问题已经到了十分严重的程度，每天都有成千上万的人在电脑前浪费时间，少则几分钟、几小时，多则一整天。你以为我在这里又要说社交网络的问题吗？并不是，我现在说的浪费时间是指工作中浪费的时间：你看垃圾邮件的时间，电脑突然出问题的时间，数据和文档找不到了的时间，发邮件时想不起来自己要写什么的时间，拿起电话却忘了要打给谁、短信要发给谁的时间等。
对我来说，这些都不是问题，因为我近乎偏执的性格也体现在电子产品的使用上。我会非常频繁地进行整理，一切都井然有序，这让我从来都能快速高效地工作。说起来，从我有第一部手机开始就是这样！不过这也“归功于”当时的手机普遍内存都非常小，只能储存大概30条短信，必须及时清理。
下面是我给你的一些建议，它们能帮助你更准确、更快速地查找电子产品中的所有内容，为你节省出更多的休息时间，更重要的是，使用一台整理得清清楚楚的电脑，会让你在工作的时候更有干劲。
电子邮件
如果说生活中真的有什么会影响我的节奏的话，那一定就是电子邮件。我手上同时在做的项目越多、进展越快，每天早上花在邮件上的时间就会越多。有的时候，甚至在一天之内，我的工作节奏会被邮件打乱好几次。下面我要说的方法，是我通过多年的实践慢慢总结出来的，经历了各种努力，我终于发现了不被电子邮件牵着鼻子走的方法。
你要做的第一件事，就是在电子邮箱里创建一个新的文件夹，叫作“归档”。一封邮件你回复完之后，如果还想把它留在邮箱里，就把它移到“归档”文件夹中；如果你觉得没必要再留了，就直接把它移到垃圾箱。总之，不管这封邮件你想不想留着，在你回复完之后，它都不应该继续躺在你的收件箱里！
这样做带来的第一个好处——清楚。按照我的方法，你收件箱里的所有邮件，都是需要你去处理的邮件，就是这么简单。如果你的收件箱是空的，就代表你已经处理完了所有邮件。当你要找和别人的邮件往来，就直接去“归档”里查找即可。
还有第二个好处——环保。在邮箱的偏好设置里面，你可以选择每7天清空一次你的垃圾箱，保证你的邮箱容量不被乱七八糟的东西占满。你知道吗？躺在邮箱里的每封邮件，每年会造成10克的二氧化碳排放量！如果一家有100名员工的公司，每年能够减少10%的邮件，那节省下来的二氧化碳排放量，都足够从巴黎飞到纽约了！
单人模式
你不是团队工作，而是自己一个人工作吗？完全没问题……反而更好！
现在你要去写一封自动回复的邮件，告知对方你每天只在早上查看一次你的邮箱。这样做会有三个好处：
首先，那些经常联系你的人会很快习惯你的这种工作模式，他们在写邮件的时候会把事情写得尽量清楚完整，这样只需要你第二天给一个简单的回复，就可以把这件事搞定了。如果像平时大家习惯的那样，在一天里来来回回发上十次邮件，他们也知道在你这里肯定是行不通的。
其次，这样可以避免重复处理一件事情。有些人在工作的时候有这样的坏习惯，一件事情会先跟你发邮件说一遍，然后过几个小时再打电话说一遍，发短信再说一遍。
最后，就算不马上回复你也不会感到愧疚。因为你已经提前告知对方了，他们知道你是不会立即回复的。
有一个心理学家最近提出，人们普遍能够接受的等待回复的时间大约在一周左右！科技的便捷让我们形成一种共识——邮件就是应该秒回的，但这个观点其实是错误的，对方没有理由要求你这么做，应该由你来决定什么时候回复。
还有一点，收到广告邮件的时候不要直接删掉，在删掉之前先取消订阅，这才是一劳永逸的做法，不然你还会继续收到对方的邮件。显然，我们的收件箱里永远会收到新的广告和垃圾邮件，这是没有办法的事情，但至少你可以尽量制止，不让它们不受控制地继续蔓延。我曾经每天早上到办公室打开电脑，都可以收到50多封垃圾邮件。
最后一点，把电脑和手机上所有的新邮件提醒都关掉，如果你设置了开机自动登录邮箱，把那个也取消掉。不要被邮件摆布，在你想好要去处理邮件的时候，再登录邮箱。试想一下，你能接受邮递员每隔两分钟，就来敲你家的门，给你送信吗？你当然不会愿意，更不用说这些信大都没有任何意义，而且一点儿都不着急。在时间规划上，邮件是一个特别难打倒的怪兽，它总能轻易吸引你的注意力，让你撇下自己正在做的事情。我们之前也说过的（见“怎样让自己不再被打扰”部分），等你想要再回到工作上的时候，大脑又要再次花时间去找感觉，进入状态。所以，你要拿出专门的时间去处理邮件，不然它们随时都是浪费时间的“隐患”。
你收到的大多数邮件都是广告、垃圾邮件或者是不需要马上回复的。给自己规定一个固定的时间去处理邮件，不要一收到新邮件就立马去查看。
双人模式
