档案保管与统计实践：包装纸质档案材料与代卷卡的应用

（一）档案保管工作

1.档案保管工作的内容

档案保管工作，是指根据档案的成分和状况，对存入库房的档案进行的日常管理和安全防护工作。档案保管工作的内容主要包括以下三个方面^[3]：

（1）档案库房管理。档案库房管理，即库房内对档案进行科学管理的日常工作，包括配置适宜安全保存档案的专门库房；档案库房与装具编号；档案排架存放；库房内温湿度控制与调节；防盗、防火、防尘、防有害气体等必要措施。

（2）档案流动过程中的保护。档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的安全防护，指从档案接收搬运开始，在整理、鉴定、利用和编研等工作过程中的保护。

（3）保护档案的专门措施。保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门技术措施，主要包括复制、修裱、消毒、灭菌等措施，目的是延长档案寿命，便于档案长期保存和利用。

2.档案保管的物质条件

（1）档案库房。档案库房是档案保护的首要条件，是保存档案的最基本物质条件，各级各类档案馆（室）必须有适宜的保管档案的库房。作为中小型档案室，其用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。

（2）档案装具。档案装具主要有档案架、档案柜和档案箱三种。目前的档案装具中，活动式密集架在有效利用库房空间、坚固、密闭等方面具有较好的性能，其库容量比常规装具可提高80%以上。因此，密集架不失为现有最经济实用的档案存放设施，使用密集架是在荷载允许的条件下提高库容量、解决库房不足的有效途径。

（3）档案包装材料。目前，我国包装纸质档案的基本材料主要为卷皮、卷盒和包装纸三种，要求符合国家的有关规定，以利于档案安全保管。

（4）档案保管设备。档案保管设备主要是指在档案保管和保护中使用的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。用于档案保管的技术设备种类很多，主要有去湿机、加湿器、空调、通风设备、温湿度控制仪、防火及防盗装置、灭火器、电视监控设备等。

3.档案保管的存放与排列

（1）档案保管的存放方式。在将档案放入档案架柜时，档案的存放方式一般有竖放和平放两种。大多数的档案馆（室）采用竖放方式，平放比较适宜于保管珍贵档案以及卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。

另外，科技档案尤其是底图和蓝图类档案的存放方式选择更加要注意。底图应在特殊的底图柜中存放，其存放方式有两种：平放和卷放。平放方法能保证底图的平整，取放方便，但占用空间大；卷放方法能够节约空间，但取放不方便，容易造成底图的磨损。这种方法适用于特大特长幅面底图的存放。底图禁止折叠存放，以免出现折痕，影响图面的清晰度和准确度，并缩短其保管寿命。为保护底图不被撕破，可用胶纸通过压力机将底图四边包上。

（2）档案存放次序的管理。档案存放次序是指档案在库房及装具中的存放次序，目的是避免存放次序上的问题，主要有以下两种方法：

1）档案存放位置索引。档案存放位置索引是以表册或卡片的形式如实记录和反映档案在库房及装具中的存放次序情况。

2）档案代理卡。档案代理卡又称“代卷卡”，是档案保管人员编制和使用的一种专门指明案卷去向的卡片。档案代理卡既可以有效防止档案放错位置的现象，又可作为档案人员统计、分析档案利用情况的数据。

（3）全宗卷。全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够记录和说明该全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。每个全宗都应建立全宗卷，各个档案馆（室）都必须将建立全宗卷作为一项基本的工作制度。

1）内容构成。档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷。根据《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）的规定，全宗卷的内容构成包括以下几个方面：

第一，全宗（馆藏）介绍方面的材料：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

第二，档案搜集工作中的材料：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

第三，档案整理工作中的材料：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。

第四，档案鉴定工作中的材料：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

第五，档案保管工作中的材料：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。

第六，档案统计工作中的材料：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。

第七，档案利用工作中的材料：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。

第八，新技术应用中的材料：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

第九，综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，以及上述材料中涉及多个全宗的文件材料。

2）全宗卷的整理。全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，必须注重平时积累，将全宗日常管理中产生的材料随时归入卷夹内，当材料积累到一定数量后进行整理组卷。

