从某公司已制定的内部控制制度的相关规定,了解应如何把理论知识充分应用到实际工作中。
他山之石
示例:××单位会计基础工作和内部控制制度的若干规定
第一条 为了使会计核算工作更规范化、制度化,严密会计凭证流转程序和经费开支的手续制度,加强经费的计划管理,科学地处理日常会计事务,根据《中华人民共和国会计法》和财政部《会计基础工作规范》(1996年6月17日财会字19 号)有关规定,结合单位具体情况,制定本规定。
第二条 账务核算程序采用科目汇总表记账程序。会计工作流程为:审核录入制单→复核→出纳(现金出纳和银行出纳)→记账、打印账簿→稽核→归档。
第三条 账簿、原始凭证与记账凭单的审核,必须做到如下要求:
1.在使用账簿前,由分管会计按规定填写好账簿名称、年度、经办人等,并在目录中填写清楚会计科目、细目、目录、页号。
2.计算机打印的账页,应由打印账页的管理人员负责设计并督促有关人员填写经管人员一览表。
3.原始凭证必须是有关部门规定的合法发票或收据,并有经手人、验收人和经费使用单位负责人签章。记账凭证原则上一事一单,由审核人员审核后进行计算机录入制单。经复核人员复核签章后,出纳人员方可签发支票或付款,当审核人员因事离岗时,复核人员应主动接替审核人员制单,但所制凭证事后必须交原审核人员复核。
4.从外单位取得的原始凭证如有遗失,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明证号、金额和内容,由经办单位负责人批准后,才能代作原始凭证,确实无法取得证明的,由当事人写出详细情况,经所在单位负责人批准后,代作原始凭证。
5.原始凭证填制时如发生错误,不得任意涂抹、乱擦或挖补,可以画线更正,有关存款或现金收付的原始凭证如填写错误,则必须按规定手续报废并重新填制,作废的原始凭证,不得撕毁,应作为正确的会计凭证附件一并装订。
第四条 记账凭证的填制和审核必须遵守以下规则:
1.应根据审核无误的原始凭证进行填制,作为会计人员登记账簿的依据。
2.记账凭证必须具备下列基本要素:填制日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目、金额、所附凭证张数、制单及复核和记账人员签章等。
3.记账凭证必须附有所依据的原始凭证。如果一张原始凭证对应几张凭证,可把原始凭证附在一张主要的记账凭单上,其他记账凭证内只注明附有原始凭证的主要记账凭证的号码。
4.记账凭证必须经复审人员复审单据的合法性并且签章。
第五条 每月月末结账后,记账人员必须按时向各级领导报送预算执行情况报表,每季度末必须通知各用款单位计划的执行情况,年终决算后,必须与各用款单位核对预算指标的执行情况,在核对无误的基础上,将全年预算执行情况交档案管理人员与当年预算材料一并归档管理。
第六条 复核人员必须认真负责,就每一笔经济业务复核其金额、会计科目、部门编号、预算项目、开支手续、制度等合法性和正确性。
第七条 记账工作必须及时、正确,做到如下几点:
1.记账必须按记账凭证内容逐笔登记,发现记错数字必须划双红线更正,把正确数字写在上边,并加盖修改人员名章,不准乱擦、涂、改。过页时必须盖有“过次页”“承前页”戳记。
2.计算机输入凭证必须按要求逐笔进行输入,并将序时账与记账凭证逐笔核对,核对无误后,方能进行结转,结转以后,仍发现输入记录有误,必须及时与审核制单员联系,重新制订正确凭证更正。每天结束输入工作后,必须按要求做好备份工作。按规定打印各类账页,提供有关数据并及时送交档案管理人员。
3.银行日记账必须按时逐笔记录,按日结算余额,经常与银行核对账目,做好银行未达账的勾稽工作,按月编制银行存款余额调节表。
4.现金日记账和银行存款日记账必须使用订本式,并日清月结。
5.固定资产账与材料账应定期与物资部门及管理部门对账,做到账账相符,账物相符,按月编制库存材料余额调节表和固定资产余额调节表。
6.记账人员在月末结账时,必须注意账与账、账与表之间的平衡关系。各类明细账每月必须与总结账相应科目核对一次余额,确保账账、账表相符。
第八条 出纳工作
1.收入资金时,必须由会计制就一事一单,并在收据上签章,并加盖“现金收讫”或“银行收讫”戳记。收入现金时,出纳人员只能将收据撕下交缴款人,不得擅自撕掉财务记账联,财务记账联只能由审核人员保存,各审核人员应及时编制记账凭证交出纳人员入账。
2.付出现金时,必须凭会计填制的记账凭证并经复核盖章后出纳员方可付款,不按规定盖章的记账凭证出纳员应拒绝付款。付款时,出纳员应在原始凭证上加盖“现金付讫”戳记或“转账付讫”戳记(有关差旅费报销凭证印章的加盖方法:在差旅费报销单上加盖“现金付讫”戳记,在车票上加盖“附件”戳记;有关零星单据报销凭证印章的加盖方法:在零星单据报销单上加盖“现金付讫”戳记,在零星单据上加盖“附件”戳记)。
