(一)按组织系统分类
按组织系统可将人际沟通分为正式沟通和非正式沟通。
1.正式沟通 正式沟通是通过组织明文规定的渠道进行信息的传递和交流。组织对外与其他组织之间公函的来往及洽商会谈等,如卫生部门文件传递、疫情报告制度等都属于正式沟通。在组织内如命令传达、各项通知、主管讲话、定期或不定期的会议制度、下级向上级逐级汇报等也属正式沟通。
在正式沟通中,按信息流向又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通几种。
(1)上行沟通:即下级向上级的工作汇报、意见反映等。如科长向院长汇报工作、提出建议,卫生防疫部门向卫生厅甚至卫生部的疫情报告等都属于上行沟通。领导者应重视信息的上行沟通,保持通道的畅通,并积极鼓励下级向上级反映情况。只有这样,上级才能掌握全面的信息,以利于做出正确的决策。
国外研究表明,自下而上的信息,到上层部门容易被忽略,不一定能受到注意。而且,在自下而上的过程中,信息的许多细节被抽去。
(2)下行沟通:即上级向下级的指示、命令的传递,如上级将所拟定的组织目标、管理政策、工作程序传达至各层次的下级。下行沟通是组织内最常见的一种沟通形式。有研究表明,自上而下传送信息时,信息会逐级添加许多细节。
(3)平行沟通:即横向联系,是组织结构中处于同一阶层的单位间或个人之间的沟通,常具有业务协调的作用。如科室之间业务往来进行的信息交流,同科室人员之间的信息交流等。
2.非正式沟通 非正式沟通指所有正式沟通渠道以外的信息传达与意见交流,如职工间的私人交谈及一般流传的小道消息等。非正式沟通不但表露或反映人们的真实动机,同时也常提供组织没有预料的内、外部消息。因此,管理者在建立通畅的正式沟通渠道的同时,也应重视非正式沟通。管理者可利用工作之余的私人活动及非正式群体的娱乐活动等,从与职工的接触中获取各种资料信息。
(二)按沟通的方法分类
按沟通的方法可将人际沟通分为口头沟通和书面沟通。
1. 口头沟通 口头沟通指借助口头语言进行的沟通,如演讲、讨论、会谈、电话联系等。
(1)口头沟通的优点:①简便易行,灵活迅速;②辅助运用身体语言(表情、体态、手势),具有亲切感,增加了沟通的效果;③可自由交换意见,及时反馈。
(2)口头沟通的缺点:①信息保留时间较短;②受到口头表达能力的影响;③口头沟通一过即逝,无法再追认;④信息在沟通过程中易被歪曲。
2.书面沟通 书面沟通指借助书面语言进行的沟通,如布告、通知、刊物、文件、书信等。
(1)书面沟通的优点:①具有权威、正确性,不易在传达过程中被歪曲;②可以反复阅读、研究,信息接受者可以按照自己的情况阅读以求了解;③可以长期保存备案。
(2)书面沟通的缺点:①信息对语言文字的依赖性强,沟通效果受文字修养的影响大;②对情况变化的适应性较差;③如信息接受者未能理解,不能解释和及时反馈。
(三)根据沟通双方的地位是否互换分类
根据沟通双方的地位是否互换,可将人际沟通分为双向沟通与单向沟通。(www.xing528.com)
1.双向沟通 双向沟通中,信息发递者和信息接受者的角色可以互相改变。信息发递者发出信息后,信息接受者可以及时反馈自己的理解和意见,信息在彼此间传递。
2.单向沟通 单向沟通是信息发递者和信息接受者保持固定的地位,信息从信息发递者到信息接受者单方向流通,信息接受者处于被动接受信息的地位。如一个单位作报告、发指示、讲演等,听众不能发问、反馈,视为单向沟通。
3.二者的比较 由于信息沟通的双方角色地位不一样,信息反馈程度不一样,单、双向沟通的效果就有差别。美国心理学家莱维特(Levitt)对此进行了研究。他在一张纸上画出一系列依次连接的长方形,长方形的连接有一定规则,这张纸由主试者掌握。受试者需要按照主试者的指示把样纸上的这一系列长方形画出来。在单、双向沟通中,主试者和受试者面临的情景不一样。
单向沟通,受试者(信息接受者)需背对主试者(信息发递者),以免有视觉沟通;主试者给受试者发出指示,要求画出纸上的图形;主试者只许用语言表达;受试者不能发问和做出动作等反应,相互间不得交谈;主试者尽快说明长方形的连接模式。
双向沟通,主试者面对受试者,有视觉的交流;受试者可以提问要求主试者回答;受试者仍不能相互交流。
通过以上实验,莱维特对单向沟通和双向沟通进行了比较。
(1)速度上,单向沟通比双向沟通快。
(2)内容的正确性方面,双向沟通优于单向沟通。
(3)秩序上,单向沟通显得安静规矩,双向沟通则显得喧闹、无秩序。
(4)双向沟通中,信息接受者对自己的判断比较有信心。
(5)双向沟通中,信息发递者有较大的心理压力,因为随时可能受到信息接受者的批评或挑剔。
(6)沟通前的准备:单向沟通中,信息发递者需要较长的时间和较多的计划。而双向沟通中,信息发递者无法做一套定型的计划,需要随机应变的能力。
(7)双向沟通能起到有效的沟通,增进彼此的了解,建立良好的人际关系。
单向沟通和双向沟通各有其优缺点,组织的管理中应该采取哪种沟通方式较为适宜,应因人、因情境而定。通常认为:①一个组织如果只重视工作的快速与成员的秩序,宜用单向沟通;②大家熟悉的例行公事,低层的命令传达,可用单向沟通;③如果要求工作的正确性高,重视成员的人际关系,则宜采用双向沟通;④处理陌生的新问题,上层组织的决策会议,双向沟通的效果较佳;⑤从领导者个人来讲,如果经验不足,无法当机立断,或者不愿下属指责自己无能,想保全权威,那么单向沟通对他有利。
4.制约双向沟通的因素 在管理工作中,要实现有效的双向沟通,特别是上下级之间的沟通,会受到很多因素的影响。
首先是沟通双方的心理差异问题。沟通的双方中,由于上级地位、权力的存在,他可以对下级的利益、成就、发展等带来影响。在下属心目中,对上级有一种“心理巨大性”的心理状态,而对自己则存在“心理微小性”。由于这种心理的不平衡,使下属不能在上级面前畅所欲言。
另外,有些人不能容忍不同意见,武断专横,经常指责、讥笑和攻击人。在这种情况下,其他人常不能大胆表达意见。下属在上级面前可能先对汇报资料进行筛选,投其所好,报喜不报忧。
要实现有效的沟通,领导者要能够摆正位置,多与下属接触,平易近人,创造一个宽松的环境,努力消除下属的心理差异。同时,领导者要鼓励下属表达意见,畅所欲言;对别人要大度,能容忍不同的意见;保持畅通的沟通渠道。
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