图书馆档案管理：制度建设与实践

（一）档案管理工作的制度建设种类

1.工作规章

（1）明确文件形成、归档责任。机关、企事业单位在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件搜集、整理和归档的责任要求。

（2）制定档案工作规定。档案工作规定是本单位档案工作的基本要求，其主要内容应包括档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案搜集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求等。

（3）建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件搜集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，单位应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

（4）制订档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制订应急预案。

2.管理制度

管理制度用来明确档案工作业务环节及重要专项工作管理的基本要求，主要包括以下制度：

（1）文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求。

（2）档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。

（3）档案鉴定、销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

（4）档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

（5）档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

（6）档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

（7）电子档案管理制度。应对本单位各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

（8）档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责，档案管理系统软件、硬件的操作要求。

3.业务规范(www.xing528.com)

业务规范主要用来明确不同门类和载体形式档案管理的基本要求，主要包括以下几个方面：

（1）文件档案整理规范。应明确文件整理与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

（2）档案分类方案。应明确分类原则、依据、类别标识、类目范围等。

（3）文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。

（4）特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案搜集、整理的要求和保管条件。

（二）档案管理工作的制度建设要求

1.档案管理工作制度要依法依规

档案工作规章制度制定的依据主要包括：《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《上海市档案条例》，国家档案局颁布的档案行政规章，国务院各部委和国家档案局联合颁布的档案行政规章，国家、本市印发的各类业务规范标准，档案行政规范性文件以及其他与档案工作有关的法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国著作权法》等，任何单位和组织制定的档案工作规章制度都不得与之相抵触。

2.档案管理工作制度要切合实际

制定档案工作规章制度应以管得住、易操作为原则，不必一味求大求全。就规章制度类别来看，工作规章是一个单位依法开展档案工作的根本依据，应当将其基本要求纳入单位的规章制度及考核内容中。而管理制度和业务规范既是工作依据，又指导实际操作，着重解决“做什么”和“怎么做”的问题，应当根据一个单位档案工作的具体情况制定。例如，搜集、整理、归档、保管、利用、安全保密等工作是档案业务的重要环节和要求，关系到档案的完整、系统和安全，有必要通过制定规定来明确责任和工作流程，作为各部门、处室共同遵守的行为准则，因此，这些是开展档案工作必须建立的工作制度。再如，档案检索、统计、编研等业务工作主要由档案机构专职人员承担，对一个单位其他部门和人员来讲不具有普遍约束力。因此，可根据单位性质、规模等具体情况选择制定或纳入档案工作规定中一并制定。又如，特殊载体档案、专门档案等有其管理的特殊要求，应当结合本单位档案分类方案及实际业务活动，分门别类，逐步建立健全，确保不留管理空白。

3.档案管理工作制度要保持相对稳定

档案工作规章制度具有稳定性特点，尤其是涉及文件和档案整理等方面要求的，如档案分类方案、归档文件材料整理规范等，一旦作为工作制度确立下来，短时间内不要轻易改变，否则容易造成档案分类和文件整理标准前后不一致，给今后档案调阅和查考带来不便。

4.档案管理工作制度要适时修订完善

随着国家新标准、新规范的出台以及档案行政规范性文件有效期届满修订等工作的开展，尤其是信息技术的发展和无纸化办公的推进，对电子文件归档管理、电子档案管理、传统载体档案数字化、档案信息安全保密等工作提出了新要求。因此，档案工作制度也必须适应新形势要求，适时调整和补充完善。例如，制定档案管理应急处置预案、档案数字化外包规范、档案托管外包规范等就是近年来档案安全和保密工作的要求；《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006年8号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局2013年10号令）同时规定，机关内设机构或工作职能以及企业的资本结构或主营业务发生较大变化时，文件材料的归档范围和档案保管期限表应当做相应调整和修订。再如，原本属于系统内部管理规范的某项业务档案管理办法，随着国家管理规范的正式出台，应当及时做相应修订和调整，确保与上述规范保持一致。

【注释】

[1]毛雯.档案管理工作研究[M].北京：中国原子能出版社，2017：1-32.