如果你有一个助手，你们共同完成工作任务，这时，你就可以开启双人模式了。你现在需要三个邮箱，一个是私人邮箱，一个是工作邮箱，还有另一个是你和助手共用的邮箱。设置一个自动转发，你工作邮箱中收到的邮件，会自动转发到你和助手共用的邮箱。
在手机和电脑中只默认添加你的私人邮箱。在使用这个邮箱的时候，参照我们刚刚讲过的“单人模式”。
如果要给别人留下你的邮箱地址，不管是在工作中还是生活中，都只留第三个，也就是你和助手共用的那一个。只有当你实在不得已的时候，才留给别人你的工作邮箱地址，因为这个邮箱其实没有任何作用，你还是会去第三个邮箱处理这些邮件，别忘了工作邮箱的邮件，全部会自动转发到你和助手共用的邮箱里。这就是我们想要的！
你的助手会按照下面的方法，负责帮你处理第三个邮箱里的邮件：
每天多次查看邮箱。
把所有他能代替你处理的邮件直接处理好。
如果有些邮件的回复需要征求你的意见，把需要询问的地方记下来。
不要因为一封邮件来打扰你的工作，除非是非常紧急而且非常重要的情况。（当然，得由你提前告诉他，什么样的事情属于非常紧急而且非常重要的情况。）
接下来，你的工作就是让助手适应你的工作习惯。每天在你离开办公室之前，用一点时间去回答助手记下来的问题，这样第二天他上班之后，就可以按照你的意见去回复所有相关的邮件。由你自己决定这个回答的过程大概要花多长时间，依照我的个人经验，大概平均每天需要30分钟。这个时间我已经算得很宽松了！在这半小时的时间里，可以做的事情有很多，你可以仔细回答他记下的关于邮件的所有问题，再安排他给某些人发送关于某些内容的邮件，也可以和他就邮件以外的工作进行交流，最后，你们对今天的工作做一个简短的总结，说一下明天有哪些事。所以这半小时的效率是非常高的，代替了你们本来应该在白天进行的所有交谈。（如果他是在白天的时候来找你，你会一边做别的事情一边回答他，反而无法集中精神做出准确的判断。）多磨合几次，你的助手很快就会适应这样的工作方式。(www.xing528.com)
文件分类
什么样的电脑桌面算是一个整理得好的电脑桌面呢？很简单，上面东西越少、越干净，就越是整理得好的电脑桌面。一两个文件夹，一两个每天都要用到的文件，最多再加上几个常用程序的图标足矣。
要把桌面收好，你就需要把各种文件进行筛选、整理、分组、排序。现在先看看你的电脑硬盘里都有些什么！这样做的第一个优点：你会直观地看到你的电脑里有哪些文件？整理的第一步就是把那些不需要的东西都删掉，不管是文件，还是不再需要的软件。第二步，看看你电脑开机之后那些会自动运行的软件，它们真的都有用吗？如果不是绝对有用的话，就把它们全部删掉，这些软件会影响你电脑的开机速度和处理器运行速度。最后，把你所有的文件都整理到文件夹里，用子文件夹做好分类！
这几步说起来简单，但做起来还是要花些时间的。好处就是你全部整理好之后，所有的文件就会清楚明了，当你要查找什么的时候，就变得非常容易了。而且，你的电脑也会因此运行得更加顺畅，你也不会因为要面对乱糟糟的桌面而感到负担。
当我教别人如何清理电脑的时候，会用这样的方法来测试一下最终效果。（即使他记不全自己所有文件夹和文件的名字也没关系，这恰恰才是正常的情况，整理的目的并不是要让所有文件名都烂熟于心。）我会让他站到一旁，看不到电脑屏幕的地方，然后随机让我在电脑里找两个文件。找第一个文件的时候，我会一步一步根据他说的，在电脑上进行操作，然后告诉他屏幕上显示了什么。找第二个文件的时候，我就不会和他互动，要让他一次性说完这个文件的位置在哪里，然后看我自己能不能找到。如果这两个测试中有一项没有成功的话，就代表电脑还没有整理好。
如果你整理电脑的方法是合理高效的，那么你就应该能够远程指挥另一个人，比如通过打电话的方式，让他帮你找到任何一个文件。你甚至还可以做得更好！如果你的分类足够清晰，别人都不用问你，自己就能在电脑里找到这份文件。
最后一步，我建议你把所有的文件在服务器里备份。你还不知道怎么在服务器里备份吗？那接下来我要说的内容，你会很感兴趣的。
数据（文件）储存
电脑出现故障或者不慎丢失，结果里面的数据全没了……这应该是现代人最不愿意经历的事情之一，我也一样。
2014年，当我在智利和秘鲁工作的时候，有一次我从利马的机场回法国，我的手提电脑和用来备份的硬盘都被偷了。我一到巴黎，打开行李箱的时候就发现只剩我的电脑包和充电器。在接下来的两周里，我整个人都意志消沉了……我从2011年以来的数据全部不见了，我那时候平均每年去20多个不同的国家工作，所有承载这些回忆的东西都消失了，包括我写的所有文章、我的所有工作成果。
