档案搜集工作的重要特点及要求

（一）档案搜集工作的认知

1.档案搜集工作的主要内容

档案搜集是一种按照国家规定，通过例行的方式和制度接收、征集有关档案和文献的活动，这种活动可以将散落在各机关、组织、个人手中的相关档案统一搜集到有关的档案室或档案馆，以便实现对相关档案的科学管理。具体来看，档案搜集工作涉及以下内容^[1]：

（1）机关单位、事业单位和企业单位的档案室对本单位所要归档的档案的接收。

（2）档案馆对辖区内现行的机关单位、事业单位、企业单位和撤销单位具有长期保存价值的档案的接收。

（3）对中华人民共和国成立以前各个历史时期所形成的档案的接收与征集。

需要注意的是，档案搜集工作并非一项简单的事务性工作，而是一项会受国家政策影响，并且具有很强业务性特征的工作。这主要体现在两个方面：一方面，档案室和档案馆在搜集档案时需要根据国家政策规定，以及档案的特性进行选择；另一方面，档案搜集工作受档案形成者的档案意识水平、价值观以及档案馆（室）保管条件等多种因素的制约，需要综合研究、统筹规划，提高档案搜集工作的质量。

2.档案搜集工作的特殊地位

在整个档案管理工作中，档案搜集处于较为特殊的地位，这一地位主要体现在四个方面：首先，档案搜集工作是档案馆（室）积累档案的一种重要手段，也是档案馆（室）开展档案工作的业务对象和业务起点；其次，档案搜集工作是档案馆（室）对档案进行有组织、有目的、有纪律、有规划的管理的一项具体措施；再次，档案搜集工作质量的高低情况，会直接影响档案馆（室）其他工作的开展和实施；最后，档案搜集工作是档案馆（室）和外界发生联系的重要环节之一，是以国家相关政策为依据，与社会进行广泛接触，且需要工作人员具有较强的业务能力的工作。

3.档案搜集工作的特性

（1）预见性与计划性。作为人类各种社会活动的伴生物，档案的形成具有很强的分散性特点，即档案散布于社会各个方面，档案室和档案馆要进行档案搜集，只有对其进行认真调查，科学地分析和预测档案形成、使用、管理的规律和特点，才能做好分散档案的搜集工作。同时，档案馆和档案室在搜集档案时，还必须充分、全面地了解和把握本馆（室）主要档案用户的利用动向、特点和规律，以便结合档案用户的长远需要搜集能为他们所用的档案，真正发挥档案搜集的作用，这意味着档案馆和档案室需要提前做好档案搜集工作的计划，以便有计划、主动地开展档案搜集工作。

（2）完整性与系统性。档案搜集的一个重要要求就是搜集到的档案必须在种类、内容方面符合齐全、完整的特点，同类档案之间也应能构成一个有机整体，这就使档案搜集工作也表现出完整性和系统性的特点。档案搜集的完整性和系统性特点要求档案搜集工作人员在搜集档案时，必须考虑档案当前以及未来在生产、生活中能起到的积极作用，以便真正发挥档案搜集信息参考的价值。

（3）针对性与及时性。档案搜集工作，必须根据各级各类档案馆（室）的搜集档案的范围来进行，不能违反国家规定，擅自搜集不属于本馆（室）搜集工作范围的档案，以保证搜集工作能够有目的、有重点地进行。档案搜集工作还具有及时性的特点。它要求档案人员必须具有明确的时间意识，将应当接收或征集的档案及时搜集进馆（室）。档案部门应当尽最大的努力，避免拖延迟误，在掌握有关信息线索的前提下，釆取相应的方式，尽快将档案搜集起来。

（二）档案室的搜集工作

机关、企事业单位档案室档案的搜集范围主要包括本单位工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案（这是档案室搜集档案的主要来源）、与本单位业务工作有关的资料、代管与本单位有关的撤销或合并机构的档案。

1.档案室档案的归档制度

（1）归档制度的必要性。各单位在工作活动中产生的文件材料办理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门系统整理，定期移交给本单位档案室集中管理，这就是归档。在我国，归档是党和国家明文规定的一项制度，并且以法律的形式固定下来，这就是通常所说的归档制度。归档制度是档案室搜集工作的重要内容和最基础的工作，建立健全归档制度能够确保档案室档案来源的连续性，为国家积累档案财富提供重要保证。

（2）归档制度的内容。归档制度包括以下几个方面：

1）归档范围。归档范围是指一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。根据国家规定，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均属归档范围。