全宗卷内文件材料按“问题—时间”的方法进行系统排列。先将所有材料分成全宗介绍、立档单位大事记和有关档案搜集、整理、鉴定、保管、统计、利用和新技术应用等类别，再按顺序排列，在此基础上参照文书档案目录编制卷内文件目录。

文件材料的编号由“全宗号—类号—件号”三部分组成，一般在文件材料首页上方的空白处进行编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。

3）全宗卷的保管。档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗号顺序排列编制全宗卷目录。保管单一全宗的档案室，全宗卷可与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首，也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。

档案室建立全宗卷，应采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。(www.xing528.com)

4.档案保管期限表

为了保证档案鉴定工作的质量、提高档案鉴定工作的效率、保证档案鉴定工作的顺利进行，必须编制档案管理的指导性文件，档案保管期限表便是其中一种形式。所谓档案保管期限表，就是借助于表册的形式对档案的相关内容（如档案的内容、档案的保存期限等）进行呈现的文件。各档案馆（室）需要依据档案保管期限表确定档案的价值及其保存期限。

（1）档案保管期限表的具体作用。档案保管期限表的作用，具体来说有以下三个方面：

第一，借助于档案保管期限表，档案鉴定工作者能够更好地开展工作。在档案保管期限表的指导下，档案鉴定工作者对于档案鉴定工作的依据与标准能够形成统一认知，这对于保证档案价值鉴定的准确性具有重要的作用，同时也能够有效避免档案鉴定工作人员因观点不同而出现争执现象，继而有效提高档案鉴定工作的效率。

第二，档案保管期限表能够帮助单位档案部门确定档案的保管期限。

第三，档案保管期限表上具体规定何种档案须保存，何种档案应该销毁。在这一规定的指导下，能够有效避免档案被错误销毁，继而确保档案的完整和安全。

（2）档案保管期限表的主要类型。我国主要存在以下两种类型的档案保管期限表：

1）通用档案保管期限表。通用档案保管期限表是由国家档案行政管理机关编制的，供全国各类单位鉴定档案时通用的保管期限表。2006年，国家档案局发布的《文书档案保管期限表》就属于这种类型。通用档案保管期限表相比其他的档案保管期限表来说，有两个鲜明的特性：第一，通用性。通用档案保管期限表明确规定了全国各机关所共有的文件种类的保管期限，是全国各机关确定共有文件的保管期限的重要依据与标准。第二，依据性。各类单位和系统在制定适合自身的档案保管期限表时，必须依据通用档案保管期限表。通常而言，各类单位和系统所制定的档案保管期限表的保管期限可比通用档案保管期限表的保管期限略长。

2）专门档案保管期限表。这类档案保管期限表是各类单位和系统在对专门档案的价值进行鉴定并明确其保管期限时的一种指导性文件，通常由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制。

（3）档案保管期限表的结构方式。档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中最为基本的项目是条款和保管期限。条款较多的保管期限表，还须把条款加以分类。此外，档案保管期限表可以采用以下方式：

1）顺序号。顺序号是档案保管期限表的各条款经系统排列后在各条款前统一编定的自然数。这一号码对于固定条款位置具有重要的作用。此外，档案鉴定工作人员在借助档案保管期限表鉴定档案时，可以将顺序号作为引用条款的代码。

2）条款。条款是一组类型相同的文件的名称或标题，如“本单位召开会议的文件材料”“本单位召开的工作会议和重要的专业会议文件材料”等。在档案保管期限表中，条款是一项不可或缺的内容。

3）保管期限。保管期限即某一档案需要保存的时间，其通常需要依据档案的价值进行确定。就当前而言，档案的保管期限主要分为两种，即永久保管和定期保管。其中，定期又分为长期和短期两种。在表述习惯上，往往不采取这种逐层划分方式，而称作永久、长期和短期三种。

