档案来源于单位或个人，是人们在社会活动中形成的，其形成主体极其广泛。档案的形成者来自两个方面：一是机关、团体、企事业单位等；二是个人、家庭和家族。
档案是社会上各行各业、各个单位及个人在社会活动中的产物，从而决定了档案来源的广泛性。同时，这些形成档案的特定单位有相对的稳定性。只要某个单位继续存在，那么相关的档案就会连绵不断地形成和积累，从而决定了档案来源有一定的连续性和稳定性。另外，各单位各方面工作、每次会议、每项科学技术活动等，必然会产生相关的文字记录，这些多样化的社会活动决定了档案内容的丰富性与联系性。档案的来源广泛、内容丰富，同一来源的档案内容之间有内在的联系，在档案管理中必须尊重和维护这种联系，从而有效地发挥档案的作用。
（一）档案的形成条件
各单位或个人在自身活动中，为了相互交往和记录事务，总要产生和使用许多文件材料，由于工作的持续性和事业的发展，便有意识地将一部分文件留存下来以备查考，但并不是所有的文件都需要和可能实现这个转化。文件转化为档案一般需要具备一定条件，即必须是办理完毕的文件；必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；必须是按照一定规律整理完毕的文件。可见，档案和文件既有联系又有区别，档案是由各种文件材料转化而来的。(www.xing528.com)
（二）档案的形式划分
档案的形式包括档案的载体形式，档案的文种名称和档案内容的记录方式等。我国档案载体形式，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等；档案的文种名称，有诏、谕、题本、奏折、咨呈、照会、电报、命令、通知、条约、协议、计划、报表、会议记录、手稿、日记等形式；档案内容的记录方式，有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像等。档案的形态还会随着社会的发展而不断变化和更新。
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