专业数据和信息保障--专门档案的积极作用

专门档案的作用，具有积极和消极之分。充分认识其作用有助于在实际工作中合理地组织专门档案数据和信息的流动，有效地控制这些专门数据和信息的使用对象和范围，尽可能地促进专门档案的各种积极作用的发挥，同时有效地抑制或避免专门档案的各种消极作用的发生。以下主要探讨专门档案的积极作用：

（1）保障专业数据和信息。专门档案所包含的专业性数据和信息，是人们有效从事和组织各种专业性活动的必要条件和保障，是人们有效开展相关专业性活动的重要条件，具有现实的管理工具意义。所以，各有关单位和部门应注意在平时的专业性活动中留下记录，并加以积累保存，合理组织，以便在适当的时机发挥其积极作用。

（2）维系专业工作的正常进行。在现实社会活动中，人们需要利用专门档案中的数据和信息来达到有效管理各项专业性活动，实现各种专业工作目标的目的。认识专门档案的这种作用，有助于人们在现实的专业性活动中注意通过建立和健全相关的专业文件或专业记录的形成、积累、整序和归档等方面的制度，保证相关专门档案的齐全、完整和有机联系；同时也有助于在开展各项专业性活动的过程中，自觉地发挥所形成的专门档案的工具作用，避免“资源”闲置。

（3）监督检查各项专业工作的合法进行。为了有效地维护国家和人民的根本利益，我国的审计、税收、公安、司法等部门必须利用有关的专门档案，加强监督和检查。另外，在各单位和部门之间，为了及时、有效地了解相关问题或工作的进展情况，确保工作的质量与合法性，也可以利用专门档案所记录的数据和信息，进行定期或不定期的监督和检查活动。

【注释】
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[1]毛雯.档案管理工作研究[M].北京：中国原子能出版社，2017：33-65.

[2]杨红.档案管理理论与实务[M].上海：上海教育出版社，2016：55-58.

[3]上海市档案局.档案管理理论与实务[M].上海：上海教育出版社，2016：1-10.