的工程，关系着联机图书搜索、联机采选等网络功能的完成，为建立信息共享网络平台打下了基础。正因如此，建立高效的书目数据库，更全面的揭示实物馆藏信息资料，是数字信息时代图书馆作为社会组织集中管理实物藏书信息资料的一个重要基础服务工作。

（三）实体信息资源的清点

综上所述，在数字信息时代，图书馆运用书目数据库来揭示和管理实体馆藏信息资源。正因如此，定期或不定期地对一段时间流通、阅览后的实体馆藏信息资源进行清点，掌握馆藏实际情况，同时还是维护书目数据库的一个重要手段。因为，一个十几万条数据的庞大书目数据库，由于没有进行定期的维护，必然会形成许多垃圾信息。经过几年时间的使用，各种信息资源的遗失、破损等问题，书目数据揭示的内容与馆藏实际情况不符。而失去准确性和作废无用的书目数据的存在，只能误导读者和浪费计算机存储空间。通过清点工作，修改发生变化的馆藏情况和错误的信息，有利于提高书目数据库揭示馆藏信息的准确性，能保障图书馆业务工作顺利开展。(www.xing528.com)

随着信息技术的发展，多媒体等设备的广泛运用，实体信息资源清点工作的方式逐渐丰富，但仍然“以手工为主”。从图书馆清点工作的开展现状来看，具体方式如下。

1．实行“卡片清点”，书与卡相对应

在计算机没有普及之前，清点卡片，将书与卡片相对照，对信息资源进行清点。这种清点方式完全依靠手工，工作量大，容易出现漏算、错算等情况，需要花费大量的时间和精力。

2．直接使用已清点册数与典藏原始单相对照

这种方式的优点是清点速度快，但由于未与实物相对照，准确率不高，与实际情况出入较大。

3．从书目数据库中提取馆藏信息，打印清单

在计算机管理阶段，信息资源的清点工作方式以“提取数据，打印清单”为主。具体过程：提取数据—打印清单—人工对照—数据统计。与以上方法相比，该方式的确大大提高了工作的准确性与有效性，但也仅仅提高了统计参考，因为清查、核实、检查、统计等工作以及具体的清查工作都还需要通过手工进行。另外，虽然该种方法对统计中的错误无法加以纠正，但在实际的清查过程中仍采用了人工比照，因此整体的工作任务量仍然很大。

这些清点方式，均无法有效纠正书目中的数据错误，且工作量信息、清点数据等均无法由计算机系统自动生成。对于信息数据数目来说，重视清点管理工作和正确理解信息非常关键，在馆内的计算机综合管理中应当提高信息清点功能，同时提高信息资料的清查管理以及工作的智能化管理，是当前图书馆智能化管理中亟待解决的问题。唯有如此，才能进一步适应当前图书馆信息业务管理工作的新要求，这也是值得计算机集成管理系统开发商重视的问题。

（四）实体信息资源的数字化保护

图书馆馆藏信息资源具有特殊的精神价值和物质价值，妥善地对馆藏信息资源进行保护是图书馆的基本任务之一。图书馆通常从加强管理工作和改善信息资源的保存自然条件入手，采取一系列安全保护措施，如防潮、防晒、防高温、防尘、防磁、防虫、防菌、防鼠、防火以及防止人为损害，并对信息资源进行装订修补等，最大限度地消除导致信息资源损坏的各种隐患。随着信息技术的进步，图书馆对信息资源的保护也采取了新的技术手段，即对实体信息资源进行数字化处理。

实体信息资源数字化，就是运用数码技术将现有馆藏照片、纸质、光盘、录音录像等介质的资源进行加工，转换为数字信息资源，并通过计算机将这些数字化的信息资源存储在光盘等其他介质上，以备使用。将实体信息资源数字化不仅可以代替原始资源供读者使用，并且把原始资源保护起来。与此同时还可以提供电子版、网络版等多种多样的使用方式，从而可以有效地保护并有效地利用信息资源。能够起到降低原件丢失与损坏的风险，保护原始文献，同时满足读者对信息资源的多种需求，将信息资源的利用率进一步提高。实体信息资源数字化需要有相应的技术，同时还需要配备相应的设备（如扫描仪等）。

1．纸质信息资源数字化的方式

（1）扫描图像存储法。将纸质信息资源全文扫描录入，逐页存储为图像文件后，为其编制、建立目录索引数据库。然后将每一个图像文件的存储地址同它的目录索引的记录联结。

扫描图像存储法的优点是能保留图像资料的原貌，缺点是文件占用的存储空间比较大，网上传输速度慢，并且不能全文检索和屏幕编辑或摘录，需要人工标引，编目工作繁重。所以，该方法适合需要保存原貌的资料的数字化存储，如较珍贵的古籍、人物手迹、照片等。

（2）文本检索存储法。将信息资源全文以文本方式手工录入存储，或将全文扫描录入生成图像文件后，利用光学字符识别技术（OCR）将扫描后的图像文件转换成文本文件储存，并建立检索系统。

文本检索存储法的优点是文件占用的存储空间小，网上传输速度快，数据传输费用低，可以对储存的文件进行自动或半自动标引，减少著录标引工作量，并可实现逐字词式的全文检索。缺点是不能显示信息资料的原貌，该方式只适用于文字方式的信息资料，照片等资料不适用。

（3）文本图像存储法。将上述两种方法相结合，实现文本方式存储挂接信息资料原貌扫描图像。将信息资料的全文按原貌扫描生成图像文件以页面形式存储，然后利用OCR将其转换为文本格式，建立文本与图像页面一一对应关系。

文本图像存储法的优点是既可查阅信息资料的原貌，又可实现信息资料的逐字词式的全文检索和屏幕编辑或摘录。可以说，馆藏信息资源数字化保护、储藏的最佳方案就是文本图像储存法。

2．非纸质信息资源数字化的方式

（1）光盘。将随书光盘拷贝到网络磁盘（如磁盘阵列等设备）上，将光盘资源上传到图书馆的网站，读者通过访问主页上的链接获取光盘数据。

（2）磁带等音频资料。利用相关录音软件，将音频做数字化转录，然后再用相关的软件工具，将音频文件转换成RA格式或MP3格式文件保存在电脑上，并将MP3文件上传到图书馆的网站上，同时可将RA格式或MP3格式文件刻录成光盘备份保存。

（3）录像等视频资料。利用相关视频转录软件，将视频做数字化转录，然后再将视频文件利用相关的软件工具转换成RM格式或MPG4、MPG3等格式文件保存在电脑上，并将文件上传到图书馆的网站，同时还可将其刻录成光盘备份保存。

值得指出的是，图书馆在对实体馆藏信息资源进行数字化的时候，选择数字化对象是最先考虑的问题。图书馆数字化活动的主要目的不仅要保护珍贵或易损的馆藏信息资源，而且要进一步提升读者对图书馆信息资源的获取能力。因此，并不是图书馆的所有实体馆藏资源都必须数字化。

对于图书馆的馆藏资源，需要慎重考虑哪些资源急需和优先数字化，应当有所侧重，不妨借鉴国外和国内图书馆已有的回溯数字化项目，立足于本馆的馆藏特色，遵循经济效益原则，制订科学的信息资源数字化方案，推动馆内信息资源建设国际化进程。