(一)概念
调查笔录,是公证人员依照办证程序向当事人或其他人员或单位进行询问或调查时所作的文字记载。《公证程序规则》第29条规定,采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的,应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任。询问的内容应当制作笔录。询问笔录应当载明:询问日期、地点、询问人、记录人,询问事由,被询问人的基本情况,告知内容、询问谈话内容等。询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。笔录中修改处应当由被询问人盖章或者捺指印认可。
公证调查是公证机关为确认公证事项的真实性、合法性而进行的核实、查证、取证工作。根据我国《公证法》和《公证程序规则》的规定,公证人应当通过询问证人、调取书证、物证、视听资料、现场勘验、进行鉴定等方式,认真收集证据。
当事人应当如实陈述与公证事项有关的事实,并提供相应的材料。
公证处调查主要查明:①当事人的人数、身份、资格和民事行为能力。②当事人的意思表示和相应的权利。③需公证的行为、事实或文书的内容是否真实、合法。④需公证的文书内容是否完善,文字是否准确,签名、印鉴是否齐全。⑤当事人提供的证明材料是否真实、充分。
公证处认为当事人提供的证据材料不完备或有疑义的,应通知当事人做必要的补充或向有关单位、个人调查索取有关证明材料,并有权到现场作实地调查。同时,公证机关进行调查取证时,有关单位、个人有义务给予协助。
调查是公证审查中的一项重要工作,也是国家赋予公证机关的重要职权。它对于保证公证质量,揭露当事人造假、欺诈等违法行为,正确判明公证的真实性、合法性,具有重要意义。调查也是公证机关收集证据的重要方式之一,调查笔录为公证机关审查提供第一手资料,以便正确认定事实,正确适用法律,减少工作的盲目性,保证公证质量。在当事人举证困难的情况下,公证机关调查取证的重要性就更为突出。
根据有关规定和公证工作的实践,公证调查的方法主要有:①查找和询问证人,提取证人证言。②寻找、查阅、索取、复制书证、视听资料。③寻找、复制、提取或封存有关物证,进行现场勘验。④聘请有关专业部门或人员进行鉴定。⑤委托其他公证处调查。
委托调查是公证调查的一种特殊方式,即在被调查人或单位不在本公证处辖区内,而且本公证处不便于自行调查时,公证处可以委托外地公证处进行调查。委托调查是公证处之间相互配合协作的方式之一。公证处委托调查时,应当提出明确的要求,并办理委托调查的公函。受托的公证处接到委托调查公函后,应当在1个月内完成调查工作,并将调查结果通知委托的公证处。因故不能完成的,应在上述期限内函告委托调查的公证处。受托公证处根据办理需要,可以主动补充调查的内容。
(二)格式
××××公证处
调查笔录
(三)写作内容与要求
调查笔录分为首部、正文和尾部三部分。
1.首部。首部,即标题,依次填明以下事项:
(1)制作机关名称,即“××××公证处”。
(2)文书名称,即“调查笔录”。
2.正文。
(1)事由。即案源——“×××(姓名)申请办理××公证”,写明申请人的姓名或名称以及公证种类。
(2)调查人的姓名、职务。填写办理公证事项公证人员的姓名和职务。
(3)被调查人的基本情况。依次填写被调查人的姓名、性别、年龄、职业、工作单位、住址以及联系方式。工作单位是指被调查人工作所在的机关、企业、事业和社会团体等单位的名称。职业是一个人在某行业从事的具体工作。对某种临时性职业也要在职业栏中如实反映,不能填为无业。对于等待国家统一分配的复员转业军人和其他老弱病残人员,可在职业一栏里填写“非在业”或“不在业”,同时在其后注明属于哪一类情形。被调查人住址是指被调查人经常居住的场所或地方。一般说来,应当填写被调查人户口登记的地址。被调查人的经常居住地与户口登记地不一致的,把其经常性居住的固定处所写在后面,而且应当写得具体、准确。
(4)调查的时间和地点。均应详细具体写清楚,调查时间应具体到日。
(5)调查内容。即调查人的发问和被调查人的陈述。填写时应注意以下问题:①调查前应拟出调查提纲,有重点地提问和记录。②记录要点是,对于重要情节和关键性问题,应当详问详记,一般应记明申请公证的目的、用途、使用地点和使用时间,法律行为或事实发生的时间、地点、人物、情节和后果,以及其他情况。③涉及经济活动和财产移转的事项应当弄清财产所有权、财产所在地以及财产的质量和数量。④有关文字材料及继续调查的线索。⑤其他有关情况。例如:对收养公证的调查,必须详细记录收养人的婚姻状况、有无子女、身体情况、经济来源和收养的真实意图等。对遗嘱公证的调查,必须详细记录遗嘱人的遗产情况、遗嘱继承人、法定继承人以及财产处分情况,并且还须记明遗嘱人的神智和精神状态。要求如实记录原话、原意,或准确地反映中心意思。对方言土语要予以注明,与公证无关的事项不记或略记。如果被调查人提供的情况前后矛盾或吞吞吐吐,应当讲明政策,解除顾虑,使其如实陈述,决不能引诱被调查人作不符合自己意愿的陈述。
