图书馆信息化建设与实践-档案利用工作

档案的利用工作既包括档案馆（室）“提供档案利用”这一内容，又包括利用者“利用档案”这一内容。“提供档案利用”是针对档案管理者来说的，是指档案管理部门及其工作人员为满足利用者的需求，以档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法和途径，向利用者提供有关的档案信息。“利用档案”是针对利用者来说的，是指利用者为研究和解决某种问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案的活动。这两者之间的关系非常密切，可以说相辅相成。如果没有“利用档案”，那么“提供档案利用”就毫无意义。如果没有“提供档案利用”，“利用档案”也是不可能实现的。这两者往往先后或同时发生，表现为一个过程的两个方面。对于档案部门而言，明确这两个概念，有利于其明确自己的职责范围，同时也有利于其顺利开展工作，提高工作效率。

（一）档案利用工作的意义

档案利用工作尤其是“提供档案利用”是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中具有重要的意义。这具体表现在以下四个方面：

（1）档案利用工作是档案工作的根本目的和中心任务。整个档案工作的成果直接与各行业发生信息传递、文献供应和咨询服务关系。同时，其集中地体现着档案工作的方向和任务。

（2）档案利用工作是档案工作联系社会的一个窗口。档案利用工作是发挥档案作用、实现档案价值的主渠道，其直接服务于社会主义现代化建设。可见，其与社会的关系密切。档案馆（室）能否充分发挥馆藏档案资料的作用，快、准、全地向利用者提供所需要的档案材料，很大程度上也影响着其在社会中的声誉。

（3）档案利用工作有利于推动档案基础业务建设，提高档案工作水平。档案利用工作是在档案的搜集、整理、鉴定、保管等基础业务工作具备一定条件的情况下进行的。在进行档案利用工作过程中，能够比较客观地发现和了解档案工作中其他业务环节的优缺点，如搜集的档案是否齐全、整理是否科学、鉴定是否准确、保管是否安全等。也就是说，对档案基础业务管理工作进行了一次全面检验。这便于有针对性地及时采取措施加以解决，推动基础工作，提高管理水平。此外，档案利用工作还通过对档案原件进行提炼、浓缩、编辑，方便档案用户可以直接利用开发成果，而减少了对档案原件的直接使用，利于档案原件长久、安全保管。

（4）档案利用工作有利于促进档案工作人员业务进修学习，提高档案干部队伍素质和工作能力。通过档案利用工作，可以使档案人员加深对档案利用工作的重要性体会，提高认识水平。在提供利用过程中，档案人员通过大量、系统地查阅档案，可以进一步熟悉库藏，了解和掌握档案的内容与成分构成状况及档案完整、准确和系统程度，丰富实践经验，不断提高管理水平。同时，还有利于档案人员开阔视野、激励档案人员努力学习，挖掘本单位从事的有关业务知识，提高档案开发方面的知识和文字水平。

总体而言，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。它不仅是档案工作的根本目的和中心任务，而且它对整个档案工作的开展有决定性影响。实践证明，做好档案利用工作才能使整个档案工作更具有生机与活力。

（二）档案利用工作的具体要求

档案利用工作又称档案提供利用工作，是指档案部门以馆（室）藏档案资源为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项工作。

档案人员应树立良好的服务观念，分析预测不同的利用者在不同时期的利用需求，掌握利用工作规律，熟悉馆（室）藏内容，并为利用者提供必要的设备和条件。(www.xing528.com)

（三）档案利用工作的基本形式

档案利用工作的基本形式主要有以下几个方面：

（1）档案阅览服务。档案阅览服务，是指档案馆（室）设立专门阅览场所，为利用者提供档案服务的一种基本方式。阅览室的设置应该以宽敞、明亮、舒适、安静、安全为基本要求，一般应配有必要的利用设施和相应的参考工具。阅览室还必须制定阅览制度，作为利用者共同遵守的行为规范。

（2）档案外借服务。档案外借服务，是指档案馆（室）按照一定制度和手续，暂时将档案借出馆（室）外使用的一种服务方式。这是一种需要严格控制的档案借阅形式。对外借的档案必须制定与执行严格的规章制度。首先，要履行一定的审批手续，进行必要的登记签字；其次，要控制借阅的期限和数量，严格催还和续借制度，避免因外借时间过长致使档案损毁；最后，对归还的档案应完善归还注销、清点检查制度，确保外借档案安全、完整地收回。

（3）制发档案复制本。制发档案复制本，是指档案馆（室）根据档案用户的合理需要，以档案原件为依据，通过复制、摘录等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。所谓副本，是指能反映档案原件的所有组成部分；而摘录，是指只选取原件的某部分内容。复制方法主要有复印、手抄、打字、印刷以及摄影等。

在制发档案复制品时，应严格控制复制珍贵及易损档案，复制应履行一定的审批手续，对制发范围和审批权限等应做出明确规定。为确保档案复制本的真实性，应在档案文件空白处或背面注明档案保管单位名称、档案原件编号，必要时，还要加盖公章以示负责。

（4）档案证明。档案证明，是指档案馆（室）根据机关、团体、企事业单位或个人的申请，为证实某一事实在馆（室）藏档案内有无记载以及如何记载而出具的书面证明材料。

（5）咨询服务。档案咨询是档案馆（室）人员解答利用者提出的问题，指导利用者查阅档案信息的一项服务工作，咨询内容有事实性或知识性，咨询方式有电话、来人、来函等。咨询服务一般分为接受咨询、咨询分析、查找档案、答复咨询、建立咨询档案等步骤。

（6）档案展览。档案展览，是档案馆（室）为配合各项工作的开展，按照一定主题，系统、形象地展示与介绍馆（室）藏有关档案的内容、成分的一种提供利用方式。