专门档案对各种现实的专业性社会活动及有关的社会历史文化研究所具有的作用能力，就是其功能所在。这里主要探讨专门档案的两个普遍功能。
（一）数据与信息储备功能
专门档案是有关专业性活动原始性信息的存储器或资源库，是各种专业性活动的“历史记忆”。合理且有效地保存这种历史记忆，对于各项专业性活动连续有效地进行，是非常重要的。但需要注意的是，专门档案所承载的数据和信息，具有不系统的特点，这些原始信息需要必要的加工、整序和激活，才能显现出真正的价值。因此，专门档案是一种“信息源”，但并不一定就是“资源”，只有那些按照一定的目的或目标提取、加工、整合、激活之后的专门档案信息，才能成为一种有用的资源。
（二）有效依据功能
要想实现有效的专业管理，就必须进行科学合理的决策规划、计划指挥、组织协调、监督检查，而这些管理活动的正常有效进行，必须依赖于专门档案的数据和信息的支撑。(www.xing528.com)
（1）专门档案是进行科学、合理的专业管理工作决策与规划的依据之一。专门档案是管理者了解现实和预测未来的重要依据，因为其中的经验、教训、成就和不足等方面的信息一旦被挖掘、激活，就会成为一种重要的支持科学合理规划的依据性信息资源。
（2）专门档案是计划指挥的依据之一。制订计划时必须利用好现有的专门档案所提供的信息，从中找出有用的数据和信息。
（3）专门档案是组织协调的重要依据之一。专门档案是围绕着各项专业性活动形成的，既是这些活动的组成部分和证据，也是这些活动健康发展的必要保证。
（4）专门档案是实现专业监督和有效检查的重要依据之一。管理者必须注意从专门档案中获得相关的专业性活动的记录，并以此为根据，切实掌握有关专业性活动的真实情况，适时、合理地开展有效的监督检查工作。
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