3.尾部。笔录交被调查人核对并签名。不能签名者,可由本人盖章或者捺手印。笔录应念给被调查人听或让其阅读,如有遗漏,当即改正,并予以注明。
(四)注意事项
公证人员制作调查笔录应当注意以下问题:
1.做好调查的准备工作。要事先明确调查的目的、对象、方向、地点、内容等,拟定调查提纲。
2.要客观全面地收取证据,防止先入为主、主观武断、偏听偏信,更不能断章取义,诱供骗供。
3.公证人员外出调查,应由两名公证人员共同进行。特殊情况只能由一名公证人员进行调查的,应有一名见证人在场,见证人应在调查笔录上签名。见证人应当是具有完全民事行为能力、与本公证事项无利害关系、能签署自己姓名的公民。
4.笔录要力求整洁、全面、准确,调查笔录要交由被调查人核对,并由其在笔录上签名或盖章。(www.xing528.com)
5.调查时,公证人员从有关单位摘抄的档案或其他书面证据材料,应交由提供材料的单位核对并盖章。
6.调查中发现当事人或利害关系人有违法行为的,应当进行批评教育制止;发现犯罪行为的应当及时检举。
7.对调查中收集的证据材料,要及时分析、整理,发现有不充分或遗漏之处的,应当及时补充调查。所收集的材料应当妥善保管,不得遗失。
(三)写作内容与要求
调查笔录分为首部、正文和尾部三部分。
1.首部。首部,即标题,依次填明以下事项:
(1)制作机关名称,即“××××公证处”。
(2)文书名称,即“调查笔录”。
2.正文。
(1)事由。即案源——“×××(姓名)申请办理××公证”,写明申请人的姓名或名称以及公证种类。
(2)调查人的姓名、职务。填写办理公证事项公证人员的姓名和职务。
(3)被调查人的基本情况。依次填写被调查人的姓名、性别、年龄、职业、工作单位、住址以及联系方式。工作单位是指被调查人工作所在的机关、企业、事业和社会团体等单位的名称。职业是一个人在某行业从事的具体工作。对某种临时性职业也要在职业栏中如实反映,不能填为无业。对于等待国家统一分配的复员转业军人和其他老弱病残人员,可在职业一栏里填写“非在业”或“不在业”,同时在其后注明属于哪一类情形。被调查人住址是指被调查人经常居住的场所或地方。一般说来,应当填写被调查人户口登记的地址。被调查人的经常居住地与户口登记地不一致的,把其经常性居住的固定处所写在后面,而且应当写得具体、准确。
(4)调查的时间和地点。均应详细具体写清楚,调查时间应具体到日。
(5)调查内容。即调查人的发问和被调查人的陈述。填写时应注意以下问题:①调查前应拟出调查提纲,有重点地提问和记录。②记录要点是,对于重要情节和关键性问题,应当详问详记,一般应记明申请公证的目的、用途、使用地点和使用时间,法律行为或事实发生的时间、地点、人物、情节和后果,以及其他情况。③涉及经济活动和财产移转的事项应当弄清财产所有权、财产所在地以及财产的质量和数量。④有关文字材料及继续调查的线索。⑤其他有关情况。例如:对收养公证的调查,必须详细记录收养人的婚姻状况、有无子女、身体情况、经济来源和收养的真实意图等。对遗嘱公证的调查,必须详细记录遗嘱人的遗产情况、遗嘱继承人、法定继承人以及财产处分情况,并且还须记明遗嘱人的神智和精神状态。要求如实记录原话、原意,或准确地反映中心意思。对方言土语要予以注明,与公证无关的事项不记或略记。如果被调查人提供的情况前后矛盾或吞吞吐吐,应当讲明政策,解除顾虑,使其如实陈述,决不能引诱被调查人作不符合自己意愿的陈述。
3.尾部。笔录交被调查人核对并签名。不能签名者,可由本人盖章或者捺手印。笔录应念给被调查人听或让其阅读,如有遗漏,当即改正,并予以注明。
(四)注意事项
公证人员制作调查笔录应当注意以下问题:
1.做好调查的准备工作。要事先明确调查的目的、对象、方向、地点、内容等,拟定调查提纲。
2.要客观全面地收取证据,防止先入为主、主观武断、偏听偏信,更不能断章取义,诱供骗供。
3.公证人员外出调查,应由两名公证人员共同进行。特殊情况只能由一名公证人员进行调查的,应有一名见证人在场,见证人应在调查笔录上签名。见证人应当是具有完全民事行为能力、与本公证事项无利害关系、能签署自己姓名的公民。
4.笔录要力求整洁、全面、准确,调查笔录要交由被调查人核对,并由其在笔录上签名或盖章。
5.调查时,公证人员从有关单位摘抄的档案或其他书面证据材料,应交由提供材料的单位核对并盖章。
6.调查中发现当事人或利害关系人有违法行为的,应当进行批评教育制止;发现犯罪行为的应当及时检举。
7.对调查中收集的证据材料,要及时分析、整理,发现有不充分或遗漏之处的,应当及时补充调查。所收集的材料应当妥善保管,不得遗失。
1.公证人员与申请人的接谈应当着重注意哪些事项?
2.公证人员制作调查笔录应当注意哪些问题?
1.公证人员与申请人的接谈应当着重注意哪些事项?
2.公证人员制作调查笔录应当注意哪些问题?
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