2）归档时间。归档时间是指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。

3）归档要求。归档要求具体有：第一，归档的文件要齐全、完整，即归档文件材料应做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页。第二，归档文件要系统条理，归档文件材料要按不同特征结合不同保管期限进行整理，组成一个具有内在联系、能够反映单位活动的基本面貌，便于保管和利用的保管单位。保管单位可以是单份文件，也可以是案卷。第三，归档文件要进行基本的编目，要依次编定页号或件号。以卷为单位，则需逐件填写卷内文件目录和卷末备考表。案卷装订后，按规定逐项准确填写案卷封面，并对案卷进行排序，编制案卷移交目录并且一式两份。

4）归档手续。归档手续是指文书部门或业务部门在向档案室移交档案时应履行的手续。档案交接双方应当根据档案移交目录清点核对，确认无误后，方可履行签字手续。移交目录一般一式两份，交接双方各存一份。

2.档案室档案的归档工作

（1）档案室对文件的形成和积累应进行督促和指导。档案室有责任对文书处理工作制度、文件的用纸、书写格式和书写材料等方面存在的问题，向领导和业务部门反映情况，提出意见和建议，力求自上而下明确有关规章制度，对文件的形成建立有效的保障机制，以保证归档文件的完整。档案室的工作人员不仅要通过推行归档制度将已经形成的文件搜集齐全，而且要督促和指导文书部门或业务部门关心文件的形成与办理过程中的各种情况。

（2）档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好归档工作。档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作，具体如下：第一，协助选择正确的归档部门。选择归档部门即归档工作放在单位内哪一级机构，由谁负责归档。一般来讲，归档工作应与文件工作的组织形式相适应。第二，划定科学的归档范围。为了避免重复归档和防止遗漏文件，档案室还必须协助文书处理部门划定科学的归档范围，明确单位和单位之间，单位内部机构之间的分工，特别对于分散归档的单位，一定要确定各部门归档范围，做到分工明确。第三，协助编制归档类目。归档类目又称为“预归档”，是在文件尚未形成之前，事先编制的归档计划。归档类目通常是由文件形成部门、单位档案室、文件承办人员和秘书部门共同在当年年初或上半年，按照归档的要求和方法及预计可能产生的文件种类拟制的详细而具体的归档工作方案。

（3）档案室应对档案质量进行检查。文书部门或业务部门整理结束后，档案室应全面检查预归档文件的整体质量，如应当归档的文件数量和种类是否搜集齐全，内容是否全面反映单位的主要工作活动，保管期限是否划分准确，编制的目录是否符合国家有关标准和要求。

（三）档案馆的搜集工作

1.档案馆档案的搜集范围

档案馆档案的来源主要有：接收现行单位的档案；接收撤销单位的档案；征集社会散存的档案。必要时，档案馆之间还要开展交换档案的活动。

（1）各级综合档案馆档案搜集范围。

第一，依法接收本级下列组织机构的档案：中国共产党委员会及所属各部门；人民代表大会及其常设机构；人民政府及其所属各部门和单位；人民政协及其常设机构；人民法院、人民检察院；各民主党派机关；工会、共青团、妇联等人民团体；国有企业、事业单位。

第二，可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。(www.xing528.com)

第三，乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

第四，中华人民共和国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案。

第五，本行政区内重大活动、重要事件形成的档案，涉及民生的专业档案。

第六，经协商同意，综合档案馆可以搜集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

（2）各级部门档案馆档案搜集范围。各级部门档案馆，搜集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

（3）各级专门档案馆档案搜集范围。各级专门档案馆，搜集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。

（4）国有企业、事业单位设立的档案馆档案搜集范围。国有企业、事业单位设立的档案馆，搜集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产、转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

2.档案馆档案的接收要求与期限

（1）接收要求。为保证接收工作的顺利进行，档案馆在接收档案时，一般应符合以下要求：

第一，档案搜集完整。进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。一个全宗范围内文书档案、科技档案、音像档案和实物等各种门类和载体的档案应作为一个整体，统一移交给一个档案馆。

第二，限制利用意见明确。对自形成日期满30年仍能对外开放的档案，各有关单位应在移交时提出明确的控制利用意见。政府信息公开部门应对移交档案中涉及政府信息的，书面告知其原有公开属性。

