第十一章 常用的6种书信礼仪
时下，电话、手机短信、电子邮件、QQ聊天已成为人们的主要联系方式，家庭成员之间写信的习惯似乎已被人淡忘。古人云：“家书抵万金”，现代的人大概很难找到这种感觉了。
由写信到打电话再到发“伊妹儿”，这些变化给我们带来了什么？到底是密切了人们彼此间的关系还是带给人们更多的孤独感？现在有一些人，宁愿把大把时间花在喝酒、打牌、闲聊或参加一些不必要的社交活动上，也不愿意静下心来给亲友报个平安问个好，交流一下思想；还有些人似乎更愿意坐在电脑前敲打冰冷的键盘去发“伊妹儿”，或是抱着电话聊个没完。是没有时间去写信么？不是，而是信息时代的人们似乎不再愿用写信这种不太现代化的方式去传递信息、交流感情。可是，电话和互联网能够具备写信给人们带来的那种温暖感觉吗？
写信对沟通双方来说都是表示要把对方重视到需要借助传统沟通方式——或许是一种近乎拘泥的礼仪——而使思想和情感的表达更为真实亲切。因为写在白纸上的黑字不像电波那样转瞬即逝，也不像印刷体那样冰冷而缺乏感情。据说，当今美国人下班回家最盼望的就是能在自家邮箱里发现一封寄自亲朋好友的、信封和内容都是手写的信。美国的信息产业不可谓不发达，为什么人们还乐意收发来信呢？因为大多数美国人认为花一张邮票的钱，可以叙述打电话需数小时才能说完的事情。并且，没有哪种通讯方式能像写信那样，留给人一种持久的、真实可触的感觉——信件可以长久保存，反复阅读，带给人快乐和美好的回忆。
写信还能给人以一份平和的心情和思考的空间，因为写信时能够使一个人静下心来梳理生活，酝酿感情，思索人生。花点时间整理一下自己的思想，记录下来与亲友分享，是一种多么隽永而亲切的交流！工作之余只需花上些许时间，传递给他人的却是快乐与温馨，思考和感悟，同时也把开启智慧之门的钥匙留给自己，何乐而不为呢。
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
（1）称呼。
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
①给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
②给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
③给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
④给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
⑤给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“××等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称，如“××委员会”、“××公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
（2）正文。
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
（3）结尾。
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称作祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。结尾的习惯写法有两种：
①在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
②不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
（4）署名和日期。
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
如传统的书信、名片、柬贴、启事、题诗题词、对对联等，现代的如电报、传真、特快专递、电子邮件等，这些应用写作包含着丰富的礼仪内容。
第一，要按照书信规格写信。有些人写信易忘记写时间，这是不应该疏忽的。如果信写完以后又想起了什么事需要写在信里去的话，就在信的最后加一个附言，把要补充的话写上去。外文书信与中文书信的内容要求是完全一样的，格式上有所不同。如果要用外文写信，就要根据该国文字的常规要求和书信规格进行书写，不要随心所欲。
第二，一般书信内容要求把想要说的事情说清楚，把要想说的话都写上就可以了，只要收信人能读懂你写的全部意思就算达到了目的。如果是商务往来和其他经济业务性质的书信，在内容的叙述上就要讲究一些，把重要的因素必须全部包括在内容中，不得遗漏。例如商业往来方面的业务信函，就要说明商品名称、牌号、规格、数量、质量、价格、起运时间、出厂时间、合约签订情况或规定，交付款项的时间、地点、方式，运输过程中的保护、保险、到货时间、提取方式，万一发生意外之后如何赔偿等。并且商务和其他经济业务方面的往来信函要留下底稿，收到来函要妥善保存，以便将来查询，万一出现什么问题就有可靠的证据。
第三，如果是传达信息、联络感情等方面的书信，要做到及时、准确，感情表露要恰当，遣词造句要和缓，字要书写工整，不要出现错别字以及造成收信人的误解和不悦。
第四，写信时禁忌用红笔或铅笔，私人的书信最好不用打印的字，如果是公函可以打印，但是末尾的签字必须亲笔书写。信不能开着口子发出去，如果是请人代信的话，就要开着口子当面交给代信人，以示信任。如果别人让你代信时，就要当面把开口信封好，以表示谨慎、认真。
