（一）来源的广泛性
档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从某个角度来说，人们整个生命活动就是处于信息的生成、利用的循环过程之中。档案承载了这些信息，它随着人们生命的开始而开始，并贯穿于人们的整个生命活动之中。档案的形成主体几乎包含了社会活动的所有主体，也正因如此，档案具有来源广泛的特点，同时也使档案内容具有丰富性，档案事务具有社会性。
（二）形成的原始性
原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。档案是根据某一原始材料直接转化形成的，不存在事前编纂、事后编写的情况。众所周知，档案是信息载体的其中一种，信息还有许多载体，如图书、情报、资料等。虽然信息载体众多，但是却不是所有的都能被视为档案。这是由档案自身的特点决定的。人们的各种实践活动、社会生活都是档案生成的源泉，它客观、直接地记录了活动主体的活动历史，是“第一手资料”，这就决定了档案具有原始性、真实性，也从而使档案具有了证据作用以及依据作用。[1]
（三）形式的多样性(www.xing528.com)
历史是不断发展的，社会也在随之进步。风云变幻之间，档案的形式也经历了多种变化，这种变化主要是因为记录信息的方式和载体发生了变化。从记录信息的方式来看，经历了刀刻、手写、录音、摄影、录像等的变化；从记录信息的载体来看，经历了甲骨、金石、青铜、竹简、缣帛、纸张、磁带、胶片、光盘等的变化。此外，表达方式的变化也决定了图书档案形式的多样性，如文字、图像、声音等。
（四）生成的条件性
档案在成为档案之前，首先是文件。但并不是所有的文件都可以成为档案，这之间的转化必须有特定的条件支撑才足以完成。首先，要转化成档案的文件必须是已经处理完的，正在处理的文件材料不能算档案材料，只有当一份文件已经完成了传达和记录的使命，它才具有参考、研究的作用，也才可以转化成档案。其次，文件要转化成档案必须具有保存利用价值。不是所有处理完毕的文件都可以形成档案，必须对其进行筛选。保留其中对今后工作或者科学研究有参考、利用价值的，这样的才可以转化成档案。可见，档案是文件筛选过后留下的精髓。最后，档案必须是整理过后形成的有序的、完整的图书文件材料。换言之，必须将文件材料按照一定的方法有机整理，才能使其成为有意义的档案。
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