第三，档案整理编目规范。档案由有关单位搜集齐全，并按规定进行系统整理。

第四，档案检索工具齐全。接收立档单位档案的同时，应将其编制的组织沿革、全宗介绍、案卷目录等有关检索工具以及与全宗相关的各种资料一并接收。

第五，清点核对手续完备。档案移交时，交接双方必须根据移交目录清点核对无误，并在交接文据上签字盖章，一式两份分别由双方单位保存。

（2）接收期限。为了保证国家档案馆馆藏档案有稳定而可靠的来源，同时也为保证国家档案得到安全保管和有效利用，各机关、团体、企事业单位和其他组织，应当按规定定期向有关的国家档案馆移交档案。《上海市档案条例》规定：各法人和其他组织应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：

第一，列入市综合档案馆搜集范围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。

第二，列入区、县综合档案馆搜集范围的档案，自形成之日起满10年，向区、县综合档案馆移交。

第三，列入专门档案馆搜集范围的档案，自形成之日起满6个月，向专门档案馆移交。

第四，列入部门档案馆或者企事业组织档案馆搜集范围的档案，于形成之日的次年6月30日前向部门档案馆或者企事业组织档案馆移交。

第五，列入综合档案馆搜集范围的撤销机构的档案和非常设机构组织，或者承办的重要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起6个月内向有接收该档案任务的综合档案馆移交。

第六，部门档案馆中列为永久保管的档案，在本馆保管满30年，应当向市综合档案馆移交。国家另有规定的除外。

原则上，立档单位必须按规定无条件地将应当进馆的档案定期向有关的国家档案馆移交，各专业主管部门无权在档案定期移交问题上再自行制定与《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》不一致的规定和办法。但对于专业性较强或者需要保密的档案，立档单位经同级档案行政管理部门检查和同意，可以延长向有关档案馆移交的期限。对于已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。列入综合档案馆搜集范围，依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向综合档案馆移交。

3.档案馆档案的搜集方式

一般而言，档案馆对档案的搜集方式主要有两种：逐年接收和定期接收。逐年接收即每年接收一次档案，定期接收就是每隔一定时期（3年、5年）接收一次。但是，档案馆对科技档案的搜集方式有所不同，实行相关单位主送制和科技档案的补送制。

（1）相关单位主送制。对于普通文书档案而言，应按要求将其中具有永久和长期保存价值的所有档案都移交进馆。科技档案则不采取这种普遍接收进馆的制度，而是实行相关单位主送制，即对不同种类及不同项目的科技档案，按照国家有关规定，分别确定报送单位，主送单位报送档案中的不足部分由其他有关单位补充移交。

（2）科技档案补送制。建立补送制的目的，是及时反映进馆档案所涉及的科技、生产项目的发展、变化情况，保持馆藏科技档案的完整性和准确性。例如，进馆档案所反映的基建项目进行重大改建、扩建，产品改型、换代等，在这些情况下，原移交单位要向档案馆补送相关的科技档案。

（3）协作项目科技档案的搜集。任何一个科技协作项目，都有主持单位和参加单位，参加单位可能很多，但主持单位一般只有一个，因此，要以主持单位为搜集主渠道，负责协作项目科技档案的归档和移交工作。具体做法是：各参加单位负责将各自承担任务中形成的科技文件材料搜集齐全，经鉴别整理，按一定手续移交给主持单位；由主持单位将该项目中形成的全部科技文件材料进行系统整理，统一向科技专业档案馆移交。当本单位只是该协作项目的参加单位时，应将有关参与部分的科技文件材料按要求整理归档，如需要搜集该档案，可向主持单位提出要求，以复制件形式进行搜集。

4.社会散存档案的搜集方式

社会散存档案是指国家机构、社会组织和个人在历史上形成的、对国家和社会有保存价值的、尚在法定档案保管机构之外保存的档案。

社会散存档案的搜集方式主要有两种，即接收和征集。具体通过正常接收、个人捐赠、委托档案馆保管，有偿征集或征购、相互交换等方法来展开。保存在有关单位的，按照现行单位和撤销单位档案交接方法，由有关单位负责向档案馆移交；个人保存的档案，主要依靠个人捐赠，即由个人主动地将其保存的档案捐赠给有关国家档案馆保存；档案馆在依靠个人捐赠的基础上，还可以适当采取一些有偿征集的方法，对个人保存的档案，经鉴别确有价值者，可以向个人支付适当报酬。档案馆还可以依据《中华人民共和国档案法》，对分散在个人手中可能导致严重损毁和存在安全隐患的档案，必要时采取征购的方法，使有关的档案能集中到档案馆妥善保管，以确保档案的安全。