第五，信写完以后，一定要检查一下，至少阅读一遍，看看有无遗漏、错别字等，如果有，就要纠正过来。遗漏的意思和话写在附语里，附语写多少都无关紧要。还有一点要特别注意，即在同时写几封信时，就要把信封和信纸（内容）一定弄正确，不要张冠李戴，把给老王的信寄给老张，而把老张的信又寄给老王，一错就必然是两个同时错，在现实生活里经常出现这样的马虎事，关键还是没有足够的警惕，注意不够所致。
礼仪类应用文是人们在互相平等、相互尊重的基础上形成的一种日常应用文。它的存在完全是为了促进双方之间关系的发展，同时它又是人们文明交流的一种体现。人与人之间亲疏有别、长幼有序，礼仪就是在社会交往中把握好分寸，恰如其分地把握双方的关系。
礼仪类日常应用文主要包括以下一些常用的文体：请柬、欢迎词、祝辞、欢送词、邀请信、题词、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、贺电、赠言等。下面是最常有的六种礼仪应用文：
（1）怎样写问候信
写封信问候对方，作为相互间的一种联系，这在日常生活中是很常见的。朋友之间、师生之间、长辈与晚辈之间，由于种种原因很久没有见面，或是到了春节、元旦、中秋等节日。
如何写问候信呢？一般来说，在写问候信时，由于并没有什么必须要谈的事情，主要是问候对方，所以信写起来可以轻松随便一些，一般来说也不宜写得太长。
写问候信，除了内容、行文要轻松外，还要注意写信的对象，在用语上切合彼此的身份和关系。如果是给老师或长辈写信，就应注意在信的内容和语言方面，不应该太随便，信中要体现对对方的尊重和爱戴之情，对自己的近况，只简单交待一两句即可，不宜唠唠叨叨什么都说。如果是给朋友写问候信，就可以随便一些了，除了问问对方近来的工作、生活、身体等情况外，可以顺手写点自己最近的情况，或是表达自己的思念之情，可以不拘形式地写些自己的感触，或是开些轻松而无伤大雅的玩笑。如果是给后辈写信，就应注意自己的身份，信中要体现出对对方的关心和爱护，还可以结合自己的体会和经验，在诸如工作、生活、事业等方面给对方以启迪和引导。
范例：问候新朋友
××先生：
北京匆匆分手.屈指快半个月了.时时想念着您。从前很仰慕您的大名，知道您的学问渊博、道德高尚，只因年轻，又相隔很远，不能够到府上拜望，其实我内心的爱慕和敬重，己经很久了，可惜我们相识时间短促，又骤然分别，不能多谈，甚觉遗憾。我和先生虽萍水相逢，方才订交，但我们一见如故，立成知己。回想面叙的时候，承您爱护，讲解伟人事迹、为人处世之道，以及对社会热点的看法等宝贵珍言，得到很多益处，使我茅塞顿开，见闻增加，真是“听君一席话，胜读十年书”。昨天听说您从上海回来，立刻就想见您，但怕打扰您，所以没敢前往。有空还请多多赐教。非常感谢！
弟××敬上
××××年×月×日
（2）怎样写介绍信
介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。
①普通介绍信。用公文纸书写：
第一，在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。
第二，联系单位或个人的称呼。
第三，被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。
第四，接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
第五，本单位名称和写信日期，加盖公章。
②带存根的印刷介绍信。有规定格式，使用只须填上有关内容。
第一，存根部分简填，以便日后查考。
第二，文本部分要填写详细些。
第三，派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。
第四，重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。
第五，除文本部分需加盖公章外，存根与文本的虚线正中亦要加盖公章。
范例一：普通介绍信
介绍信
兹介绍我公司×××、×××同志等×人（系我公司），前往贵处签订合同，请接洽。
此致
敬礼
×××公司（盖章）
××××年×月×日
范例二：专用介绍信
介绍信介绍信（）
字第号（）
字第号×××等×人，
前往×××
联系××××××。
兹介绍×××等×人，(www.xing528.com)
前往×××
联系××××××，
请接洽并予协助。
××××年×月×日
此致（存根）敬礼
××××年×月×日
××××（单位章）
（3）怎样写祝贺信
祝贺信是向对方表示祝贺的信件，一般用于对方有什么喜事或取得了什么成绩以及节日寿诞等。它是人们情感交流的一种方式，多写祝贺信可以使亲戚朋友同事之间加强联系，增进了解，彼此关心。
祝贺信的写作格式可以比照一般书信的格式。即通常有标题、称呼、正文、结尾语、签名等几个部分组成。但这里需要说明的是根据亲疏关系的不同，有些祝贺信是可以随意一些的。比如信内地址有时可以省略，而信头也大体可以写得简略一些。除此之外写祝贺信还应该注意以下一些内容。
①写祝贺信要充满热情、喜悦，说些鼓励、褒扬的话，使对方确实感到温暖和振奋。赞美对方切实做到实事求是，恰如其分，不要故意拔高，甚至献媚，以至无法起到应有的表示祝贺的目的。
②祝贺信要做到整洁、大方，用词要恰当、简练，篇幅不宜太长。写祝贺信时，所用信封和信纸都要经过认真选择，不能随意对付。
③祝贺信的正文要交待清楚以下几项内容：
