为了加强会计电算化系统核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全，其制度包括以下几个方面。
（一）操作使用人员。
操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。根据会计电算化工作要求财务部门需配备以下操作使用人员：
1.系统管理人员，负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作：负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。
2.数据录入员，按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。出纳人员、系统维护人员不能担任数据录入人员工作。
3.数据复核员，负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入账数据的完整与正确。
4.数据管理人员，负责已复核数据的入账、入账后凭证、账页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、账页及其他资料的保管工作，做好软件数据资料的安全保密工作。
5.系统维护人员，负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。
（二）操作使用人员的操作权限。
1.系统管理员。
系统管理员必须根据所用财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。
2.数据录入员。
数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。
3.系统维护人员。
系统维护人员除进行数据维护外，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
4.操作使用人员。
用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用，其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。(www.xing528.com)
操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间
系统运行情况等。操作人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸有责任。
5.出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。
6.备份数据软盘和存档数据软盘、账页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
（三）会计凭证的审核与管理。
会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据，因此必须保证入账前录入计算机的会计凭证准确、可靠。应从以下几方面严格把关：
1.业务主管的审核。
财务部门收到业务人员编制的业务凭证后，首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后，再审查有无业务负责人和业务主管的签章，如确认无误则上机制单，依此编制记账凭证。
2.手工记账凭证的审核。
制单人手工编制完的记账凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。
稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性，凭证分录和数据的合法性、准确性；如无误，再检查凭证科目的平衡关系；最后审查制单人是否签字。
3.机制凭证的复核。
数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工编制的一致性，复核人员复核无误后签字。
（四）复核后的凭证。
必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记账操作。
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