4）附注。附注是在条款之下对条款及其保管期限所做的必要的注解或说明。比如，对条款中“重要的”和“一般的”可以注解为：“重要的，是指方针政策性或重大问题的、具有科学历史价值的文件材料；一般的，是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件材料。”

5）说明。在档案保管期限表的说明中，通常应包括五个方面的内容：第一，档案保管期限表的制定依据；第二，档案保管期限表的适用范围；第三，档案保管期限表的结构；第四，档案保管期限表中保管期限的计算方法；第五，其他需要说明的问题。

（4）档案保管期限表的编制。在编制档案保管期限表时，需要做好以下几个方面的工作：

1）准备工作。在编制档案保管期限表之前，必须详细考察机关的具体情况（如机关的地位、职能、任务等）以及机关之前所制定文件的相关状况（如文件的种类、数量、利用情况等）。在考察机关之前所制定文件的相关状况时，往往可以借助于立卷类目、案卷目录等材料。在制定通用的、专门的、同系统机关和同类型机关的档案保管期限表时，不能仅仅考察个别机关及其文件制定情况，而是需要对若干具有代表性的机关及其文件制定情况进行综合考量，总结出带有共性、规律性的认识。

2）起草工作。在对机关的自身情况及其文件制定情况进行充分了解与研究后，便可以起草档案保管期限表了。在这一过程中，需要明确档案保管期限表的结构体系、格式以及内容。如果档案保管期限表的条款较多，为了将条款加以分类，在拟写条款之前还应考虑条款的分类方案，使所拟条款符合分类的体系。

3）征求意见和修正草案。档案保管期限表的草案编成后，应分送各单位征求意见，经修正的草案，须送领导审查批准。一些比较小型的机关，由于产生文件较少，文书工作与档案工作往往集中由一个单位或一人来进行，也可把机关档案保管期限表与机关文件立卷用的立卷类目合编，在立卷类目的每一条款下标明其保管期限。

（二）档案统计工作

1.档案统计工作的主要内容

档案统计是指运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作中的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。保证统计资料的准确性、及时性和科学性是档案统计工作的基本要求。

档案统计工作主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。从统计对象来看，档案统计工作可分为两个方面：一是对档案实体及管理状况的统计；二是对档案事业组织与管理状况的统计。

2.档案统计工作的步骤

档案统计工作包括以下三个步骤：

（1）档案统计调查。统计调查的基本形式有统计报表和专门调查两种。统计报表是各级档案行政管理部门和档案馆（室）按照统一的规定自下而上地向同级和上级档案行政管理部门定期报送的统计材料。统计报表往往带有专业性和强制性。作为统计报表的补充，专门调查是为了认识和解决某一专门问题而临时组织的调查，其目的是用以反映某一事物在一定时间内的发展水平和状态，所以往往采用的是一次性调查形式，一般可以分为普遍调查和抽样调查两种类型。

（2）档案统计整理。档案统计整理是档案统计工作的第二阶段，它是对经统计调查所获取的原始数据进行加工汇总等综合处理，使之规范化、系统化的工作。档案统计整理的具体方法有以下两种：

第一，统计分组是档案统计整理中的一个重要方法，是对统计对象和有关数据按某种特征或标准进行分类，然后将各组内的统计对象和数据进行排列、汇总，从而说明各类现象的质的特征与发展规律。

第二，统计表就是把档案统计调查得来的原始数据进行汇总的一种工具和表述方式。

（3）档案统计分析。统计分析是档案统计工作的最后阶段，通过对各级档案部门的工作进行分析和比较，可以更好地了解和掌握档案工作的规模、水平和发展趋势，从而充分发挥档案在国家经济社会发展中的作用。

档案统计分析主要有对比分析、静态分析、动态分析与综合分析等方法，其他还有相关分析、因素分析、专题分析与系统分析等。各单位可以根据统计工作的任务和目标选用合适的统计方法。