第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。
第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清楚祝贺的原因。
第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福，要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。
范例：贺友乔迁之喜
××兄：
“五一”别来，又是两周。昨日接到你的来信，满纸谦虚，太客气了。我们是多年的朋友，早些日碰到德发兄，他告诉我，你将于本月16日乔迁“美景”的一幢公寓。遥想一窗新竹，满眼葱绿，头枕大海的浪涛，何其快乐。
现在趁你布置的时候，送上台灯两只，瓷花瓶一对，以供点缀，不知你欣赏否？
想一想你过去所居的窄小天地，那十几平方米的世界又潮湿又昏暗，如今真是天地之别。真该替你痛饮几杯。
这几天忙着结账，不能前来道贺。等到星期天，当同爱人参观新居，盼在家稍候。此祝吉祥如意！
弟××上
××××年×月×日
（4）怎样写感谢信
感谢信是向帮助、关心和支持过自己的集体（党政机关、企事业单位、社会团体等）或个人表示感谢的专用书信，有感谢和表扬双重意思。这也是常用的应用文体形式之一。写感谢信既要表达出真切的谢意，又要起到表扬先进、弘扬正气的作用。它广泛应用于个人与个人之间、个人与组织之间、组织与组织之间，用以向给予自己帮助、关心和支持的对方表示感谢。
感谢信的基本格式同表扬信、慰问信一样，只要懂得一般书信的格式，也就能写出符合格式的感谢信。但即使格式正确，也不一定是优秀的感谢信。想写出高质量的感谢信，必须注意几点：
①内容要真实，评誉要恰当。感谢信的内容必须真实，确有其事，不可夸大溢美。感谢信以感谢为主，兼有表扬，所以表达谢意时要真诚，说到做到。评誉对方时要恰当，不能过于拔高，以免给人失真的印象。
②用语要适度，叙事要精练。感谢信的内容以主要事迹为主，详略得当，篇幅不能太长，所谓话不在多，点到为止。感谢信的用语要求是精炼、简洁，遣词造句要把握好度，不可过分雕饰，否则会给人不真实、虚伪的感觉。
③感谢信的正文要交待清楚以下几项内容应分段写出以下几个方面：
第一，感谢的事由。概括叙述感谢的理由，表达谢意。
第二，对方的事迹。具体叙述对方的先进事迹，叙述时务必交待清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，尤其重点叙述关键时刻对方给予的关心和支持。
第三，揭示意义。在叙述事实的基础上指出对方的支持和帮助对整个事情成功的重要性以及体现出的可贵精神。同时表示向对方学习的态度和决心。
范例：感谢战士救洪救灾
感谢信
××部队全体指战员：
我县今年遇到了特大洪水灾害。在万分紧急的情况下，你部全体干部、战士发扬了无私无畏的战斗精神，同我县全体人民并肩战斗，赢得了抗洪斗争的胜利。你们这种救人于危难的精神值得我们学习。为此，特向你们表示衷心的感谢！
我们决心在党中央的领导下，努力搞好工农业生产，以实际行动报答你们的关怀，为祖国的繁荣富强而努力。
此致
敬礼
××省××县人民政府
××××年×月×日
（5）怎样写邀请信
现实工作活动中，常常会邀请有关朋友或合作伙伴参加宴会、酒会、茶话会或其他活动，非正式场合可以面邀或者电话邀请，但遇比较正式的场合，则需要发邀请信。
邀请信的作用：一是能对邀请者表示尊重，表明邀请者的郑重态度；二是用作参加活动的凭证。邀请信一般要挑选严肃、庄重的场合使用。
邀请函要注意事项：
（1）诚恳、热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请；
（2）为了表示郑重和诚意，邀请信一般用手写。
不要过早或过晚，免得对方忘记或措手不及。如果是很重大的活动，大约在一个月或三个星期前就要发出去。如果是请人观看演出，首先应打个电话询问对方是否能来，如果对方同意，应将入场券附上。
范例：约友参加舞会
××姐：
一年一度的“三八妇女节”又来临了，这是我们妇女的节日呀！
周末又逢佳节，机会难得，你打算作何消遣？××和××常到你处，令人非常羡慕。
我知道你喜欢跳舞，所以特地约你参加我们单位举办的舞会。地点在×大街12号院里，晚上7时开始，我在门口石狮子前等你，不见不散，希望能见到你的丽影。等候你回示。
祝
快乐！
妹×××上
××××年×月×日
（6）怎样写致歉信
我们在工作或生活中，有时难免会犯一些错误，写封致歉信就显得很有必要。道歉信通常包括以下内容：表示歉意、道歉的原由、出现差错的原因、提出弥补措施和请求原谅。写道歉信的语言要诚挚，解释的理由要真实，不要显出丝毫的虚情假意。一封好的道歉信不仅会取得对方的谅解，还会增进彼此的感情。
写作“三步走”：
表示歉意说明具体原因、提出补救办法再次致歉、希望得到理解。
范例：为缺席聚餐而致歉
亲爱的安：
感谢你邀请我于明日晚上与你和你的家人共进晚餐。可是，我非常遗憾地告诉你我无法赴约，因为我将忙于准备后天的一门重要考试。错过了这么一个欢乐的聚会我深感遗憾，我希望你们能度过一个愉快的时光。对了，在我考试后我们可以见一面么？如果可以的话请随时给我打电话，我非常期待能和你愉快地聊天。
请允许我再一次致歉。
李明
××××年×月×日
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