3.库存现金不得超过银行规定的限额(30 000 元人民币),下班后不准将金库钥匙放在办公桌抽屉内,不准泄露保险柜密码。
4.金库内不准存放私人款项、存折或有价证券等,若临时需要存放时,应事先报告科长、处长。
5.出纳员提取备用金时,必须填写《提取备用金申报表》,经批准后方可提取现金,现金支票存根须经审核人员当时制就记账凭证,并在存根上签字。
6.内部人员领取现金时,必须有经办人领款,并经有关领导签字方能领报。(www.xing528.com)
7.没有合法手续,出纳员不得向任何人支取、预借现金。
8.必须日清月结,按时编制日报表,并于次日上午以前将结清后的会计凭证同日报表一式二份交审核和复核人员签章,审核和复核人员签章后将第一联退回出纳处,由出纳人员送档案管理人员归档,科长每月至少必须突击盘点两次,并将盘点结果交档案管理人员归档。
9.印鉴必须分管,行政章由秘书掌管,财务专用章由财会科科长管理、收费专用章由复核人员掌管,并且只能由分管人员加盖,不得让他人代盖,特殊情况必须做好书面记录。
10.银行出纳员每月末必须填报《银行存款余额统计表》。
第九条 工资管理
1.发放工资必须按银行规定的日期,没有特殊情况不得提前或错后,除水电费等规定的扣款外,任何人未经领导批准,不准直接从工资中扣款,发放工资时必须要求领款人当面确认,过后不负责任。
2.每月工资发放前,必须编制核对工资台账,与工资发放汇总表核对无误后,才能提款。所有工资变动记录必须附在工资汇总表上。
3.工资管理员必须建立工资台账。
第十条 票证管理
1.票证(指收据和有价证券)由指定的管理人员负责印制、购置并妥善保管和发放。其他非指定人员不准代管、代收、代发。
2.购置收据应按数量和起止编号分类进行登记。领用时按顺序领出,并办理领用手续,限期结算,年度终了,全部交清。收据用完后,审核人员、复核人员和出纳人员必须认真核定所有收入是否全额入账,并在收据封面上签章,以明确经济责任。
3.收回领用收据时,管理票据的人员必须检查存根是否齐全,相关人员是否签章,验收后加盖本人名章,并由借用人在登记簿上签字并注明归还日期。
4.支票的购置人、保管人和使用人必须分开,建立支票购置和领用登记簿,正确反映支票的购置和使用情况,作废的支票应随正确的付款凭证一并保存。
5.自制原始凭证由复核人员负责保管、领用和对相关单位的结算工作。
第十一条 档案管理
1.档案分会计档案和行政档案两类,会计档案按照会计档案管理办法执行,行政档案按档案管理有关规定执行。
2.实行计算机记账以后,有关会计软件和会计数据磁盘以及打印输出的账表、账单等均属会计档案(未打印输出的存储数据不得洗去),其保管期限与其他书面档案相同。现金和银行存款日记账均应保留手工记账,并按月与电子计算机所供的数据校对。
3.按目前分工,会计凭证由指定人员负责装订,财务报表由经办人员负责装订,计算机输出的账簿由输出人员负责装订,每月终了,以上人员必须将当月的会计档案按规定装订好以后送交档案管理人员。
4.审核人员负责保管会计档案、并负责查阅和移交公司档案室。行政档案由秘书负责整理、装订和移交学校档案室。所有会计档案在移交前均须经财会科长稽核后才能移交。
5.质量监测员应根据《计财处档案目录》,每年1月将档案的归档情况作为重点监测项目专项检查。
6.已归档的会计档案,2年以内,由人事处保管;2年以上交档案室保管,行政档案按本单位有关要求执行。
7.档案管理人员负责办理查阅已归档的会计档案资料,并做好查阅记录,未归案的会计资料查询,应有所持单据人协同查证。
第十二条 往来款项的清理工作
1.往来款项是单位在资金活动过程中发生的暂存暂付、应收应付、预收预付和借入借出等结算款项,因此,必须严格控制,及时结算。年终决算时应将未归还的借款和未结清的各类暂存款、代管费逐一列出清单随往来款项明细账一并装订归档。
2.负责清理往来款项的会计人员应及时进行清理、催收。
3.各种内部往来款项,审核人员及时结转。
第十三条 稽核人员必须认真做好会计质量监测工作,要求会计凭证的抽查面应不低于30%,每月至少应确定一个专题进行重点检查,并就检查中发现的问题向有关经办人员下达整改通知书,要求限期整改,次月的报告必须反映上月有关问题的整改情况。
第十四条 本规定从20××年1月1日执行,未尽事宜,均按现行会计制度及有关规定办理。
××(单位)
二〇××年十一月二十日
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