我只能一步一步地从头来过。由于我工作上用的是可以和别人共享的电子日历，还有我的通讯录也是电子的，所以在这两个方面没有任何损失。我根据下周的工作计划，把个别需要调整的地方做好修改，尽量不影响我接下来的工作。那时候我在心里默默地对自己说：“这样的事情绝对不能有下一次。”
解决的方法就是云储存，把你的资料在线储存在网上或者是变成可以分享的线上文件。现在距离我当年的惨剧，又过了大概5年，市面上提供的云储存服务越来越多，也越来越成熟，比如Dropbox，一定储存空间以内都是免费的。
尽管如此，我还是建议你用自己的服务器。如果你不懂电脑的话也不要着急，我会一点一点向你解释。这种储存方式就是用至少两个硬盘，直接连到你的电脑上。
当你要把电脑上的文件导入硬盘的时候，直接导入其中一个硬盘，然后第一个硬盘上的内容就会自动复制到第二个备份硬盘上。这样如果第一个硬盘出了什么问题，直接用第二个硬盘就可以了，里面的内容应该是一模一样的。这时候你再拿一个新的硬盘来替换坏了的第一个硬盘，把第二个硬盘上的文件再复制到新的硬盘上就可以了。注意根据你自己的需要和服务器的大小，选择合适容量的硬盘。
这样你就建立了自己的云储存，可以不断把数据储存进去，整个操作也比较简单方便，大部分数据在电脑、手机上都可以直接使用！于是你的电脑就变成了一个简单的工作站，而你的数据都存在了两个硬盘里。
短信
处理手机里的短信的方法，和处理电脑里的邮件有些类似，依旧是从删掉没用的信息开始。有些短信不需要你再回复，但是你还想留下它们该怎么办呢？你可以把短信截屏，然后把截屏的照片集中放在电脑或者硬盘中的一个文件夹里。
刚开始的时候，你可能舍不得删掉那些对你有特别意义的短信，还有那些你珍惜的人发给你的短信，但说实话，这些短信就算没删掉，不也是就静静地躺在手机里而已吗？你难道在几个月，甚至几年之后，还真的会去回看吗？既然不会，即使你很珍惜这些短信，也就最后再看一次，然后把它们删掉吧。
每当你收到短信，如果不需要回复，读过之后就直接把它删掉；如果需要你回复的话，就回复之后再把这条短信删掉。然后你就会发现短信的收件箱里空空如也，所有的信息都处理完了，这是一件多么令人感到爽快的事情。一旦体验过，你就会对这种感觉欲罢不能！
社交网络
社交网络最大的问题，就是每一款社交软件都有自己的收件箱。这样每次要查看新信息的时候，就得不停地点击进入、退出、再进入另一个，循环往复。有的还总是会弹出新消息提醒，强制性地吸引你的注意，更不用说大家本来就会条件反射地经常去刷新，毕竟上面总会有新的东西，这种行为真的很容易让人上瘾。另外，每当你去查看有没有收到新信息的时候，肯定也会下意识地东看看西看看，被各种各样无关的东西吸引注意力，浪费自己的时间和精力。我以前也是这样，很难控制自己。
后来，我直接给自己定了一条很简单的规则——我不会去处理社交软件上任何与工作有关的加好友请求。不管是Facebook还是Instagram，我的个人主页上就有我的邮箱地址，要找我的人完全可以直接给我发邮件。同样地，我也不会在社交软件上回答一些只要动动手，就可以轻松在网上找到答案的问题。现在的搜索引擎非常方便，而关于我的信息，很多都可以在我的个人主页上找到。
维里诺还教我了另一个小诀窍，如果你在Facebook上有个人主页的话，可以在上面设置一个自动回复。在这个回复里，你可以说明这是一个自动回复，你没有读对方发过来的消息，如果他想了解你或者找到你的话，可以看你的个人主页或者通过邮件联系你。这样你就能用最省时省力的方法，处理在Facebook上收到的消息。至于其他一些和你本人没有太大关系，或者你不感兴趣的消息，直接删掉就好了。和短信一样，以后可能会用到的消息，要记得截图存档留好。所有的消息处理好之后都及时删掉。
检查一遍你的电脑和手机，看上面所有社交软件的设置，如果还有新消息提醒的话，立马关掉。如果你想好了这会儿要看社交软件，完全可以，你可以尽情地去处理上面的消息、看各种各样的文章，只要你愿意，多久都可以，但不要随时随地任由自己被它们干扰。
手机语音信箱
好吧，这时候大家又开始把我当成偏执狂一样看待。毫无疑问，我又把自己的整理癖带到了生活当中。我的建议是，每隔一段时间，你都应该整理你的通话记录，还有语音信箱中的信息。当你在跟别人打电话、听语音留言，或者是回未接来电的时候，你就可以顺便花几秒钟把通话记录（除了还没有回的未接来电）和听过的语音信息删掉，不要让已经完成的事情还留在你的手机里。
还是一样，当你的语音信箱和通话记录被清空的时候，你就顺利完成了所有任务！用这样的方法，你永远不会忘记有哪些未接来电要回。
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