采购流程及技巧：顺利办理订购单和购买合同

采购流程分析

任何单位物料采购工作主要包括决定应购入的物料项目及数量，然后据此由单位用料部门开出物料请购单，最后根据审批后的物料请购单选择合适的供货商进行物料购买。具体做法如下：

（一）请购审批。

物料采购的第一步，是由用料部门或生产控制部门或仓储部门提出物料请购单。请购单应根据采购预算填制，请购单应填制购料名称、编号、规格、品种、需用数量、需用日期、请购单编号，以及请购主管核章等项；请购单应填制数份，一份由请购部门存查，一份送采购部门办理，有的单位也规定须先通知财务或内部审计部门。采购部门办理好采购后，可连同订购单或购买合同副本，退回请购部门，表示所需用材料，已经订购。

（二）选择订购。

物料采购的第二步工作，是由采购部门根据审批后的请购单选择供货单位和填制订购单。采购部门在整理请购单后，应根据物料的来源及市场竞争情形，拟订采购方式（集中采购或分散采购）及日程呈报核准后，选择供应单位。(www.xing528.com)

供货单位确定后，应初步确定购买的物品及数量、价格，并征询会计部门支付条件后，方能正式办理订购单。订购单应填明供应单位名称及地址，订购材料的名称、规格、品种、数量、单价、总价与折扣，交货日期、地点，付款及其他条件，订购日期，订购单编号，填制与核准人等；订购单还应根据实际情况增列各种附加条款，如运输方式、意外灾害处理、包装及保险费用负担以及在何种情形下退货等。订购单是买卖双方事前承诺履行的交易契约，只要双方同意的事项，而又不违背政府法令规定的，原则上均可列入。订购单通过核准后，采购部门留一份副本存查；正本两份寄给供货单位，一份由对方签字邮回，表示已接受订货，另一份由对方供内部作业之用；交请购部门副本一份，表示所需物料已经订购；交收料部门副本一份，作为以后核对收料之用；交会计部门副本一份，作为核对发票之用；交其他部门副本一份或数份，如交给检验部门、法律部门、内部审计部门等。很多企业的订货单需办妥下列手续后，方可编写：

①确定所需采购的项目；

②索取公开标价单；

③取得财务部门允诺付款等。